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ファイル管理対応のグループウェアとは?

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能を統合して提供するビジネスツールです。スケジュール管理、メール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約などの機能など、業務に必要なさまざまなツールが備わっています。グループウェアの活用により、本社、支社、営業所など異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムな情報共有が可能となります。また、企業独自の申請・承認フローや案件管理の仕組みを構築することも可能です。グループウェアは、必要な情報への素早いアクセス、業務ノウハウの蓄積と共有、社内文書のデータ化など、組織全体のデジタル化を促進します。在宅勤務や出張先からでもアクセス可能なため、どこにいても効率的に仕事を進められるという特徴があります。企業の規模や業種に合わせて必要な機能を選択できるため、中小企業から大企業まで幅広く導入されています。

ファイル管理とは?

ファイル管理対応とは、グループウェア上で社内の文書やデータなどのファイルを一元的に保存・整理・共有できる機能のことです。従来のファイルサーバーよりも使いやすく、検索性に優れ、アクセス権限の細かな設定が可能なため、情報セキュリティと利便性を両立できます。ファイル管理対応のグループウェアでは、部門やプロジェクトごとにフォルダを作成し、関連するファイルをまとめて管理できます。また、ファイルにタグや属性情報を付けることで、後から必要なファイルを素早く検索することが可能です。複数の社員が同じファイルを編集する際には、ロック機能やバージョン管理機能により、上書きトラブルを防止できます。さらに、ファイルの更新履歴や閲覧履歴を記録する機能があるため、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを把握できます。重要なファイルには閲覧制限を設け、特定のメンバーだけがアクセスできるようにすることも可能です。ファイル管理対応のグループウェアの導入により、企業はペーパーレス化の促進、情報共有の効率化、ナレッジの蓄積と活用などの効果を得ることができます。例えば、営業担当者が作成した提案書のノウハウを社内で共有し、他の担当者も参考にすることで、組織全体の提案力向上につながります。また、クラウド型のグループウェアであれば、インターネット環境さえあれば外出先や在宅勤務中でも必要なファイルにアクセスできるため、働く場所を選ばない柔軟な業務環境を実現します。

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ファイル管理対応のグループウェア(シェア上位)

Microsoft 365
Microsoft 365
日本マイクロソフト株式会社が提供するグループウェアです。SharePoint Online と OneDrive for Business を核に、社内外メンバーとリンク共有、アクセス期限、パスワード付与まで細かく制御しながら資料を配布できます。Word や Excel、PowerPoint をブラウザで同時編集し、自動バージョン管理で旧版に即時ロールバックできるため更新作業の手戻りを防止。Teams、Outlook、Planner と横断連携し、チャットから直接フォルダーを開けるので情報探索時間を短縮します。Microsoft Purview による DLP や監査レポート、eDiscovery も標準で利用可能。モバイルアプリはオフライン編集をキャッシュして再接続時に差分同期し、現場作業中の電波不良でも安心。月額 1,560 円からの Business Standard でも 1 TB 以上のストレージが付帯し、Power Automate でアップロードトリガーの承認ワークフローを自動化できるため、大企業だけでなく拠点分散型の中堅製造業でも導入が進んでいます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
152サービス中1
事業規模
中小企業 17
中堅企業 34
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。シンプルな UI と国産ならではの手厚いサポートが強みで、ファイル管理アプリ「キャビネット」を使って稟議書や写真を階層フォルダーに整理し、アクセス権をユーザー・グループ単位で柔軟に設定できます。全文検索や更新通知で最新版の所在を迷わず把握でき、スマホブラウザでも閲覧操作が軽快。ユーザー数 5 名からすぐに導入できる月額 500 円のクラウド版は、情報システム専任者のいない小規模事業者にも適したローコスト設計です。スケジュールやワークフローと横断連携し、案件資料を関連予定に添付すれば会議前後の資料配布工数を大幅削減。キャビネット容量は拡張オプションで数 TB まで増設可能。ZIP 一括ダウンロードやドラッグ&ドロップ UI、90 日間の操作ログ保存を備え、社内外の文書共有を安全かつ効率的に支援します。オンプレミス版もあり、自治体や医療機関などクラウド利用が難しい組織にも選ばれています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
152サービス中2
事業規模
中小企業 36
中堅企業 48
大企業 15
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。ファイル共有機能「キャビネット」はドラッグ&ドロップで文書をアップロードでき、アクセス権や世代管理を細かく設定可能。フォルダーごとにコメント欄を設けられるため、契約書の確認依頼や差し替え指示がスムーズに行えます。月額 440 円からのクラウド版とオンプレミスパッケージを同一 UI で提供し、500 名規模の拠点横断コラボレーションにも柔軟にスケール。専用スマホアプリはオフラインキャッシュに対応し、通信不安定な現場でも図面を確認できます。Zip 一括展開、全文検索、高度な権限継承設定を備え、監査ログは 12 カ月保持。HTML5 ベースの軽量設計でレスポンスも高速。LDAP 連携で既存 AD ユーザーを即時同期できるため、低コストと高機能を両立し、中堅企業の情報共有基盤として根強い人気を誇ります。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
152サービス中3
事業規模
中小企業 27
中堅企業 50
大企業 22
メリット・注意点
仕様・機能
Google LLCが提供するグループウェアです。Google ドライブを中心としたファイル管理は共有ドライブとマイドライブの二層構造で、組織やプロジェクト単位に所有権を分離しガバナンスを確保します。AI 検索「Cloud Search」により OCR 済み PDF や画像内テキストも瞬時に横断検索でき、資料探索時間を大幅短縮。Docs、Sheets、Slides は同時編集・自動保存で履歴を保持し、コメントスレッドで意思決定の経緯を文書に残せます。Business Standard 以上なら 2 TB/ユーザー、大容量が必要な場合は Enterprise Plus で無制限ストレージを提供。Drive for desktop のストリーミングモードはローカル容量を節約し、動画編集プレビューも滑らか。Security Center では DLP やクライアントサイド暗号化を実装し、医療・教育の厳格な規制にも対応。AppSheet と Apps Script を組み合わせれば、アップロード時に自動でメタデータを付与し Slack 通知を飛ばすローコードワークフローも短時間で構築できます。
コスト
月額748
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
152サービス中4
事業規模
中小企業 30
中堅企業 40
大企業 29
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoon は大規模組織向け設計で、キャッシュプロキシと垂直分割 DB により数万ユーザーでも高速なファイルアクセスを実現します。部署単位のアクセス権テンプレートを用意し、新人をグループに追加するだけで関連フォルダー権限を自動継承。ワークフローの申請書類は履歴ごとに PDF 化され共有フォルダーへ自動格納されるため監査対応が容易です。プラグインマーケットには大容量ファイルの差分比較を可視化するアドオンが豊富で、製造業の図面チェックや広告動画の校正にも適します。クラウド版は 99.9 % SLA、オンプレ版は自社データセンター運用に対応し、金融・自治体を中心に採用が拡大。全文検索エンジンに ElasticSearch を採用し 10 万件超の資料でも 0.5 秒以内に検索結果を返す高速性を誇り、CSV / ZIP 一括エクスポートや自動バックアップで BCP 対策も万全です。
コスト
月額911
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
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152サービス中5
事業規模
中小企業 14
中堅企業 59
大企業 26
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社 NI コンサルティングが提供するグループウェアです。文書共有管理はツリー型フォルダーで部門・顧客別に資料を整理し、承認フローと連動して公開範囲を自動変更。フォルダーごとに AI-OCR がタグを自動付与し、ファイル名に頼らず高速検索できます。ローコード開発機能で案件管理アプリを作成し、関連ファイルをレコードタブに集約することで営業活動と資料管理が一体化。月額 440 円から利用でき、300 名規模の中堅企業でもコスト抑制が可能。共有リンク生成時にはダウンロード禁止や透かし追加・閲覧期限設定が行え、機密提案書の外部共有もセキュア。モバイルアプリは暗号化キャッシュと生体認証に対応し、電波圏外でも提案書を安全に提示できます。クラウド基盤は国産データセンターでガイドライン準拠の運用体制を整備し、DX の第一歩として顧客接点部門から先行導入するケースが増えています。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
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152サービス中6
事業規模
中小企業 31
中堅企業 59
大企業 9
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。kintone はノーコードで業務アプリを作成でき、レコードにファイル添付フィールドを設置して請求書や設計書を案件情報と紐付け一元管理できます。プロセス管理と自動通知を組み合わせれば版更新時に関係者へチャット+メールを同報し、旧版は自動アーカイブへ移動。ドラッグ&ドロップで最大 5 GB ファイルを扱え、コメント欄でディスカッションしながら査読が可能です。API や Webhook を駆使して Box や SharePoint と双方向連携し、ハイブリッドクラウド環境でのデータサイロ解消に貢献。月額 780 円からで部門導入から全社展開まで段階的にスケール。モバイルアプリは端末暗号化領域にファイルを保存し生体認証解除後のみ閲覧可能。JavaScript カスタマイズでアップロード完了後に PDF を画像化しサムネイル一覧を表示するなど UI 拡張も柔軟。監査ログは 1 年間保持され、API 経由で SIEM に転送できます。
コスト
月額1,100
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
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152サービス中7
事業規模
中小企業 34
中堅企業 42
大企業 22
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エイチシーエル・ジャパンが提供するグループウェアです。Notes/Domino は文書指向 DB を基盤にフォーム設計だけでファイルを文書内に格納し、リビジョンごとにメタデータ比較が可能。Domino Restyle で既存 DB の UI をモダナイズし、スマホでも PDF や CAD ファイルを確認できます。暗号化レプリカ機能で拠点間を自動同期し災害時も業務継続を支援。オンプレ中心ながら Domino Leap SaaS を併用すればクラウドストレージとの双方向連携も容易です。最新版 12.0.2 では AD パススルー認証や自動 TLS 証明書更新が強化され保守負担を軽減。インラインビューアは 100 種以上の形式に対応し専用アプリ不要。Smart Upgrade でクライアント更新を一括配布でき、長期運用中の大規模 Notes 環境でもセキュリティパッチ適用を迅速に行えます。ロールベースアクセス制御と電子署名も標準搭載され、医薬・公共分野での厳格な文書管理要件を満たします。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
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152サービス中8
事業規模
中小企業 5
中堅企業 55
大企業 38
メリット・注意点
仕様・機能
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するグループウェアです。LINE WORKS Drive はトークで共有した資料を自動ドライブに蓄積し、アクセス権限をトークグループと同期。OTP 付きリンク共有やフローチャート承認でもファイル回覧でき、バージョン履歴は無制限保持。スマホアプリは LINE と同じ UI で浸透が速く、アルバム機能で現場写真を時系列整理できます。Business Plus 以上では 1 ユーザー 1 TB を付与し、大容量動画共有にも対応。監査ログ API や操作レポートで共有状況を可視化しガバナンスを強化。Box・Google Drive 連携ボットにより多拠点ストレージを一元検索し、Slack 連携で社外とも安全にファイルを行き来させられます。モバイルオフラインモードは暗号化領域に保存し、権限は柔軟な 9 段階で共同作業を阻害しません。
コスト
月額450
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
152サービス中9
事業規模
中小企業 56
中堅企業 31
大企業 12
メリット・注意点
仕様・機能
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するグループウェアです。J-MOTTO は desknet’s NEO を基盤にした低価格クラウドサービスで、オプションのファイル共有サービスは 100 GB から契約可能。フォルダー階層とパスワード付き URL 発行で社外へ安全にデータを受け渡し、最大 2 GB の大容量ファイルも高速アップロードできます。月額 220 円/ユーザーという導入障壁の低さから中小企業でも導入しやすい点が評価。二要素認証と IP 制限で不正アクセスを防ぎ、電話サポートも標準提供。グループウェアや Web 給与など拡張サービスと同一画面で運用でき、業務成長に合わせ段階的に機能を追加。FileBox API を通じて Salesforce や kintone と連携可能。ストレージは国産データセンターで冗長化され定期バックアップも自動実行。操作ログは最長 3 年保存でき内部監査にも安心。1 カ月の無料トライアルが用意され、検証から本番移行まで専任担当が伴走してくれます。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
152サービス中10
事業規模
中小企業 43
中堅企業 52
大企業 4
メリット・注意点
仕様・機能

ファイル管理対応のグループウェアとは?

更新:2025年05月13日

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能を統合して提供するビジネスツールです。スケジュール管理、メール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約などの機能など、業務に必要なさまざまなツールが備わっています。グループウェアの活用により、本社、支社、営業所など異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムな情報共有が可能となります。また、企業独自の申請・承認フローや案件管理の仕組みを構築することも可能です。グループウェアは、必要な情報への素早いアクセス、業務ノウハウの蓄積と共有、社内文書のデータ化など、組織全体のデジタル化を促進します。在宅勤務や出張先からでもアクセス可能なため、どこにいても効率的に仕事を進められるという特徴があります。企業の規模や業種に合わせて必要な機能を選択できるため、中小企業から大企業まで幅広く導入されています。

ファイル管理とは?

ファイル管理対応とは、グループウェア上で社内の文書やデータなどのファイルを一元的に保存・整理・共有できる機能のことです。従来のファイルサーバーよりも使いやすく、検索性に優れ、アクセス権限の細かな設定が可能なため、情報セキュリティと利便性を両立できます。ファイル管理対応のグループウェアでは、部門やプロジェクトごとにフォルダを作成し、関連するファイルをまとめて管理できます。また、ファイルにタグや属性情報を付けることで、後から必要なファイルを素早く検索することが可能です。複数の社員が同じファイルを編集する際には、ロック機能やバージョン管理機能により、上書きトラブルを防止できます。さらに、ファイルの更新履歴や閲覧履歴を記録する機能があるため、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを把握できます。重要なファイルには閲覧制限を設け、特定のメンバーだけがアクセスできるようにすることも可能です。ファイル管理対応のグループウェアの導入により、企業はペーパーレス化の促進、情報共有の効率化、ナレッジの蓄積と活用などの効果を得ることができます。例えば、営業担当者が作成した提案書のノウハウを社内で共有し、他の担当者も参考にすることで、組織全体の提案力向上につながります。また、クラウド型のグループウェアであれば、インターネット環境さえあれば外出先や在宅勤務中でも必要なファイルにアクセスできるため、働く場所を選ばない柔軟な業務環境を実現します。

pros

ファイル管理対応のグループウェアを導入するメリット

ファイル管理対応のグループウェアを導入することで、文書の一元管理や情報共有の効率化などのメリットが得られます。この段落では、ファイル管理に特化したグループウェア導入の具体的なメリットを5つ紹介します。

文書の一元管理と検索性向上

ファイル管理機能により、社内の全ての文書を一つのシステム上で管理できます。営業資料や契約書、マニュアルなどを統一されたルールで保存することで、必要な時にすぐに見つけることができます。キーワード検索機能を使えば、膨大な資料の中からでも目的のファイルを数秒で見つけ出せるようになります。

場所を選ばない文書アクセス

ファイル管理対応のグループウェアでは、インターネット環境があればどこからでも必要な資料にアクセスできます。社員が出張先や在宅勤務中でも、オフィスにある資料と同じように文書を閲覧・編集することが可能です。スマートフォンからもアクセスできるため、移動中や急な問い合わせにも迅速に対応できるようになります。

バージョン管理と編集履歴の明確化

同じ文書に対して複数の人が編集を行っても、変更履歴やバージョンが自動的に記録されます。以前の営業企画書と最新版が混同するといった混乱がなくなり、誰がいつどのような変更を加えたのかも明確になります。万が一の場合には過去のバージョンに戻すことも簡単なので、データの安全性が大幅に向上します。

アクセス権限による情報セキュリティの強化

ファイル管理対応のグループウェアでは、文書ごとに細かなアクセス権限設定が可能です。人事情報や経営戦略資料といった機密文書は特定の部署や役職者のみがアクセスできるよう制限できます。取引先との共有文書も、社外の特定の人だけに公開するといった柔軟な設定ができるため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙の文書をデジタル化することで、印刷コストや保管スペースの削減が実現します。従来なら印刷して配布していた会議資料や申請書類が電子化されることで、年間の紙代や印刷機のメンテナンス費用が大幅に削減できます。また物理的な書類保管スペースが不要になることで、オフィススペースの有効活用にもつながります。

cons

ファイル管理対応のグループウェアを導入する際の注意点

ファイル管理対応のグループウェアを導入する際には、運用ルールの策定やセキュリティ対策などいくつかの注意点があります。この段落では、導入を成功させるための重要な5つの注意点について詳しく解説します。

運用ルールの明確化

ファイル管理のルールが不明確だと、せっかくのシステムが混乱の原因となります。ファイルの命名規則やフォルダ構造、保存場所の基準を事前に明確にしておく必要があります。部署やプロジェクト別に管理者を設置し、定期的なファイル整理の時間を設けるなど、継続的な運用体制を確立することが大切です。

セキュリティ設定の徹底

社内の重要文書を扱うため、適切なセキュリティ設定が不可欠です。文書の機密レベルに応じたアクセス権限の設定や、外部からのアクセス制限などを細かく行う必要があります。社員のパスワード管理や定期的な変更ルールなど、利用者側のセキュリティ意識も併せて高めることが情報漏洩防止につながります。

データ移行の計画性

既存の紙文書やローカルPCに保存されているファイルの移行には想像以上の時間がかかります。重要度や使用頻度に応じて段階的に移行するプランを立て、部署ごとの担当者を決めて進めることが効果的です。古いファイルの取捨選択基準も事前に決めておかないと、不要なデータまで移行して管理が煩雑になる恐れがあります。

従業員のトレーニング不足

新しいシステムの操作方法や運用ルールを従業員に十分理解してもらわないと活用が進みません。導入前の説明会や操作マニュアルの配布だけでなく、部署ごとの実践的なトレーニングセッションを設けることが重要です。特に技術に不慣れな社員向けには、定期的なフォローアップ研修や個別サポート体制を整えておくと安心です。

既存業務フローとの整合性

ファイル管理システムが既存の業務フローと合わないと、二重管理が発生する恐れがあります。承認プロセスや文書保管期間などの業務ルールとシステムの機能を事前にすり合わせておく必要があります。場合によっては業務フロー自体を見直し、システムの特性を活かした新しい働き方を検討することも大切です。

able

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eye

ファイル管理対応のグループウェアの選び方

グループウェアの選び方には、自社の業務特性やファイル管理ニーズに合った機能を見極めるポイントがあります。この段落では、失敗しないグループウェア選定のための5つの重要なポイントを解説します。

1

ファイル管理機能の充実度

グループウェアを選ぶ際は、ファイル管理機能がどれだけ充実しているかをチェックしましょう。バージョン管理機能や変更履歴の記録など、基本的な機能が備わっているか確認することが大切です。ある製品では、大容量ファイルの取り扱いや一括アップロード機能など、日常業務で頻繁に使う機能の使いやすさが大きく異なる場合があります。

2

セキュリティレベルの確認

企業のファイル管理において、セキュリティは最重要事項の一つです。データの暗号化やアクセス権限の細かな設定が可能かどうかを確認しましょう。一部のシステムでは、社外秘文書に対する閲覧制限や編集履歴の追跡など、高度なセキュリティ機能を標準装備している場合もあります。

3

他システムとの連携性

既存の業務システムとのスムーズな連携が可能かどうかも重要なポイントです。社内で使用している会計ソフトや顧客管理システムとのデータ連携ができると業務効率が大幅に向上します。実際の現場では、Office製品との互換性が高いかどうかや、メールシステムとの統合がどの程度進んでいるかが日常的な使いやすさに直結します。

4

モバイル対応の状況

外出先や在宅勤務からのアクセスのしやすさも選定ポイントです。スマートフォンやタブレットからも快適に操作できるかどうかを必ず確認しましょう。多くの製品ではモバイルアプリを提供していますが、その使い勝手は製品によって大きく異なり、特に頻繁にファイルを確認する営業部門などでは、この点が業務効率に直結します。

5

サポート体制と将来性

導入後の運用サポート体制や製品の将来性も見極めるべき要素です。ヘルプデスクの対応時間や問い合わせ方法、定期的な機能アップデートの有無などを確認しましょう。国内の複数の企業では、導入当初は問題なくても、サポートが不十分だったために数年後にシステム変更を余儀なくされたケースも少なくありません。

able

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