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中小企業向けのグループウェア

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中小企業向けのグループウェアとは?

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有を支援するシステムです。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要な機能が統合されています。スマホアプリがあれば、外出先でも利用できます。 中小企業では、限られた人員で効率的に業務を運営する必要があります。中小企業向けのグループウェアは、設定が簡単で直感的に操作できます。また、初期費用を抑えられるクラウド型システムなら、サーバー管理の負担も軽減できます。

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中小企業向けのグループウェア(シェア上位)

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Microsoft 365
Microsoft 365
Microsoftが提供するグループウェアです。Word、Excel、PowerPointといったお馴染みのOfficeアプリケーションをはじめ、クラウドストレージのOneDrive、ビデオ会議ツールのTeamsなどが月額制で使い放題となっており、いつでも最新バージョンの機能を活用して業務の効率化を図ることができます。ビジネス向けプランでは最大300名まで利用可能で、従業員数の限られた中小企業にとっても導入しやすい料金体系が魅力です。普段から使い慣れたExcelやWordファイルがそのまま利用できるため、これまで作成してきた資料や文書を無駄にする心配もありません。また、OutlookとExchange Onlineが連携することで、メールの送受信から社員のスケジュール管理まで一つのシステムで完結できます。近年注目されているAI機能も搭載されており、定型的な作業の自動化により更なる生産性向上が期待できます。クラウド版だけでなく、既存の社内サーバーとの組み合わせ運用にも対応しているほか、スマートフォン専用アプリや充実した日本語サポートにより、IT専門スタッフが不足しがちな中小企業でも安心して導入・運用していただけます。
コスト
月額989
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。中小企業での使いやすさを第一に考えて作られており、パソコンが苦手な方でも迷わず操作できる分かりやすい画面設計が魅力です。スケジュールの共有や社内掲示板、各種申請の承認フローといった日常業務に欠かせない機能がしっかり揃っています。料金は5名から利用でき、1人あたり月額600円というリーズナブルな価格設定で始められます。スマートフォンやタブレットからも快適に使えるため、営業で外回りが多い方でも移動中に予定をチェックしたり、急ぎの承認作業を済ませたりできて便利です。インターネット環境があればすぐ使えるクラウド版と、自社サーバーで運用するパッケージ版の両方を用意しており、会社の方針に合わせて選択可能です。すでに8万社を超える導入実績があり、特に中小企業の情報共有ツールとして高く評価されています。充実したサポート体制も整っているので、ITに詳しくない社員の方でも安心して導入できます。
コスト
月額660
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
Googleが提供するグループウェアです。Gmail、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、Chatといった日常業務に欠かせないツールを、すべてクラウド上で一つにまとめたサービスです。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるので、外出先や在宅勤務中でも、チームメンバーと一緒に資料を編集したり、必要な情報をすぐに検索して見つけたりできます。セキュリティ面では多要素認証が利用でき、管理者向けのコンソール画面でユーザーの管理も簡単に行える仕組みが整っています。料金体系は1人あたりの月額制で、導入時の初期費用もかからないため、予算に限りがある中小企業でも気軽に始められる点が大きな魅力です。従来のようにサーバーを購入したり、複雑な設定作業を行ったりする必要もなく、申し込み後すぐに全社でのデジタル化を進められます。
コスト
月額748
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ワークスアプリケーションズが提供するグループウェアです。「ArielAirOne」シリーズの統合ビジネスプラットフォームの一部として開発されており、主に大規模組織での利用を想定して設計されています。 基本機能として、スケジュール管理、社内掲示板、ポータル機能などを標準装備しているほか、ローコード開発基盤を活用することで、企業独自の業務アプリケーションを追加開発することも可能になっています。特に大企業の複雑な組織構造や多層的な管理体制にも柔軟に対応できる高度な管理機能が搭載されているのが大きな特徴です。 導入実績としては、金融業界や製造業を中心とした大手企業での採用が多く、これらの業界特有の厳格な情報管理要件や複雑な業務フローにも対応できる堅牢性を備えています。一方で、中小企業にとっては機能の豊富さや高度な管理機能がかえって複雑に感じられる場合もあり、導入や運用にあたっては十分な検討が必要となるでしょう。社内のあらゆる情報を一元管理し、効率的な情報活用を実現したい大規模組織に適したソリューションといえます。
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ネオジャパンが提供するグループウェアです。最大の特徴は、誰でも迷わず使える直感的な画面設計とシンプルな操作性にあります。スケジュール管理や回覧板、ワークフロー、メール、チャットといった日常業務に欠かせない機能から、プロジェクト管理まで27以上の豊富な機能が一つにまとまっており、これ一つで社内のコミュニケーションと業務効率化が大幅に改善されます。特に中小企業にとって魅力的なのは、1ユーザーあたり月額800円からという手頃な料金設定です。大規模なシステム投資が難しい小規模な会社でも、無理なく導入できるコストパフォーマンスの良さが大きな強みとなっています。また、自社の環境に合わせてクラウド版とパッケージ版から選択でき、スマートフォンやタブレット専用アプリも用意されているため、外出の多い営業担当者や在宅ワーク中でも問題なく活用できます。さらに豊富なアドオン機能により、会社の成長や変化するニーズに応じて簡単に機能を拡張できるため、中小企業から大企業まで長く愛用されています。
コスト
月額660
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
Chatwork株式会社が提供するグループウェアです。日本生まれのビジネスチャットツールとして、2022年時点で約36.5万社の企業に導入されており、その使いやすさから多くの企業に支持されています。 最大の魅力は、ITに詳しくない方でも迷わず操作できる分かりやすいデザインです。メールのやり取りが複雑になりがちな中小企業でも、チャット形式でスムーズなコミュニケーションが実現できます。また、タスク管理機能では担当者と期限を明確に設定できるため、「誰が」「いつまでに」何をするかが一目で分かり、チーム全体の業務進捗を把握しやすくなります。 機能面では、1対1のやり取りからグループでの議論まで幅広く対応し、音声通話やビデオ通話での会議も可能です。資料やファイルの共有も簡単に行えるため、テレワークにも最適です。特に予算を抑えたい中小企業にとって嬉しいのが無料プランの存在で、基本的な機能は費用をかけずに利用できます。そのため、初めてビジネスチャットを導入する企業でも気軽に試すことができ、業務効率化の第一歩として選ばれています。
コスト
月額770
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズが提供するグループウェアです。プログラミング知識がなくても業務に必要なアプリを自由に作れるクラウドサービスで、豊富なテンプレートを活用すれば、顧客管理や案件進捗、日報管理といった様々な業務アプリを短時間で構築できます。作成したアプリ上でチームメンバー同士がコメントでやり取りしたり、更新があった際に通知を受け取ったりと、情報共有もスムーズに行えます。また、蓄積されたデータをグラフで可視化する機能も備わっているため、売上推移や業務効率の分析にも活用できます。料金プランは利用人数に応じて選べるため、少数精鋭の中小企業から成長段階の組織まで、規模に関係なく導入しやすいのが魅力です。ITに詳しくない方でも直感的に操作できる設計になっており、中小企業のデジタル化推進に適したツールといえるでしょう。
コスト
月額1,100
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
rakumo株式会社が提供するグループウェアです。Google Workspaceをベースに、組織カレンダーや掲示板、経費精算といった日常業務に必要な機能を幅広くカバーしています。クラウドサービスのため、サーバー設置などの面倒な準備は不要で、現在約2,400社の企業で活用されています。特にGoogleカレンダーや連絡先との連携がスムーズで、組織カレンダー機能については「使いやすい」という評価を多く得ています。申請業務に便利なワークフロー機能も搭載しており、Google Workspaceを導入していない部署との情報共有もしっかりサポートします。料金体系はユーザー数に応じて選べるプラン制で、会社の規模に合わせて無駄なくスタートできるのが魅力です。ITに詳しくない中小企業でも導入しやすく、既存のGoogle環境を活かしながら業務効率を向上させたい企業におすすめのサービスです。
コスト
月額539
無料プラン
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズが提供するグループウェアです。Garoonは本来、中堅から大規模組織向けに開発されたシステムで、複雑な部署階層の管理や既存システムとのスムーズな連携機能など、大きな組織でも安心して運用できる本格的な機能が揃っています。もちろん、スケジュール共有や社内掲示板、承認ワークフローといった日常業務に欠かせない基本機能も充実しているため、規模の小さな会社でも十分に活用できます。利用形態はクラウド版とパッケージ版の2つから選べるので、会社の状況や予算に合わせて最適な方法を選択できるのも魅力です。実際の導入事例を見ると大企業での活用が目立ちますが、最近では中小企業においても、部門を超えた情報共有や業務連携を強化する基盤として導入するケースが増えており、組織の成長段階に応じて長く使い続けられるシステムとして注目されています。
コスト
月額911
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ワークスモバイルジャパンが提供するグループウェアです。普段使っているLINEと同じような操作感で、チャットやカレンダー、掲示板、ビデオ会議といった仕事に必要な機能がひとつのアプリにまとまっています。個人向けのLINEとは違い、法人利用を想定した高いセキュリティ機能と管理者による統制機能が搭載されているため、安心してビジネスに活用できます。特に中小企業にとっては、複数のツールを導入するコストや手間を削減しながら、必要な機能をまとめて導入できる点が大きなメリットとなるでしょう。スマートフォンでの利用に最適化されているので、オフィスにいない時でもスムーズに業務連絡が取れます。すでにLINEに慣れ親しんでいる従業員なら、新たに操作方法を覚える負担もほとんどありません。在宅勤務や外回りの営業など、場所を選ばない働き方にも柔軟に対応できる使い勝手の良さが評価され、多くの企業で導入が進んでいます。
コスト
月額450
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能

中小企業向けのグループウェアとは?

更新:2025年06月19日

グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有を支援するシステムです。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要な機能が統合されています。スマホアプリがあれば、外出先でも利用できます。 中小企業では、限られた人員で効率的に業務を運営する必要があります。中小企業向けのグループウェアは、設定が簡単で直感的に操作できます。また、初期費用を抑えられるクラウド型システムなら、サーバー管理の負担も軽減できます。

中小企業がグループウェアを導入する上での課題

中小企業がグループウェアを導入する際、情報セキュリティや運用体制の整備など、さまざまな課題があります。ここでは、導入時に重要な課題を解説します。

1

社内への浸透・定着

中小企業では、従業員のITリテラシーの差によってグループウェアの利用率に格差が生じ、浸透しにくいケースが多くあります。スケジュール管理やチャットなどの基本機能は活用されても、ワークフローや備品管理などの高度な機能は使われず、導入効果が限定的になることも多いです。社員教育の時間や、活用促進の人的リソースが不足すると、システムが形骸化するリスクが高まります。

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費用対効果

グループウェアの導入には、ユーザー数に応じた月額利用料や保守費用が継続的に発生します。中小企業の限られた予算内では、導入コストが高いと感じる経営者も多く、多機能な製品ほど費用が高くなる傾向があります。また、費用対効果が不明確なことから、大企業と比べて導入率が低いのが実情です。

3

既存業務との連携・移行

中小企業では、長年使い慣れたExcelやメールを活用した業務フローが確立されており、グループウェアへの移行には業務プロセスの見直しが必要となります。そのため、移行コストや業務中断のリスクが大きな障壁となることがあります。専任の担当者がいない企業では、初期設定や運用・保守の負担が大きく、機密情報を扱う機能の設定ミスがリスクに直結します。そのため、導入をためらう企業も少なくありません。

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中小企業向けのグループウェアの機能

中小企業向けのグループウェアには、日常業務を効率化する多彩な機能が備わっています。以下では、特に活用度が高く、業務改善に直結する代表的な機能を紹介します。

1

ワークフロー

申請から承認までの流れが記録・追跡され、社内手続きや承認プロセスをシステム上で完結できます。従業員はスマートフォンからでも簡単に各種申請ができます。

2

スケジュール管理

個人のスケジュールや会議室の予約などを一括管理できます。社内の予定調整や業務が可視化され、予定の重複確認や会議室・備品の予約管理を簡単に行えます。

3

ファイル共有

社内文書や業務マニュアル、プロジェクト資料などを一元管理し、権限に応じて共有できます。最新版のファイルに誰でもアクセスでき、更新履歴も管理されます。

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pros

中小企業向けのグループウェアを導入するメリット

中小企業向けのグループウェアを導入すると、情報共有の効率化や業務プロセスの改善などにつながります。ここでは、特に中小企業にとって大きな導入メリットを紹介します。

生産性が向上する

中小企業向けのグループウェアを導入すると、紙やメールで行っていた社内手続きや予定調整が効率化されます。少人数の事務スタッフでも対応できるようになるため、特に人手不足に悩む企業には大きなメリットになります。

情報共有が円滑化する

中小企業向けのグループウェアを活用することで、社内の重要情報や業務知識をスムーズに共有できます。中小企業ではナレッジの属人化が課題になりがちです。情報の見える化により、業務の引き継ぎやサポート体制が強化され、事業の継続性も向上します。

多様な働き方に対応できる

中小企業向けのグループウェアを導入することで、場所や時間を問わず情報共有やコミュニケーションが可能になり、テレワークや時差出勤などの多様な働き方に対応できます。特に育児や介護と仕事を両立する従業員にとっては、時間や場所に縛られない働き方が可能になります。そのため、人材確保や定着率の向上にもつながります。

cons

中小企業に合わないグループウェアを導入するとどうなる?

業務フローが異なる中小企業にとって、大企業向けの高機能なグループウェアは、以下のように業務効率を下げ、経営を圧迫する恐れがあります。

システム利用を避ける従業員が出る

中小企業の業務スタイルに合わない複雑な操作性を持つグループウェアを導入すると、一部の従業員しか活用せず、他の従業員は従来のメールやチャットを使い続けることになります。例えば、情報の登録が煩雑だと、「メールで済ませよう」と考える従業員が出てきてしまい、結果的に重要な情報がグループウェアに蓄積されません。グループウェアは全員が使うことで効率が上がるため、一部の従業員しか活用しないと、情報共有がかえって非効率になります。

運用管理が負担になる

多機能なグループウェアは、専任の担当者がいないと、運用管理が大きな負担になります。細かいアクセス権限管理や通知設定が業務の妨げになることもあります。導入計画が不十分だと、メールなどの既存ツールとの二重管理が発生し、業務がかえって煩雑になる恐れがあります。少人数で多様な業務をこなす環境では、システム運用が目的化すると、本来の業務に集中できなくなります。

社外との情報共有がやりにくくなる

取引先や外注先との連携が欠かせない企業が、社内完結型のグループウェアを導入すると、外部との情報共有や協業が難しくなることがあります。メールやWeb会議ツールとの連携が弱いグループウェアでは、外部とのやり取りを別システムで行わざるを得なくなります。結果として、データの二重入力や情報の整合性維持に手間がかかります。

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中小企業向けのグループウェアの選び方

中小企業向けのグループウェアを選ぶ際は、コストや運用負荷、機能の必要性などを考慮する必要があります。ここでは、導入を検討する際に重要な選定ポイントを解説します。

1

現場の利用しやすさ

操作が直感的で学習コストが低く、ITリテラシーに差がある従業員でも簡単に使える製品を選びましょう。導入前にデモ版や無料トライアルを活用し、実際に使う従業員が操作感を確認することで、定着率を高められます。

2

機能

自社の課題を明確にし、必要な機能だけを備えた製品を選ぶことで、コスト効率と運用負担の両面でメリットを得られます。スケジュール管理や情報共有などの基本機能を重視し、拡張性のある製品を選べば、初期導入のハードルを下げながら、将来の成長にも対応できます。

3

サポート体制

専任の担当者が少ない中小企業では、導入時の設定支援はもちろん、運用中のトラブル対応や操作の問い合わせに対応できる製品を選ぶことが重要です。

4

他システムとの連携

他システムとの親和性が高い製品を選ぶことで、情報の二重管理を防ぎ、業務全体の効率化につながります。特に、メールやWeb会議ツールとの連携がスムーズな製品だと、社内外のコミュニケーションがより円滑になります。

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