Macで使えるグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。Macユーザーの場合、これらの機能がMacの環境に最適化されているかが重要なポイントです。例えば、Macの標準アプリであるカレンダーやメールとの連携がスムーズかどうか、UIがMacのデザインガイドラインに準拠しているかなどが考慮されるべきです。 近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えています。Macユーザーにとっては、これらの多機能がmacOSと高い互換性を持ち、シームレスに操作できるかが重要です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にMacユーザーは、Appleのエコシステム（iCloudなど）と連携することで、情報の共有がさらに効率的になります。メールや掲示板の通知が、Macの通知センターに表示されることで、見逃しも防げます。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。Macユーザーは、これにより一元的に情報を管理でき、データの移行や転記の手間を大幅に削減できます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。Macユーザーの場合、macOSのセキュリティ機能（FileVault、Gatekeeperなど）と併用することで、さらなるセキュリティ強化が図れます。また、製品によっては操作ログなども取得することができ、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。Macユーザーは、iCloud Driveや他のクラウドストレージサービスを活用することで、資料へのアクセスや共有がさらに便利になります。これにより印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。Macユーザーは、既存のMac対応のツール（例えば、Appleのカレンダーやリマインダー）との機能重複に注意が必要です。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。Macユーザーにとっては、Mac専用のソフトウェアやサービスとの連携が可能かどうかも確認が必要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。Macユーザーの場合、Appleのセキュリティ基準に準拠しているかどうかも一つの判断基準となります。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。Macユーザーは、これらの機能がmacOSとどの程度互換性があるかを確認することが重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。Macユーザーの場合、共有する相手がWindowsユーザーや他のOSユーザーであっても、スムーズに情報共有ができるかを確認しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。Macユーザーは、ZoomやMicrosoft Teamsなどのweb会議システムがmacOSで問題なく動作するか、連携がスムーズかどうかを確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。Macユーザーは、SlackやMicrosoft TeamsなどのビジネスチャットツールがmacOSで適切に機能するかを確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。Macユーザーは、これらのチャットボットがmacOSで問題なく動作するかを確認しましょう。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。Macユーザーの場合、macOSのユーザー管理機能と組み合わせて使用することで、より細かい権限管理が可能です。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。 以上のポイントを考慮することで、Macユーザーにとって適切なグループウェアを選ぶことができます
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