FitGap | 【2025年】名刺管理対応のグループウェアのおすすめ10製品（全138製品）を徹底比較！

名刺管理対応のグループウェアとは？

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能を統合して提供するビジネスツールです。スケジュール管理、メール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約などの機能など、業務に必要なさまざまなツールが備わっています。システムの活用により、本社、支社、営業所など異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムな情報共有が可能となります。また、企業独自の申請・承認フローや案件管理の仕組みを構築することも可能です。グループウェアは、必要な情報への素早いアクセス、業務ノウハウの蓄積と共有、社内文書の電子化など、組織全体のデータ化を促進します。さらに、在宅勤務や出張先からでもアクセスできるため、どこにいても効率的に仕事を進められます。

名刺管理とは？

名刺管理とは、ビジネスで受け取った紙の名刺情報をデジタル化し、一元管理するシステムのことです。従来は個人が紙の名刺をファイルに保管する方法が一般的でしたが、現在はスマートフォンのカメラやスキャナーで名刺を読み取り、デジタルデータとして保存します。名刺管理システムでは、氏名、会社名、役職、連絡先などの情報が自動で認識され、データベースに登録されます。登録された情報は検索機能を使って簡単に探し出すことができるため、必要な取引先への連絡がスムーズになります。また、部署や案件ごとのグループ分けも可能で、営業活動や顧客管理に役立ちます。名刺情報は社内で共有することで、「誰がどの企業とつながりがあるか」という人脈情報を組織の資産として活用できます。グループウェアと連携した名刺管理を導入すれば、顧客データと社内の業務フローを連動させることで、より効率的な顧客対応や営業活動を実現できます。名刺管理とは？名刺管理とは、ビジネスで受け取った紙の名刺情報をデジタル化し、一元管理するシステムのことです。従来は個人が紙の名刺をファイルに保管する方法が一般的でしたが、現在はスマートフォンのカメラやスキャナーで名刺を読み取り、デジタルデータとして保存します。名刺管理システムでは、氏名、会社名、役職、連絡先などの情報が自動で認識され、データベースに登録されます。登録された情報は検索機能を使って簡単に探し出すことができるため、必要な取引先への連絡がスムーズになります。また、部署や案件ごとのグループ分けも可能で、営業活動や顧客管理に役立ちます。名刺情報は社内で共有することで、「誰がどの企業とつながりがあるか」という人脈情報を組織の資産として活用できます。グループウェアと連携した名刺管理を導入すれば、顧客データと社内の業務フローを連動させることで、より効率的な顧客対応や営業活動を実現できます。

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名刺管理対応のグループウェア（シェア上位）

desknet's NEO

ネオジャパン株式会社が提供するグループウェア「desknet's NEO」は、20年以上にわたって480万人を超える方々に使われてきた信頼性の高いシステムです。スケジュール管理やワークフロー、チャット機能など、日常業務に必要な機能がひと通り揃っているため、社内のコミュニケーションがスムーズになり、業務効率のアップが期待できます。名刺管理への対応では、Ainet社の「名刺バンク」というクラウドサービスと連携している点が便利です。スマートフォンで名刺を撮影するだけで、OCR技術により文字を自動で読み取り、すぐに社内のデータベースに保存されます。登録された名刺情報は社内で共有・検索ができるので、顧客情報を一箇所で管理でき、営業活動もより効率的に進められるでしょう。導入方法は、クラウド版とパッケージ版から選択可能で、小さく始めたい企業から大規模な組織まで幅広く対応しています。充実した導入サポートや教育支援があるほか、様々なパートナー企業との連携ソリューションも用意されている点が他の製品との違いといえます。スマートフォンアプリ（iOS/Android対応）も提供されており、外出先からでも快適に利用できます。企業の成長に合わせてユーザー数や機能を柔軟に拡張できるため、長期的な活用も安心です。

コスト

月額￥660～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

事業規模

中小

中堅

大企業

メリット・注意点

仕様・機能

kintone

サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ作成プラットフォーム「kintone」は、プログラミング知識がなくても自由にアプリを作れる、使い勝手の良いグループウェアです。 kintone自体には名刺管理の機能は付いていませんが、専用プラグインやAPIを使うことで、しっかりとした名刺管理システムを作ることができます。たとえば、株式会社ベネモの「pew」のような連携アプリを導入すれば、スマホで名刺を撮影するだけで、自動的にkintoneの顧客データベースに登録され、チーム全体で共有できるようになります。SansanやAI解析プラグインなど、名刺管理に関する連携ソリューションも豊富に揃っています。 kintoneの良いところは、自社の営業スタイルに合わせて顧客情報の項目を自由に追加できることと、ユーザーごとに情報の閲覧権限を細かく設定できることです。スマホ対応やワークフロー機能、API連携など拡張性も高く、初期費用を抑えながら段階的に導入できるため、中堅・大企業の情報システム担当者に特に人気があります。設計の自由度が高く、導入実績も豊富なので、どんな会社でも自分たちの業務フローに合わせて使いやすくカスタマイズできる点が、他の製品にはない大きな魅力といえるでしょう。

コスト

月額￥1,100～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

事業規模

中小

中堅

大企業

メリット・注意点

仕様・機能

LINE WORKS

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、LINEベースの操作性と企業向けセキュリティを両立したビジネスチャットです。普段使いのLINEと似た操作感なので、社員の皆さんにとって使いやすく、導入時の教育負担も大幅に軽減されます。チャットや共有メモ、カレンダーといった基本機能はもちろん、名刺管理への対応も充実しています。2021年からアドレス帳に搭載された名刺OCR機能を使えば、スマホで名刺を撮影するだけで氏名・会社名などの情報を自動で読み取り、そのままアドレス帳に登録できます。読み取った名刺情報は社員間で共有・検索できるため、顧客情報を会社全体で一元管理することが可能です。特に便利なのは、LINE上の外部ユーザーともつながれる機能です。取引先のLINE情報と名刺情報を組み合わせることで、社外とのやり取りがぐっとスムーズになります。登録した連絡先から直接通話やメール送信もできるので、営業活動の効率化にも役立ちます。無料プランから始められる手軽さも魅力で、スマホアプリでもPC版と同じ機能が使えます。アカウント登録後すぐに利用開始できるため、IT部門のリソースが限られる小規模企業や、新規事業の立ち上げ時にも最適です。

コスト

月額￥450～

無料プラン

〇

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

事業規模

中小

中堅

大企業

メリット・注意点

仕様・機能

Chatwork

Chatwork株式会社が提供するビジネスチャット「Chatwork」は、法人向けコミュニケーションツールとして多くの中小企業で活用されています。チャット機能だけでなく、名刺管理への対応も充実しているのが特徴です。2021年からはSansan社のオンライン名刺機能と連携し、名刺交換した相手のChatwork IDを簡単に共有できるようになりました。さらに便利なのが、スマートフォンアプリの新機能。名刺を撮影するだけで、AI-OCRが氏名やメールアドレスを自動で読み取り、連絡先に登録してくれます。これなら手作業での入力ミスもなくなりますし、営業先や展示会でもらった名刺を素早くChatwork内で管理・共有できるので効率的です。操作画面がシンプルで分かりやすく、無料プランから始められるため導入しやすいのも魅力。特にリモートワークが多い会社や営業部門を抱える中小企業には最適でしょう。チャット内でやり取りが完結するので、従来の電話やメールのように履歴管理に悩む必要もありません。外部の取引先との連絡もスムーズに行えます。利用者コミュニティが活発で、インターネット上に導入事例やサポート情報が豊富にあるのも心強いポイントです。

コスト

月額￥770～

無料プラン

〇

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

事業規模

中小

中堅

大企業

メリット・注意点

仕様・機能

R-GROUP

Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、完全無料のクラウド型グループウェアです。チャットや掲示板、ファイル共有といった基本的な社内コミュニケーション機能はもちろん、名刺管理機能も充実しています。名刺管理への対応では、企業内で名刺情報を一元管理し、フリーワードや会社名、部署・グループ単位での検索で目的の名刺をすぐに見つけることができます。外出先でもスマートフォンから登録済みの名刺データにアクセスでき、連絡先から直接電話をかけたりメールを送ったりすることも可能です。さらに部署ごとに閲覧範囲を細かく設定できるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。完全無料で利用人数に上限がないうえ、スマホアプリ（iOS/Android）や多言語（日本語・英語・中国語）にも対応しているのが大きな特徴です。そのため、コストをかけずに名刺共有を始めたい小規模企業や、海外拠点を持つ企業にとって理想的なソリューションと言えるでしょう。アカウント登録すればすぐに使い始められる手軽さも魅力的で、IT部門の体制が限られている小規模企業や、新規事業の立ち上げ時にも重宝されています。企業規模や業種を問わず導入できるため、特にコストを抑えたい中小企業にとって価値の高いサービスです。

コスト

要問合せ

無料プラン

〇

IT導入補助金

無料トライアル

〇

事業規模

中小

中堅

大企業

メリット・注意点

仕様・機能

Lark

ByteDance社が提供する統合型ビジネスツール「Lark」は、チャット・ビデオ会議・ドキュメント編集・カレンダー・メールなど、ビジネスに必要な機能をまとめて使えるグループウェアです。名刺管理については、Larkのアプリ開発環境「Base」にOCR名刺管理テンプレートが準備されています。スマホで撮影した名刺の画像をアップロードするだけで、相手の名前や部署、連絡先といった情報を自動で読み取り、データベースに保存してくれます。保存された名刺情報はチーム全体で共有でき、必要な時にすぐ検索して見つけることができます。さらに便利なのは、名刺情報から直接チャットを送ったり会議に招待したりできる点です。世界中で利用されているサービスなので多言語に対応しており、クラウド型のためパソコンでもスマホでも同じように使えます。ドキュメントの共同編集やカレンダー連携など豊富な機能が揃っているので、営業活動だけでなくプロジェクト全体をスムーズに進めたい企業におすすめです。無料版でも名刺管理機能を含む多くの機能が試せるため、気軽に始められるのも魅力の一つです。営業担当者にとって、名刺管理からコミュニケーションまでLark一つで完結できるのは大きなメリットといえるでしょう。

コスト

月額￥1,420～

無料プラン

〇

IT導入補助金

〇

無料トライアル

〇

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

POWER EGG

ディサークル株式会社が提供する「POWER EGG」は、グループウェアとCRMが連携した統合型ソリューションです。スケジュール管理やワークフロー、Webデータベースといった基本機能はもちろん、CRMでは名刺情報を軸とした顧客管理が可能です。名刺管理への対応では、特に優れた機能を発揮します。名刺情報を登録する際、企業名や担当者名で自動的に名寄せを行うため、同じ人の名刺を重複して登録してしまう心配がありません。また、常に最新の連絡先情報を保持できるので、「あの人のメールアドレス、どれが正しかったっけ？」といった悩みからも解放されます。取り込んだ名刺は役職や所属部署などの属性で簡単に絞り込めるため、役員向けの案内や業界セミナーの招待リスト作成といった場面でも威力を発揮します。導入形態はオンプレミス版とクラウド版から選択でき、既存システムとの連携や認証連携にも対応しているため、大企業の厳格なセキュリティ要件もクリアできます。統合プラットフォームならではの強みとして、名刺データを勤怠管理や経費精算システムと連携させることも可能です。製造業、流通業、金融業界を中心に豊富な導入実績を持ち、情報の一元化と業務効率化を目指す大規模組織に最適な製品といえるでしょう。

コスト

月額￥10,000～

無料プラン

IT導入補助金

無料トライアル

〇

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

knowledge suite

ブルーテック株式会社が提供する統合業務プラットフォーム「Knowledge Suite」は、CRM/SFA機能を核としたビジネスアプリです。名刺管理への対応については、「GRIDY 名刺CRM」という専用機能を搭載しています。スマートフォンアプリや専用スキャナーで撮影した名刺は、高精度OCRによって瞬時にデジタル化され、独自の名刺辞書とオペレーターによる補正という二重チェック体制により、ほぼ100%の精度で文字認識が行われます。取り込まれた名刺データは、Knowledge SuiteのCRM機能（GRIDY SFA）と自動で連携し、顧客情報として一元管理されます。名刺交換日や担当者のコメントなども併せて記録できるため、営業活動の分析にも活用できます。役職や地域といった条件での絞り込み検索機能も充実しており、必要な人脈情報を素早く見つけることが可能です。クラウド版なら初期費用を抑えてすぐに利用開始でき、直感的な操作画面で営業担当者も迷うことなく使えます。Knowledge Suiteの他機能や外部ツールとの連携も柔軟に行えるため、社内の業務ツールを統合したい企業にとって理想的なソリューションといえるでしょう。

コスト

月額￥60,500～

無料プラン

IT導入補助金

〇

無料トライアル

事業規模

ー

メリット・注意点

仕様・機能

名刺管理対応のグループウェアとは？

更新：2025年06月19日

名刺管理とは？

名刺管理対応のグループウェアを導入するメリット

名刺管理対応のグループウェアを導入すると、顧客情報の一元管理やアクセス性の向上など、5つの大きなメリットがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。

顧客情報の一元管理

名刺管理対応のグループウェアの導入により、企業内のすべての名刺情報を1つのデータベースで管理できます。営業担当者が個別に保管していた名刺情報が共有財産となり、人事異動や退職があっても顧客との関係が途切れません。部署や拠点を越えて同じ顧客に複数の担当者がアプローチするといった非効率な状況も防止できます。

スマートフォンからのアクセス向上

外出先でもスマートフォンから名刺データにアクセスできるため、営業活動の効率が大幅に向上します。急な商談の前に移動中でも相手先企業の情報を確認したり、名刺交換後すぐにデータ化したりすることが可能になります。取引先訪問時に過去の対応履歴を瞬時に確認できるため、適切なフォローアップが実現します。

検索性の向上

デジタル化された名刺情報は、氏名、会社名、業種、役職などさまざまな条件で検索できるようになります。「あの時会った○○さんの会社名が思い出せない」という状況でも、断片的な情報から相手を特定することが可能です。訪問予定エリアの顧客リストを抽出するなど、営業戦略立案にも活用できる検索機能が業務を効率化します。

データ入力作業の削減

名刺のスキャン機能により、手入力の手間が大幅に削減されます。専用のスキャナーやスマートフォンのカメラで名刺を読み取るだけで、文字情報が自動認識されデータベースに登録されていきます。従来の手入力作業と比較すると、1枚あたりの処理時間が数十秒程度に短縮され、入力ミスも減少します。

顧客管理との連携強化

名刺データとグループウェアの予定表や案件管理機能を連携させることで、顧客対応の質が向上します。商談の予定と顧客情報が紐づけられるため、準備段階から適切な情報にアクセスできるようになります。顧客とのやり取りの履歴が蓄積されていくことで、組織としての対応力が高まり顧客満足度の向上につながります。

名刺管理対応のグループウェアを導入する際の注意点

名刺管理対応のグループウェアを導入する際には、セキュリティ対策や操作性の確認など、いくつかの重要な注意点があります。この段落では、導入を成功させるための5つの具体的な注意点を紹介します。

セキュリティ対策の確認

名刺データには取引先の個人情報が含まれるため、情報漏洩リスクへの対策が不可欠です。導入予定のグループウェアがどのようなセキュリティ対策を実装しているか、事前に確認する必要があります。ユーザー権限の細かな設定ができるか、データの暗号化は行われているか、アクセスログは記録されるかなど、多角的な視点でセキュリティ機能を評価しましょう。

操作性のチェック

システムの操作が複雑だと、社員の利用率が低下してしまう恐れがあります。名刺のスキャン方法や検索機能の使いやすさ、画面デザインのわかりやすさなど、実際に操作して確認することが大切です。導入前に複数の部署からテストユーザーを選出し、実際の業務シーンを想定した操作テストを行うことで問題点を洗い出すことができます。

既存システムとの連携確認

すでに利用中の顧客管理システムや営業支援ツールとの連携がスムーズにできるか確認が必要です。データの二重管理が発生すると、かえって業務効率が低下する可能性があります。APIを通じたデータ連携ができるか、データのインポート・エクスポート機能はどの程度充実しているか、といった点を事前に確認しておきましょう。

運用ルールの整備

名刺情報の登録基準や更新方法、共有範囲などの運用ルールを明確にしておく必要があります。誰が名刺を登録するのか、情報の更新責任者は誰か、部門をまたいだ情報共有のルールはどうするのかなど、運用面での取り決めがないと混乱の原因となります。導入前に運用マニュアルを作成し、関係者間で認識を合わせておくことが重要です。

コスト面の検討

初期導入費用だけでなく、月額利用料やユーザー数追加時の費用、保守費用なども含めた総コストを把握しておくことが重要です。利用ユーザー数が増えた場合のコスト増加や、データ容量の追加費用などが想定外に発生するケースもあります。5年程度の長期運用を想定した場合の総コストを計算し、費用対効果を十分に検討しておく必要があります。

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名刺管理対応のグループウェアの選び方

グループウェアの選び方には、自社の業務フローに合った機能性や、将来的な拡張性など重要なポイントがあります。この段落では、効果的なグループウェア選定のための5つのポイントを紹介します。

必要機能の明確化

導入目的と必要な機能を事前に明確にすることが選定の第一歩となります。社内でよく使われるコミュニケーションツールは何か、情報共有の課題は何かなど、現状の問題点を洗い出しましょう。一例として、リモートワークが多い企業ではビデオ会議機能の充実度を重視するべきでしょう。業務の効率化につながる機能を優先順位付けすることで、本当に必要なグループウェアが見えてきます。

社内システムとの連携性

既存の社内システムと円滑に連携できるかどうかは重要な選定基準です。人事システムや会計システムなど、すでに運用しているシステムとのデータ連携がスムーズにできなければ、二重入力などの非効率が生じます。現場では、顧客管理システムと予定表の連携ができると営業活動の効率が格段に上がるなど、具体的な業務改善につながる連携機能を検討しましょう。

使いやすさの確認

実際に使用する社員にとって操作しやすいデザインかどうかを確認することが大切です。直感的に操作できないシステムは、いくら機能が充実していても使われなくなる可能性が高まります。具体的には、研修なしでも基本操作ができるか、スマートフォンでの表示は見やすいか、検索機能は使いやすいかなど、実際の利用場面を想定した操作性をチェックしましょう。

セキュリティレベルの評価

取り扱う情報の重要度に応じたセキュリティ機能を持つシステムを選ぶことが重要です。アクセス権限の細かな設定ができるか、社外からのアクセス制限は可能か、監査ログは取得できるかなどを確認しましょう。実際のケースでは、取引先情報を扱う部署と社内情報のみを扱う部署でアクセス権限を分けられるかどうかが業務上重要になることがあります。

サポート体制の充実度

導入後のサポート体制が充実しているかどうかも選定の重要なポイントです。システム障害発生時の対応窓口は24時間対応しているか、問い合わせ方法は電話やメールだけでなくチャットにも対応しているかなど、具体的な確認が必要です。身近な事例として、過去に導入企業からの要望を取り入れてバージョンアップを重ねているかどうかは、長期的なサポート姿勢を測る目安となります。

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営業力強化のためのデータ活用

名刺管理機能を搭載したグループウェアは、単なる連絡先の保存だけでなく、組織全体の営業活動を強化する戦略的ツールとなります。蓄積された膨大な名刺データから新たなビジネスチャンスを発見し、顧客との関係性を深めるための具体的な活用方法を解説します。

人脈情報の組織資産化による営業機会創出

個人が保有していた人脈情報を全社的な資産として共有することで、新たな営業機会が生まれます。例えば、同じ企業の異なる部署担当者とつながりがある複数の社員の情報を統合することで、その企業への提案力が高まります。退職や異動があっても人脈情報が失われることなく、継続的な顧客関係維持が可能になるのです。

取引先情報の属性分析と戦略的アプローチ

業種や企業規模、地域などの属性情報をもとに取引先を分類・分析することで、効果的な営業戦略が立案できます。たとえば、製造業の取引先が多い地域に特化した提案資料を作成したり、年商規模ごとにターゲット企業リストを作成したりすることが容易になります。データに基づく戦略的なアプローチが可能となるのです。

企業間関係性の可視化とクロスセル機会発見

既存顧客と関連企業の関係性を可視化することで、クロスセルのチャンスを発見できます。具体的には、サプライチェーン上の企業同士の繋がりを把握することで、類似ニーズを持つ企業を特定し、既存顧客での成功事例を活用した提案が可能になります。企業グループ全体に商品・サービスを展開する足がかりにもなります。

商談履歴と名刺情報の連携による顧客理解深化

名刺情報と商談履歴を連携させることで、顧客に関する理解が深まります。以前の商談で話題になった趣味や関心事項などの情報も含めて記録しておくことで、次回の訪問時に会話のきっかけを作ることができます。長期的な関係構築のための「人対人」のコミュニケーション基盤となるのです。

名刺データを活用した市場動向分析と商機発見

蓄積された名刺データを分析することで、市場の動向や潜在的な商機を発見できます。例えば、特定業界からの問い合わせ増加傾向を早期に察知することで、その業界向けの提案を強化できます。また、役職変更の動向から人事異動や組織変更の兆候を読み取り、先手を打った営業活動も可能になります。

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部門間コラボレーションの活性化

名刺管理機能を活用したグループウェアは、従来の縦割り組織の壁を超えた部門間連携を促進します。顧客情報の全社的な共有により、営業、技術、サポートなど異なる専門性を持つ部門が協力して、より質の高い顧客対応を実現するための方法を紹介します。

営業部門と技術部門の顧客情報共有による提案力向上

営業担当者が収集した顧客の課題や要望を技術部門と共有することで、より具体的で実現可能な提案が可能になります。たとえば、顧客の技術的な質問に対して、その場で技術部門の適任者を検索し、専門的な回答を迅速に提供できるようになります。顧客の信頼獲得につながる正確かつ迅速な対応が実現します。

縦割り組織を超えた人脈情報の横断的活用

部門ごとに管理されていた顧客との接点情報を統合することで、組織全体としての営業力が向上します。営業部門が把握していなかった経営層との接点が総務部門に存在していたり、研究開発部門が学会で知り合った技術者との関係性があったりする場合に、それらの情報を活用できるようになります。多角的なアプローチによる顧客関係強化が可能になるのです。

プロジェクトベースでの最適な人材アサイン支援

顧客対応履歴と名刺情報を組み合わせることで、案件ごとに最適な人材をアサインできるようになります。以前同様のプロジェクトに携わった経験者や、顧客企業と過去に取引があった担当者を検索し、プロジェクトチームに加えることで成功確率が高まります。顧客の業界特性や社風に詳しい人材を効率的に見つけ出せるようになるのです。

部署を超えた顧客対応履歴の一元管理と活用

複数部署での顧客対応履歴を一元管理することで、一貫性のある対応が可能になります。例えば、営業部門での商談内容、サポート部門での問い合わせ対応、経理部門での請求状況などを統合して把握できるため、顧客との会話で「社内で共有されていない」という事態を防げます。どの部署が接触しても同じレベルのサービスを提供できる体制が整います。

社内専門家の発見と知見活用の効率化

特定分野に詳しい社内の専門家を名刺データから見つけ出し、その知見を活用することが容易になります。例えば、特定業界の顧客対応経験が豊富な社員や、特殊な技術に詳しい社員を検索し、案件ごとに適切なアドバイスを得ることができます。組織内に散在する知識や経験を効率的に活用できる環境が整うのです。

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