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医療、福祉向けのグループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、医療機関内でのスケジュール管理や患者情報の共有、医療スタッフ間のコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアです。医療業界においては、情報の正確性と迅速な共有が求められるため、メール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどの機能が特に重要です。近年のグループウェアは、これらの基本機能に加え、ビジネスチャット、Web会議、ワークフローなども備え、医療従事者の業務効率化やコミュニケーションの改善に大きく寄与しています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

医療現場では、緊急度の高い情報共有や患者に関する重要なナレッジの即時共有が不可欠です。グループウェアのメールや掲示板機能を活用することで、全体会議の議事録や患者ケアに関するガイドラインの共有が容易になり、医療スタッフ全員が最新の情報にアクセスできるようになります。

ワークスペースの一元化

医療現場で使用される複数のツールをグループウェアに集約することで、医師や看護師、管理スタッフの業務が一元化され、複数のシステムを行き来する手間が省けます。特に、医療情報システムとの連携がスムーズに行えるグループウェアを選ぶことで、患者情報の管理や業務プロセスがさらに効率化されます。

情報セキュリティの強化

医療データは非常に機密性が高く、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑える必要があります。グループウェアは、患者データや機密情報の取り扱いにおいて、厳密な権限管理と監査ログの取得が可能な製品を選定することで、セキュリティを強化し、コンプライアンスを遵守することができます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

紙ベースのカルテや報告書のデジタル化を進めることで、ペーパーレス化が実現し、医療現場の業務効率が向上します。これにより、印刷や資料管理にかかるコストを削減し、環境負荷の軽減にも貢献できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには多くの機能が集約されていますが、既存の医療システムとの機能が重複する可能性があります。特に、電子カルテシステムや予約システムとの機能の重複が生じると、業務が煩雑になる恐れがあるため、導入前に機能の使い分けや統合の方針を明確にすることが重要です。

システム連携の制限

他の医療情報システム(電子カルテ、画像診断システムなど)との連携が求められる場合、グループウェアがこれらのシステムと円滑に連携できるかどうかを確認する必要があります。システム間のデータ互換性やAPIの対応状況も重要な検討ポイントです。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

医療業界では、患者データの取り扱いが厳格に規制されているため、グループウェアの運営会社がどのようにデータを保護しているかを慎重に評価する必要があります。データセンターの所在地、バックアップの実施状況、緊急時の対応策など、運営会社のセキュリティ体制をしっかりと確認しましょう。

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医療、福祉向けのグループウェアの選び方

医療、福祉向けのグループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

医療業界では、医療スタッフ間のスケジュール管理や患者情報の共有が重要な業務です。グループウェアの機能として、メール、スケジュール管理、タスク管理、会議室予約、ファイル共有、web会議、ビジネスチャットなどが提供されているかを確認し、現場で必要な機能を明確にした上で選定を行いましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

医療業界では、外部の医療機関や研究機関との情報共有が必要となる場合があります。グループウェアが社外関係者とのデータ共有やコミュニケーションを円滑に行えるか、共有内容や権限管理が柔軟に設定できるかを確認しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと他の医療情報システム(電子カルテ、画像診断システムなど)との連携が求められる場合、その連携が可能かどうかを事前に確認することが重要です。連携の可否や対応可能なシステムを事前にリサーチし、自社のIT環境に適合する製品を選びましょう。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアでは、患者データや機密情報の取り扱いにおいて、権限管理が重要です。医療スタッフの役割に応じて、情報へのアクセス権限を細かく設定できる製品を選び、業務の安全性と効率性を両立させましょう。

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