FitGap | 【2025年】ファイル管理対応のグループウェアのおすすめ10製品（全138製品）を徹底比較！

ファイル管理対応のグループウェアとは？

ファイル管理対応のグループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能を統合して提供するビジネスツールです。スケジュール管理、メール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約などの機能が備わっています。特にファイル管理機能に優れたグループウェアでは、社内文書や業務データをクラウド上で一元管理できます。本社、支社、営業所など異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムなファイル共有が可能となります。

ファイル管理とは？ファイル管理とは、ビジネスに必要な文書や画像、表計算データなどのデジタルファイルを効率的に保存・整理・共有するための仕組みです。従来は紙の書類や各自のパソコンでバラバラに管理されていた文書を、グループウェアを使うことで一元的に管理できます。適切なフォルダ構造の設計やファイル命名規則の統一により、必要な資料をすぐに探し出せる環境を整えることができます。また、ファイル管理においては、誰がいつどのファイルを作成・編集・閲覧したかという履歴管理や、部署やプロジェクトごとのアクセス権限設定なども重要な要素となります。

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ファイル管理対応のグループウェア（シェア上位）

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Microsoft 365

Microsoftが提供する統合型グループウェアです。このサービスの大きな特徴は、OneDrive for Businessを中心とした優れたファイル管理機能にあります。クラウド上にファイルを保存できるため、オフィスでも自宅でも、どこからでも必要な資料にアクセスできて便利です。特に注目したいのが、WordやExcelといったお馴染みのOfficeアプリとの連携機能。同じファイルを複数人で同時に編集でき、変更内容がリアルタイムで反映されるので、メールでファイルをやり取りする手間が省けます。また、SharePointのチームサイトやTeamsを使えば、プロジェクトメンバー間でのファイル共有もスムーズ。容量の大きなファイルでも問題なく管理できるため、資料が多い部署や動画・画像を扱う業務でも安心して使えます。こうした使いやすさから、大企業はもちろん中堅企業でも導入が進んでおり、組織の規模を問わず多くの会社で活用されています。

コスト

月額￥989～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

全157サービス中1位

事業規模

中小企業 17％

中堅企業 34％

大企業 47％

メリット・注意点

仕様・機能

サイボウズ Office

サイボウズが提供する中小企業向けグループウェア。掲示板やスケジュール管理といった基本機能に加えて、文書共有機能も充実しています。特にファイル管理への対応が優れており、すべてのファイルはバージョン管理機能付きで管理できるため、誰がいつファイルを変更したのかという履歴がしっかりと記録されます。もし間違って編集してしまった場合でも、過去のバージョンに簡単に戻すことができるので安心です。また、部門やプロジェクトチームなど、グループ単位で細かくアクセス権限を設定できるため、機密性の高い文書でも限定されたメンバー間で安全に共有することができます。操作方法も直感的でシンプルなので、ITに詳しくない方でも迷うことなくファイル共有や文書管理を行えるよう配慮されています。中小企業の日常業務に必要な機能がバランスよく搭載された、使いやすいグループウェアです。

コスト

月額￥660～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中2位

事業規模

中小企業 36％

中堅企業 48％

大企業 15％

メリット・注意点

仕様・機能

desknet's NEO

ネオジャパン株式会社が提供する多機能グループウェアです。文書管理機能では、直感的なフォルダ階層で資料を分かりやすく整理でき、ドラッグ＆ドロップの簡単操作でファイルをアップロードしたり移動させたりできます。フォルダやファイルそれぞれに細かなアクセス権を設定できるため、機密文書の管理も安心です。ファイル管理への対応も充実しており、バージョン管理機能では最新10世代までの変更履歴をしっかり保存し、万が一の際には過去のバージョンに戻すことができます。また、強力な全文検索機能を搭載しているので、ファイル名だけでなく文書の中身に含まれるキーワードからも目的の資料をスピーディーに見つけ出せます。操作性の良さと豊富な機能により、中堅企業から大規模企業まで幅広い組織で導入が進んでいるグループウェアです。

コスト

月額￥660～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中3位

事業規模

中小企業 27％

中堅企業 50％

大企業 22％

メリット・注意点

仕様・機能

Google Workspace

Googleが提供するクラウドオフィス。中核となるGoogleドライブのクラウドストレージ機能により、ファイルの保存から共有、複数人での共同編集まで幅広く対応しています。ファイル管理への対応では、フォルダによる階層分けやタグ付け機能を活用することで、膨大な文書を整理整頓して体系的に管理できます。各種ファイルはドラッグ＆ドロップの簡単操作でアップロードでき、PC、スマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからいつでもアクセス可能です。特にGoogleドキュメントやスプレッドシートでは、チームメンバーがリアルタイムで同じファイルを編集できるため、効率的な協働作業を実現できます。大企業から中小企業まで幅広い規模の組織で導入実績があり、企業規模を問わず活用できる柔軟性の高さが大きな魅力となっています。

コスト

月額￥748～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中4位

事業規模

中小企業 30％

中堅企業 40％

大企業 29％

メリット・注意点

仕様・機能

Garoon

サイボウズが提供するエンタープライズ向けグループウェアです。大規模な組織での運用を想定して設計されており、実際に多くの大企業や団体で導入されています。このシステムの大きな特徴は、豊富な機能が一つのプラットフォームに統合されていることです。特にファイル管理への対応が充実しており、専用フォルダを使ってファイルを整理・共有できます。フォルダごとに閲覧権限や編集権限を細かく設定できるため、機密性の高い文書も安心して管理できます。また、バージョン管理機能が備わっているので、ファイルの更新履歴を追跡でき、必要に応じて過去のバージョンに戻すことも簡単です。チームメンバー間でのやり取りを記録できるコメント機能も付いているため、ファイルに関する議論や修正点の共有もスムーズに行えます。さらに便利なのが全文検索機能で、ファイル名だけでなく、ファイルの中身の文字まで検索対象になります。これにより、膨大な資料の中から必要な情報を素早く見つけ出すことができ、業務効率の向上につながります。

コスト

月額￥911～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中5位

事業規模

中小企業 14％

中堅企業 59％

大企業 26％

メリット・注意点

仕様・機能

NI Collabo 360

NIコンサルティング株式会社が提供する多機能グループウェアです。このシステムの大きな特長は、企業のファイル管理への対応が非常に充実していることです。文書やデータファイルはすべてサーバー上で一元的に管理され、ツリー構造のフォルダを使って分類・整理しながら、チーム全体で効率的に共有することができます。特に便利なのが、ファイルの改版履歴を無制限に保存できる機能で、万が一間違ったファイルを登録してしまった場合でも、ワンクリックで以前のバージョンに簡単に戻すことができます。セキュリティ面でも安心で、ファイルやフォルダごとに細かく参照・編集・削除の権限を設定できるため、重要な資料は特定のメンバーだけで安全に共有可能です。また、誰かがファイルを編集している間は他の人が同時に編集できないよう排他ロックがかかるため、データの整合性もしっかり保たれます。現在、中小企業から中堅企業まで幅広い規模の会社で活用されています。

コスト

月額￥360～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中6位

事業規模

中小企業 31％

中堅企業 59％

大企業 9％

メリット・注意点

仕様・機能

kintone

サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ作成プラットフォームです。中小企業から大企業まで幅広く活用されており、プログラミング知識がなくても、現場のニーズに合わせて様々な業務アプリを簡単に作成できるのが特徴です。ファイル管理への対応も充実しており、複数のファイルをアプリのレコードに直接添付して保存できます。保存されたファイルは内容まで検索することが可能で、必要な資料をすぐに見つけられます。また、各ファイルには担当者や更新日、閲覧権限などの詳細情報を設定できるため、「誰がいつ更新したのか」「誰がアクセスできるのか」といった管理も簡単に行えます。さらに、Microsoft Officeをはじめとする他のツールとの連携性も高く、複数人でリアルタイムに共同編集できる機能も備えています。これにより、チーム全体での情報共有や協働作業がスムーズに進められ、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。

コスト

月額￥1,100～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中7位

事業規模

中小企業 34％

中堅企業 42％

大企業 22％

メリット・注意点

仕様・機能

HCL Notes/Domino

株式会社エイチシーエル・ジャパンが提供するグループウェアです。Notes/Domino は文書指向 DB を基盤にフォーム設計だけでファイルを文書内に格納し、リビジョンごとにメタデータ比較が可能。Domino Restyle で既存 DB の UI をモダナイズし、スマホでも PDF や CAD ファイルを確認できます。暗号化レプリカ機能で拠点間を自動同期し災害時も業務継続を支援。オンプレ中心ながら Domino Leap SaaS を併用すればクラウドストレージとの双方向連携も容易です。最新版 12.0.2 では AD パススルー認証や自動 TLS 証明書更新が強化され保守負担を軽減。インラインビューアは 100 種以上の形式に対応し専用アプリ不要。Smart Upgrade でクライアント更新を一括配布でき、長期運用中の大規模 Notes 環境でもセキュリティパッチ適用を迅速に行えます。ロールベースアクセス制御と電子署名も標準搭載され、医薬・公共分野での厳格な文書管理要件を満たします。

コスト

要問合せ

無料プラン

IT導入補助金

無料トライアル

全157サービス中8位

事業規模

中小企業 5％

中堅企業 55％

大企業 38％

メリット・注意点

仕様・機能

LINE WORKS

LINEが提供する中小企業向けビジネスチャット／グループウェアです。最大の特徴は、優れたファイル管理への対応です。クラウドストレージ「Drive」を使って、社内用フォルダや個人フォルダにファイルを整理して保存でき、パソコンからもスマホからも、いつでも必要な資料にアクセスできます。普段使っているトークや掲示板、メールから添付ファイルを直接Driveに保存できるため、大切なファイルを見失う心配がありません。「最近使ったファイル」の一覧表示機能や、ファイル内容まで検索できる機能があるので、探している資料をすぐに見つけられます。チームで使う共有フォルダには、メンバーごとにアクセス権限を細かく設定できるため、重要な情報も安心して管理できます。また、社外の取引先とファイルを共有する際は、専用のリンクを作成してパスワードで保護することも可能です。ファイル管理の煩わしさから解放されて、本来の業務に集中できる環境を提供してくれます。

コスト

月額￥450～

無料プラン

〇

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中9位

事業規模

中小企業 56％

中堅企業 31％

大企業 12％

メリット・注意点

仕様・機能

J-MOTTO

J-MOTTO株式会社が提供する中小企業向けグループウェアです。このシステムでは、オプションのファイル共有サービスを追加することで、100GB以上の大容量オンラインストレージが使えるようになります。操作画面は分かりやすく設計されており、社内メンバーはもちろん、社外の取引先ともスムーズにファイルのアップロードやダウンロード、共有ができます。ファイル管理への対応も充実しており、共有する相手を細かく指定したり、アクセスできる期限を設定したり、パスワードで保護したりと、様々なセキュリティ機能を備えています。これにより、社内での情報共有だけでなく、外部とのやり取りも安全に行えるのが特徴です。導入についても、必要に応じてオプション契約で追加できる仕組みになっているため、無駄なコストを抑えながら段階的に機能を拡張できます。特に中堅・中小企業にとって使いやすく、コストパフォーマンスに優れたソリューションとなっています。

コスト

月額￥110～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

全157サービス中10位

事業規模

中小企業 43％

中堅企業 52％

大企業 4％

メリット・注意点

仕様・機能

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ファイル管理対応のグループウェアとは？

更新：2025年06月19日

ファイル管理とは？ファイル管理とは、ビジネスに必要な文書や画像、表計算データなどのデジタルファイルを効率的に保存・整理・共有するための仕組みです。従来は紙の書類や各自のパソコンでバラバラに管理されていた文書を、グループウェアを使うことで一元的に管理できます。適切なフォルダ構造の設計やファイル命名規則の統一により、必要な資料をすぐに探し出せる環境を整えることができます。また、ファイル管理においては、誰がいつどのファイルを作成・編集・閲覧したかという履歴管理や、部署やプロジェクトごとのアクセス権限設定なども重要な要素となります。

ファイル管理対応のグループウェアを導入するメリット

ファイル管理対応のグループウェアを導入することで、文書の一元管理や情報共有の効率化などのメリットが得られます。ここでは、ファイル管理に特化したグループウェア導入の具体的なメリットを紹介します。

文書の一元管理と検索性向上

ファイル管理機能により、社内の全ての文書を一つのシステム上で管理できます。営業資料や契約書、マニュアルなどを統一されたルールで保存することで、必要な時にすぐに見つけることができます。キーワード検索機能を使えば、膨大な資料の中からでも目的のファイルを数秒で見つけ出せるようになります。

場所を選ばない文書アクセス

ファイル管理対応のグループウェアでは、インターネット環境があればどこからでも必要な資料にアクセスできます。社員が出張先や在宅勤務中でも、オフィスにある資料と同じように文書を閲覧・編集することが可能です。スマートフォンからもアクセスできるため、移動中や急な問い合わせにも迅速に対応できるようになります。

バージョン管理と編集履歴の明確化

同じ文書に対して複数の人が編集を行っても、変更履歴やバージョンが自動的に記録されます。以前の営業企画書と最新版が混同するといった混乱がなくなり、誰がいつどのような変更を加えたのかも明確になります。万が一の場合には過去のバージョンに戻すことも簡単なので、データの安全性が大幅に向上します。

ファイル管理対応のグループウェアを導入する際の注意点

ファイル管理対応のグループウェアを導入する際には、運用ルールの策定やセキュリティ対策などいくつかの注意点があります。ここでは、導入を成功させるための重要な注意点について詳しく解説します。

運用ルールの明確化

ファイル管理のルールが不明確だと、せっかくのシステムが混乱の原因となります。ファイルの命名規則やフォルダ構造、保存場所の基準を事前に明確にしておく必要があります。部署やプロジェクト別に管理者を設置し、定期的なファイル整理の時間を設けるなど、継続的な運用体制を確立することが大切です。

セキュリティ設定の徹底

社内の重要文書を扱うため、適切なセキュリティ設定が不可欠です。文書の機密レベルに応じたアクセス権限の設定や、外部からのアクセス制限などを細かく行う必要があります。社員のパスワード管理や定期的な変更ルールなど、利用者側のセキュリティ意識も併せて高めることが情報漏洩防止につながります。

データ移行の計画性

既存の紙文書やローカルPCに保存されているファイルの移行には想像以上の時間がかかります。重要度や使用頻度に応じて段階的に移行するプランを立て、部署ごとの担当者を決めて進めることが効果的です。古いファイルの取捨選択基準も事前に決めておかないと、不要なデータまで移行して管理が煩雑になる恐れがあります。

かんたんな質問に答えてぴったりのファイル管理対応のグループウェアをチェック

ファイル管理対応のグループウェアの選び方

グループウェアの選び方には、自社の業務特性やファイル管理ニーズに合った機能を見極めるポイントがあります。ここでは、失敗しないグループウェア選定のための5つの重要なポイントを解説します。

ファイル管理機能の充実度

グループウェアを選ぶ際は、ファイル管理機能がどれだけ充実しているかをチェックしましょう。バージョン管理機能や変更履歴の記録など、基本的な機能が備わっているか確認することが大切です。ある製品では、大容量ファイルの取り扱いや一括アップロード機能など、日常業務で頻繁に使う機能の使いやすさが大きく異なる場合があります。

セキュリティレベルの確認

企業のファイル管理において、セキュリティは最重要事項の一つです。データの暗号化やアクセス権限の細かな設定が可能かどうかを確認しましょう。一部のシステムでは、社外秘文書に対する閲覧制限や編集履歴の追跡など、高度なセキュリティ機能を標準装備している場合もあります。

他システムとの連携性

既存の業務システムとのスムーズな連携が可能かどうかも重要なポイントです。社内で使用している会計ソフトや顧客管理システムとのデータ連携ができると業務効率が大幅に向上します。実際の現場では、Office製品との互換性が高いかどうかや、メールシステムとの統合がどの程度進んでいるかが日常的な使いやすさに直結します。

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