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中小企業向けのグループウェアとは?

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有を支援するシステムです。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要な機能が統合されています。スマホアプリがあれば、外出先でも利用できます。 中小企業では、限られた人員で効率的に業務を運営する必要があります。中小企業向けのグループウェアは、設定が簡単で直感的に操作できます。また、初期費用を抑えられるクラウド型システムなら、サーバー管理の負担も軽減できます。

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中小企業向けのグループウェア(シェア上位)

Microsoft 365
Microsoft 365
Microsoft社が提供するグループウェア「Microsoft 365」は、Officeアプリケーションとの深い統合と充実したクラウドサービスを特徴としています。WordやExcel、Outlookなどお馴染みのツールとシームレスに連携し、場所を問わずファイル共有や共同編集が可能です。チャットやオンライン会議を行えるTeams、クラウドストレージのOneDriveなど多彩な機能を一つのプラットフォームで利用でき、生産性向上に貢献します。世界中で幅広く導入されている信頼性の高さも魅力で、中小企業から大企業まで規模を問わず活用できる柔軟性を備えています。常に最新バージョンが利用できるサブスクリプションモデルで提供され、セキュリティやサポート面でもマイクロソフトのグローバルな実績に裏付けられた安心感があります。またクラウド提供により自社でサーバーを管理する必要がなく、スマートフォンやタブレットからも利用できるため柔軟な働き方をサポートします。様々なプランが用意されているため、企業規模やニーズに応じて最適な構成を選択できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
152サービス中1
事業規模
中小企業 17
中堅企業 34
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「サイボウズ Office」は、中小企業向けに特化した誰でもかんたんに使えるグループウェアです。社内のスケジュール共有や掲示板、ワークフローなど情報共有を円滑にする機能がひと通り揃っており、専門知識がなくても直感的に操作できます。これらの機能により情報共有のスピードが飛躍的に向上し、社内のチーム力強化や業務効率化にも貢献します。シンプルな画面設計と充実したサポートにより、ITに不慣れな企業でも安心して導入可能です。料金も中小企業に優しい設定で、小規模チームから数百名規模の企業まで無理なく利用できます。またクラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーにインストールするオンプレミス版にも対応し、運用形態を柔軟に選択可能です。スマートフォン用アプリも提供されており、外出先からスケジュール確認や申請承認といった操作もスムーズに行えます。累計導入社数が70,000社を超えるなど国内で高い支持を得ており、日本企業のニーズに合った実用性と使いやすさが大きな魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
152サービス中2
事業規模
中小企業 36
中堅企業 48
大企業 15
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェア「desknet's NEO」は、国内企業の業務スタイルに合わせた設計が特徴の総合型グループウェアです。メール、スケジュール、文書管理、ワークフロー、Web会議といった日常業務を支える25種類以上のアプリケーションがワンパッケージに含まれており、情報共有からコミュニケーション、業務効率化までシームレスにカバーします。高いセキュリティと堅牢な性能を備え、大規模ユーザー環境にも対応可能なため、官公庁や自治体を含む数万名規模での導入事例も豊富です。それでいて1ユーザーあたり月額400円(税別)から利用できるなどコストパフォーマンスにも優れ、5名程度の小規模オフィスから数万名の大企業まで幅広い規模の組織で活用されています。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供され、社内規制や運用方針に合わせた導入形態を選択可能です。国内最大級の合計利用ユーザー数を誇る製品であり、充実した機能と信頼性から中小企業にも安心して選ばれています。スマートフォンやタブレットからも利用でき、テレワークや外出先での業務継続にも対応します。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
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シェア
152サービス中3
事業規模
中小企業 27
中堅企業 50
大企業 22
メリット・注意点
仕様・機能
Google社が提供するグループウェアです。Gmailやカレンダー、オンラインストレージ(Drive)、ドキュメントやスプレッドシートのリアルタイム共同編集機能など、ビジネスに必要なコミュニケーションと生産性ツールが一つに統合されています。さらにビデオ会議のGoogle Meetやチャット機能も含まれ、リモート下でも円滑な打ち合わせや情報共有が可能です。クラウドサービスとして提供されているためインターネット環境さえあればPCやスマートフォンから利用でき、ソフトウェアのインストールやサーバー管理の手間も不要です。社員が普段使い慣れたGoogleのサービスをそのまま業務に活用できるため、中小企業でも抵抗なく導入しやすいでしょう。メールやファイル検索の性能も高く、欲しい情報に素早くたどり着ける点も大きなメリットです。99.9%の稼働率を誇る信頼性と強固なセキュリティ基盤により、安心して社内の情報資産を預けられます。テレワークや拠点を超えたリアルタイムな協働を実現し、社内外との連携を強力にサポートします。
コスト
月額748
無料プラン
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IT導入補助金
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152サービス中4
事業規模
中小企業 30
中堅企業 40
大企業 29
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「Garoon」は、中堅・大企業向けに設計されたエンタープライズ向けグループウェアです。スケジュール、掲示板、社内ポータル、チャット、ワークフローなど組織全体の情報共有に必要な機能が網羅されており、部署や拠点を超えた円滑なコミュニケーション基盤を構築できます。日・英・中(繁体字・簡体字)の多言語表示とタイムゾーン設定に対応しており、海外拠点を含むグローバル企業での利用にも最適です。ユーザー数10名程度のチームから数万人規模までスケール可能で、ユーザー管理やアクセス権限設定など大規模運用に必要な管理機能も強化されています。現在使っている他システムとの連携性も高く、例えば同社のkintoneやMicrosoft 365とデータをやり取りすることも可能です。クラウド版とパッケージ(オンプレミス)版の両方が提供されており、自社のセキュリティポリシーや運用体制に合わせて柔軟に導入できます。直感的に操作しやすいインターフェースと充実のサポートにより、全社規模での利用定着率が高いことも特徴で、中規模から大規模組織まで安心して導入できる製品です。
コスト
月額911
無料プラン
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IT導入補助金
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152サービス中5
事業規模
中小企業 14
中堅企業 59
大企業 26
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェア「NI Collabo 360」は、多機能と低価格を両立したクラウド型グループウェアです。スケジュール管理やメール、文書共有、社内SNSなどの基本機能に加え、ワークフローや経費精算、顧客管理といった業務改善に役立つ機能も充実しています。合計で30種類以上の豊富な機能を標準搭載しており、これ一つで社内のコミュニケーションと業務効率化を幅広くサポートします。それでいて利用料金はリーズナブルに設定されており、コストを抑えつつICT環境を充実させたい中小企業に特に支持されています。2014年の提供開始以来、業種や企業規模を問わず数多くの導入実績を積み重ねており、現在では中堅企業やグローバル企業にも利用が広がっています。日本語・英語の標準対応に加え、他言語も辞書登録で設定可能な多言語対応やタイムゾーン設定機能を備え、海外拠点との情報共有にも対応可能です。ブラウザ上で動作するクラウドサービスのため、PCはもちろんタブレットやスマートフォンからも利用でき、場所を選ばない働き方を実現します。操作性も利用者目線で工夫されているため社内への定着も図りやすく、幅広い企業にとって扱いやすいグループウェアとなっています。
コスト
月額360
無料プラン
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IT導入補助金
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152サービス中6
事業規模
中小企業 31
中堅企業 59
大企業 9
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。業務アプリケーションをプログラミング不要で作成できるクラウドプラットフォームで、顧客管理や案件進捗、在庫管理など様々な用途に応じたアプリをドラッグ&ドロップで構築できます。現場の部門が自ら使いやすいフォームや項目を設定できるため、IT部門に頼らず迅速に業務システムを整備できるのが特長です。登録データに対してコメントを付けたり、通知機能で関係者にリアルタイム共有することも可能で、チーム内のコミュニケーションと業務管理を一体化して効率化が図れます。さらに他システムとの連携や拡張も容易で、経費精算や顧客DBなど外部サービスと組み合わせた活用例も豊富です。スマートフォンアプリからも各アプリにアクセスでき、外出先での入力や報告もリアルタイムに行えます。既製ソフトではカバーしきれない独自業務を抱える中小企業にとって、自社にフィットする業務ツールを手軽に構築できる柔軟性が大きなメリットとなります。導入企業のコミュニティも活発で、ノウハウ共有により継続的な活用が図りやすい点も魅力です。
コスト
月額1,100
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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152サービス中7
事業規模
中小企業 34
中堅企業 42
大企業 22
メリット・注意点
仕様・機能
HCL社が提供するグループウェア「Notes/Domino」(旧Lotus Notes)は、長年にわたり世界中の企業で利用されてきた実績ある統合型コラボレーションプラットフォームです。メールやカレンダー、タスク管理といったグループウェア基本機能に加え、データベースを基盤とした自由度の高いアプリケーション開発環境を備えているのが大きな特徴です。ノーコード/ローコードで社内専用のワークフローシステムやデータ管理ツールを構築でき、自社の業務プロセスに最適化したシステムを実現できます。高度なセキュリティ機能とアクセス制御により、機密情報を扱う企業でも安心して利用でき、大規模ユーザーにも耐えるスケーラビリティがあります。オンプレミス(自社サーバー)での導入に対応し、自社内に環境を構築することでセキュリティポリシーに沿った細やかな管理が可能です。近年はクラウドやモバイル対応の強化も進められており、最新バージョンでは現代の働き方に合わせた機能改善が図られています。世界的に導入実績が豊富で、日本国内でも大手企業を中心に多数の利用例があり、特に自社に合わせた業務アプリケーションを必要とする中〜大規模組織に適したグループウェアです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
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152サービス中8
事業規模
中小企業 5
中堅企業 55
大企業 38
メリット・注意点
仕様・機能
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、誰もが使い慣れたコミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版とも言えるクラウド型グループウェアです。チャットやスタンプ、音声・ビデオ通話といったLINE譲りの手軽なコミュニケーション機能を備えつつ、企業向けに管理機能やセキュリティ対策を強化しています。社内のやりとりをLINE感覚で気軽に行えるため、ITリテラシーに関係なく全社員に浸透しやすく、現場スタッフを含めた即時連絡・情報共有を実現します。さらに予定表やタスク管理、掲示板、アンケート機能、クラウドストレージなど仕事に役立つ機能も統合されており、単なるチャットツールに留まらない包括的なコラボレーション環境を提供します。スマートフォンでの利用に最適化されているため、移動中や屋外でもリアルタイムに連絡や確認が可能で、店舗や現場を多く抱える企業にも最適です。既に46万社以上の導入実績(2024年1月時点)があり、日本国内のビジネスチャット市場を代表するサービスとなっています。普段使いの親しみやすさとビジネスに必要な信頼性を両立したツールとして、中小企業から大企業まで幅広く活用されています。
コスト
月額450
無料プラン
IT導入補助金
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152サービス中9
事業規模
中小企業 56
中堅企業 31
大企業 12
メリット・注意点
仕様・機能
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェア「J-MOTTO」は、業界トップクラスの格安価格で利用できる点が大きな特徴です。1ユーザーあたり月額200円台(税別)からという低コストにもかかわらず、スケジュール管理や設備予約、掲示板、ワークフロー、ファイル共有、Webメールなどグループウェアに求められる主要機能を一通り網羅しています。国産グループウェア「desknet's NEO」をエンジンに採用しており、その豊富な機能と安定性を低価格で享受できる仕組みです。自社でサーバーを用意する必要がないクラウドサービスのため、システム管理の負担も最小限で済みます。初期費用を抑えて気軽に導入できることから、特に従業員数の少ない小規模企業や、初めてグループウェアを導入する企業に適したサービスです。もちろん利用ユーザー数の追加にも柔軟に対応できるため、組織拡大に合わせて無理なく使い続けられます。リーズナブルでありながら必要十分な機能を備えたコストパフォーマンスの高さが評価され、多くの中小企業に選ばれています。
コスト
月額110
無料プラン
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IT導入補助金
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シェア
152サービス中10
事業規模
中小企業 43
中堅企業 52
大企業 4
メリット・注意点
仕様・機能

中小企業向けのグループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有を支援するシステムです。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要な機能が統合されています。スマホアプリがあれば、外出先でも利用できます。 中小企業では、限られた人員で効率的に業務を運営する必要があります。中小企業向けのグループウェアは、設定が簡単で直感的に操作できます。また、初期費用を抑えられるクラウド型システムなら、サーバー管理の負担も軽減できます。

中小企業がグループウェアを導入する上での課題

中小企業がグループウェアを導入する際、情報セキュリティや運用体制の整備など、さまざまな課題があります。ここでは、導入時に重要な課題を解説します。

1

社内への浸透・定着

中小企業では、従業員のITリテラシーの差によってグループウェアの利用率に格差が生じ、浸透しにくいケースが多くあります。スケジュール管理やチャットなどの基本機能は活用されても、ワークフローや備品管理などの高度な機能は使われず、導入効果が限定的になることも多いです。社員教育の時間や、活用促進の人的リソースが不足すると、システムが形骸化するリスクが高まります。

2

費用対効果

グループウェアの導入には、ユーザー数に応じた月額利用料や保守費用が継続的に発生します。中小企業の限られた予算内では、導入コストが高いと感じる経営者も多く、多機能な製品ほど費用が高くなる傾向があります。また、費用対効果が不明確なことから、大企業と比べて導入率が低いのが実情です。

3

既存業務との連携・移行

中小企業では、長年使い慣れたExcelやメールを活用した業務フローが確立されており、グループウェアへの移行には業務プロセスの見直しが必要となります。そのため、移行コストや業務中断のリスクが大きな障壁となることがあります。専任の担当者がいない企業では、初期設定や運用・保守の負担が大きく、機密情報を扱う機能の設定ミスがリスクに直結します。そのため、導入をためらう企業も少なくありません。

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中小企業向けのグループウェアの機能

中小企業向けのグループウェアには、日常業務を効率化する多彩な機能が備わっています。以下では、特に活用度が高く、業務改善に直結する代表的な機能を紹介します。

1

ワークフロー

申請から承認までの流れが記録・追跡され、社内手続きや承認プロセスをシステム上で完結できます。従業員はスマートフォンからでも簡単に各種申請ができます。

2

スケジュール管理

個人のスケジュールや会議室の予約などを一括管理できます。社内の予定調整や業務が可視化され、予定の重複確認や会議室・備品の予約管理を簡単に行えます。

3

ファイル共有

社内文書や業務マニュアル、プロジェクト資料などを一元管理し、権限に応じて共有できます。最新版のファイルに誰でもアクセスでき、更新履歴も管理されます。

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pros

中小企業向けのグループウェアを導入するメリット

中小企業向けのグループウェアを導入すると、情報共有の効率化や業務プロセスの改善などにつながります。ここでは、特に中小企業にとって大きな導入メリットを紹介します。

生産性が向上する

中小企業向けのグループウェアを導入すると、紙やメールで行っていた社内手続きや予定調整が効率化されます。少人数の事務スタッフでも対応できるようになるため、特に人手不足に悩む企業には大きなメリットになります。

情報共有が円滑化する

中小企業向けのグループウェアを活用することで、社内の重要情報や業務知識をスムーズに共有できます。中小企業ではナレッジの属人化が課題になりがちです。情報の見える化により、業務の引き継ぎやサポート体制が強化され、事業の継続性も向上します。

多様な働き方に対応できる

中小企業向けのグループウェアを導入することで、場所や時間を問わず情報共有やコミュニケーションが可能になり、テレワークや時差出勤などの多様な働き方に対応できます。特に育児や介護と仕事を両立する従業員にとっては、時間や場所に縛られない働き方が可能になります。そのため、人材確保や定着率の向上にもつながります。

cons

中小企業に合わないグループウェアを導入するとどうなる?

業務フローが異なる中小企業にとって、大企業向けの高機能なグループウェアは、以下のように業務効率を下げ、経営を圧迫する恐れがあります。

システム利用を避ける従業員が出る

中小企業の業務スタイルに合わない複雑な操作性を持つグループウェアを導入すると、一部の従業員しか活用せず、他の従業員は従来のメールやチャットを使い続けることになります。例えば、情報の登録が煩雑だと、「メールで済ませよう」と考える従業員が出てきてしまい、結果的に重要な情報がグループウェアに蓄積されません。グループウェアは全員が使うことで効率が上がるため、一部の従業員しか活用しないと、情報共有がかえって非効率になります。

運用管理が負担になる

多機能なグループウェアは、専任の担当者がいないと、運用管理が大きな負担になります。細かいアクセス権限管理や通知設定が業務の妨げになることもあります。導入計画が不十分だと、メールなどの既存ツールとの二重管理が発生し、業務がかえって煩雑になる恐れがあります。少人数で多様な業務をこなす環境では、システム運用が目的化すると、本来の業務に集中できなくなります。

社外との情報共有がやりにくくなる

取引先や外注先との連携が欠かせない企業が、社内完結型のグループウェアを導入すると、外部との情報共有や協業が難しくなることがあります。メールやWeb会議ツールとの連携が弱いグループウェアでは、外部とのやり取りを別システムで行わざるを得なくなります。結果として、データの二重入力や情報の整合性維持に手間がかかります。

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eye

中小企業向けのグループウェアの選び方

中小企業向けのグループウェアを選ぶ際は、コストや運用負荷、機能の必要性などを考慮する必要があります。ここでは、導入を検討する際に重要な選定ポイントを解説します。

1

現場の利用しやすさ

操作が直感的で学習コストが低く、ITリテラシーに差がある従業員でも簡単に使える製品を選びましょう。導入前にデモ版や無料トライアルを活用し、実際に使う従業員が操作感を確認することで、定着率を高められます。

2

機能

自社の課題を明確にし、必要な機能だけを備えた製品を選ぶことで、コスト効率と運用負担の両面でメリットを得られます。スケジュール管理や情報共有などの基本機能を重視し、拡張性のある製品を選べば、初期導入のハードルを下げながら、将来の成長にも対応できます。

3

サポート体制

専任の担当者が少ない中小企業では、導入時の設定支援はもちろん、運用中のトラブル対応や操作の問い合わせに対応できる製品を選ぶことが重要です。

4

他システムとの連携

他システムとの親和性が高い製品を選ぶことで、情報の二重管理を防ぎ、業務全体の効率化につながります。特に、メールやWeb会議ツールとの連携がスムーズな製品だと、社内外のコミュニケーションがより円滑になります。

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