タイプ別お勧め製品
チャット主体で顧客・所内のやり取りを効率化するタイプ 💬
このタイプが合う企業:
顧問先・クライアントとのチャットベースのやり取りを重視する税理士・社労士・弁護士事務所や、小規模コンサルティングファーム
どんなタイプか:
士業・コンサルティング業界でもっとも利用されているのが、ビジネスチャットを中心としたグループウェアです。顧問先や顧客とのやり取りが頻繁に発生する士業事務所では、メール・電話に代わるスピーディなコミュニケーション手段として重宝されています。FitGapでは、少人数の事務所で「まず手軽に始めたい」という方にとって、最初の一歩として最適なタイプだと考えています。社外の相手もすぐに招待でき、案件ごとにグループを分けて情報を整理できる点が、士業特有の多案件並行管理にマッチします。
このタイプで重視すべき機能:
🤝社外ユーザー招待・グループチャット
顧問先やクライアントをチャットグループに直接招待でき、案件・顧客ごとにスレッドを分けて管理できます。メールのように宛先を都度入力する手間がなく、過去のやり取りも一画面で遡れるため、担当者の引継ぎ時にも情報が途切れません。
✅タスク管理・期限リマインド
チャット上で発生した依頼や確認事項をそのままタスクとして登録し、期限を設定するとリマインド通知が届きます。申告期限や届出期限が厳格な士業業務において、対応漏れを防ぐシンプルな仕組みとして活用されています。
おすすめ製品3選
Chatwork
おすすめの理由
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Slack
おすすめの理由
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
LINE WORKS
おすすめの理由
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
オフィススイート統合型で文書作成から情報共有まで一元化するタイプ 📄
このタイプが合う企業:
提案資料・契約書・レポートなどのドキュメント作成が多い中規模以上のコンサルティングファームや、複数拠点で共同編集を行う士業法人
どんなタイプか:
メール・カレンダー・クラウドストレージ・文書作成ツールが一体となった統合型グループウェアです。契約書や提案資料の作成・共同編集がツール内で完結するため、コンサルティングファームのようにドキュメントワークの比重が大きい組織に向いています。FitGapとしては、単なるコミュニケーションだけでなく「資料を作る・共有する・承認する」までの流れを1つの環境で済ませたい場合に、もっとも費用対効果が高いタイプだと評価しています。AI機能による文章要約や翻訳など、最新の生産性向上機能が充実している点も見逃せません。
このタイプで重視すべき機能:
📝クラウド文書の共同編集・バージョン管理
Word・Excel・スプレッドシートなどのビジネス文書を、複数メンバーがリアルタイムで同時編集できます。変更履歴が自動保存されるため、契約書や報告書の修正過程を後から追跡でき、士業の監査証跡としても活用できます。
🔒大容量クラウドストレージとアクセス権限管理
1ユーザーあたり1TB以上のクラウドストレージが付属し、顧客資料や機密文書を安全に保管できます。フォルダ・ファイル単位で閲覧・編集権限を細かく設定できるため、案件ごとにアクセスを制限する必要がある士業業務に適しています。
おすすめ製品3選
Microsoft 365
おすすめの理由
価格
0円~
月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Google Workspace
おすすめの理由
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Lark
おすすめの理由
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
スケジュール・ワークフロー中心に社内業務をまとめて管理するタイプ 🗓️
このタイプが合う企業:
所員のスケジュール共有や稟議・回覧のデジタル化を優先したい士業事務所、または社内ポータルを整備して情報の一元管理を目指す中規模コンサルティング企業
どんなタイプか:
スケジュール管理・施設予約・掲示板・ワークフロー申請など、社内のあらゆる日常業務を1つのポータル画面から操作できる、いわゆる「国産グループウェア」の王道タイプです。FitGapでは、所員のスケジュール共有や稟議・押印のワークフローを紙からデジタルへ移行したい事務所にとって、最も即効性のあるタイプだと感じています。チャットや文書作成は他ツールで補いつつ、社内の業務基盤としてこのタイプを据える使い方が、士業・コンサルティング業界では定着しています。日本の商習慣に合わせた細かい機能設計がされており、ITに詳しくないスタッフでも直感的に操作できます。
このタイプで重視すべき機能:
📅全社スケジュール共有・施設予約
所員全員の予定を一画面で横断的に確認でき、会議室や応接室の予約もカレンダー上でワンクリックで完了します。外出の多い士業スタッフの空き時間を瞬時に把握でき、顧問先とのアポイント調整がスムーズになります。
📋ワークフロー(稟議・申請の電子化)
経費精算・押印申請・休暇届などの社内申請を、紙の回覧からオンライン承認に置き換えられます。承認ルートを事前に設定しておけば、所長や部門長が外出中でもスマホから承認でき、決裁のスピードが格段に上がります。
おすすめ製品3選
rakumo
おすすめの理由
価格
200円
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
サイボウズ Office
おすすめの理由
価格
600円
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
desknet's NEO
おすすめの理由
価格
600円
ユーザー/月
無料トライアルあり
士業・コンサルティング業界でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
要件の優先度のチャート:比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは?
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
💬顧客・外部とのチャット連携
士業やコンサルティング業では、顧問先や依頼者との日常的なやり取りが頻繁に発生します。グループウェアのチャット機能が外部ユーザーとも連携できるかどうかは、業務スピードに直結します。Chatworkのように社外の顧客をグループチャットに招待できる製品もあれば、社内利用のみに限定される製品もあるため、FitGapではこの要件を最初に確認することをおすすめしています。
🔐アクセス権限の細かさ
士業事務所では、クライアントごとの案件情報を厳格に分離して管理する必要があります。個人・部署・案件単位でファイルや掲示板の閲覧・編集権限を細かく設定できるかは、製品による差が大きいポイントです。FitGapでは、特に税理士・社労士など複数顧問先を抱える事務所ほど、この要件の優先度を上げるべきだと考えています。
📱モバイルでの実用性
外出先での顧客訪問やセミナー登壇が多い士業・コンサルタントにとって、スマートフォンからスケジュール確認・チャット返信・ファイル閲覧をストレスなく行えるかは非常に重要です。PC版とほぼ同等の操作が可能な製品もあれば、モバイルでは機能が大幅に制限される製品もあるため、無料トライアルでスマホ操作感を事前に確認してください。
📂ファイル共有・文書管理の充実度
契約書・申告書・報告書など大量の書類を扱う業態だからこそ、バージョン管理やフォルダの階層構造、全文検索などファイル共有機能の充実度が選定を左右します。Google WorkspaceやMicrosoft 365のようにクラウドストレージが標準で大容量な製品と、ストレージ容量が限定的な製品では運用感がまったく異なります。
💰少人数・低コストでの導入しやすさ
士業事務所は5〜30名程度の少人数組織が多く、月額コストと最低利用人数のハードルが選定に直結します。1ユーザー数百円から始められる製品もあれば、最低50ユーザー以上でないと契約できない大企業向け製品もあるため、FitGapでは自社の規模に見合った料金体系かどうかを必ず確認するようお伝えしています。
📝オフィススイート(文書作成機能)の有無
グループウェアの中には、ワープロ・表計算・プレゼンテーションなどのオフィススイートが含まれる製品と含まれない製品があります。Microsoft 365やGoogle Workspaceはオフィス機能を標準搭載しているため追加コストなく文書作成が可能ですが、国産グループウェアでは別途Office製品の契約が必要になるケースが大半です。
一部の企業で必須
✅ワークフロー(承認申請)機能
経費精算や稟議などの社内承認プロセスをデジタル化したい場合に必要です。数名規模の事務所では不要なことも多いですが、10名を超える中堅事務所やコンサルティングファームでは、紙の申請書を回す非効率を解消するために重宝します。
🎥Web会議機能の内蔵
コロナ禍以降、顧問先とのオンライン面談が定着した事務所では、グループウェアにWeb会議が組み込まれているかどうかが重要です。Microsoft 365のTeamsやGoogle WorkspaceのMeetのように標準搭載されている製品は外部ツールとの二重管理を避けられます。
🔗外部サービスとのAPI連携
会計ソフト・電子契約・CRMなど、士業特有の専門ツールとグループウェアをデータ連携させたい場合に確認すべき要件です。API連携の豊富さは製品によって大きな差がありますので、FitGapでは現在お使いの業務ソフトとの連携可否を事前にリストアップしておくことを推奨しています。
📖ナレッジ・Wiki機能
過去の判例メモや手続きマニュアル、社内Q&Aなどのナレッジを蓄積・検索できる機能です。複数の専門家が在籍する事務所やコンサルファームでは属人化を防ぐ上で有効ですが、小規模事務所ではファイル共有で代替できるケースも多いです。
🏢多拠点・多法人管理
税理士法人・社労士法人など複数拠点を持つグループ事務所では、拠点ごとにポータルやメンバーを分けつつ全社横断で情報を共有できる仕組みが必要になります。単一拠点であれば不要ですので、事務所の規模・体制に合わせて判断してください。
ほぼ全製品が対応
📅共有カレンダー・スケジュール管理
メンバーの予定を一覧表示し、空き時間の確認や会議の調整を行う機能です。グループウェアの最も基本的な機能であり、ほぼすべての製品に搭載されています。
📢掲示板・お知らせ機能
社内の通達事項や業務連絡を一斉に周知するための機能です。メールと異なり宛先漏れや埋没が起きにくく、ほとんどの製品が標準搭載しています。
💭社内チャット・メッセージ
テキストベースのリアルタイムコミュニケーション機能です。近年のグループウェアではほぼ標準装備となっており、製品間の差はそれほど大きくありません。
📎基本的なファイル共有
ドキュメントや画像をクラウド上にアップロードしてメンバー間で共有する機能です。容量や検索性に差はあるものの、共有機能自体はほぼすべての製品に備わっています。
優先度が低い
🚪設備・会議室予約
自社オフィスの会議室やプロジェクターなどの設備を予約管理する機能です。士業事務所は小規模で会議室が少ないケースが多く、この機能が決め手になることはほとんどありません。
⏰タイムカード・勤怠管理
グループウェアに簡易的な勤怠打刻機能が付いている製品もありますが、士業事務所では専用の勤怠管理ソフトや給与計算ソフトで管理するのが一般的です。グループウェア側のこの機能に過度な期待を置く必要はありません。
士業、コンサルティングのグループウェアの選び方
1.「社外連携の頻度」と「文書作成の比重」で3タイプから1つに絞る
最初に確認していただきたいのは、日々の業務で「顧問先・クライアントとのチャットのやり取り」と「契約書・報告書などの文書作成」のどちらに多くの時間を使っているかです。顧問先とのやり取りが中心で、資料作成は既存のOfficeソフトで十分という事務所であれば「チャット主体タイプ(Chatwork・Slack・LINE WORKSなど)」が最適です。逆に、提案書やレポートの共同編集が日常的に発生するコンサルティングファームであれば「オフィススイート統合タイプ(Microsoft 365・Google Workspaceなど)」を選ぶのが合理的です。社内のスケジュール共有や稟議の電子化が最優先課題であれば「スケジュール・ワークフロー中心タイプ(rakumo・サイボウズ Officeなど)」に進んでください。FitGapでは、この最初の分岐を間違えると後から乗り換えコストが大きくなるため、ここに最も時間をかけるべきだと考えています。
よくある質問
士業、コンサルティング業界においてグループウェアを導入する際、どのような点に注意すべきですか?
士業、コンサルティング業界においてグループウェアの導入でよく相談を受けるのが、「セキュリティ対策の徹底と機密情報の保護」と「既存業務フローとの整合性確認」に関する問題です。セキュリティ対策の徹底と機密情報の保護については、グループウェアを導入する際は、機密情報を扱う士業、コンサルティング業界の特性を考慮したセキュリティ対策が必要です。さらに既存業務フローとの整合性確認の点でも、グループウェアを導入しても、既存の業務フローと合わなければ活用されません。このほか「コストと導入効果のバランス」「データ移行と既存情報の整理」「メンバーの理解と活用促進」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。
士業、コンサルティング向けのグループウェアは、生成AIやAIエージェントの登場でどのように変化していますか?
生成AIやAIエージェントの活用により、士業、コンサルティング向けのグループウェアは大きく変化しています。主要なグループウェアには既に生成AIが組み込まれ、文書作成や要約など日常業務を支援しています。例えば、文書作成ツールではユーザーが要望を自然言語で入力するだけで文章の下書きを生成でき、メールでも要点をまとめたり返信文を提案する機能が実装されています。また社内データや過去の会話を参照し、関連情報を引き出して内容を調整することで、より文脈に沿った成果物を作成可能です。これらにより会議メモの要約や資料のドラフト作成にかかる時間が大幅に削減され、実際に法律事務所で日常業務の自動化によって弁護士の作業時間が数千時間単位で節約された例もあります。
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