あなたにぴったりの生成AI、エージェント、ソフトウェアが見つかる
あなたにぴったりの
全文検索対応のグループウェア
を無料で選定
Q. どちらに当てはまりますか？
全文検索対応のグループウェアを知りたい
あなたにおすすめ
条件に合うグループウェアを知りたい
社内の情報共有を効率化したい
今のグループウェアの活用率を上げたい
全文検索対応のグループウェアおすすめ9選｜タイプ別の選び方ガイド
更新：2026/6/20
全文検索を備えた製品を選ぶ際は、ファイル名だけを手がかりにせず、見たい情報の置き場所を先に確認します。差が出るのは、Office文書やメールまで同じ基盤に置くか、稟議・掲示板を社内ポータルで扱うか、社内Wikiやチャットを検索の入口にするかという点です。まず資料、会議記録、承認履歴など、日常的に探す情報を決めると、必要な検索対象を広げる順序を整理できます。このページでは、探したい情報の置き場所と承認・共有の扱いを分けて、本文や履歴の検索に対応したグループウェアの候補を比較できます。
続きを読む
レビュー担当 遠藤 慎
Google Workspace・Slack等の業務基盤ツールを日常的に利用し、SaaS製品の体系的な比較検証ノウハウをもとに各製品を評価している。
FitGapにおけるすべての評価は、公平性を最優先に、客観的なアルゴリズムを用いて計算されています。製品の評価方法は「FitGapの評価メソッド」、シェアデータの算出根拠は「シェアスコアの算出方法」をご覧ください。
おすすめ製品の早見表
| 製品名 | タイプ | 料金 | 企業規模 | 評価ポイント |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | Office統合プラットフォームタイプ 🏢 | 0円〜月 |
| Office文書とTeams履歴まで横断検索可能。全体シェアトップで規模を問わず使える。 |
| Google Workspace | Office統合プラットフォームタイプ 🏢 | 0円〜ユーザー/月 |
| Docs・Gmail・Driveを横断して共同編集と検索がしやすい。中小企業シェアも高い。 |
| Lark | Office統合プラットフォームタイプ 🏢 | 0円〜ユーザー/月 |
| チャット・会議・承認まで一体化。対応範囲が広く低コストで始めやすい。 |
| desknet's NEO | 国産オールインワン業務タイプ 🇯🇵 | 600円ユーザー/月 |
| 25以上の標準機能を低コストで導入可能。中堅企業でも使われやすい。 |
| Garoon | 国産オールインワン業務タイプ 🇯🇵 | 900円月/ユーザー |
| 大規模組織の権限管理に強い。セキュリティが高く官公庁シェアも上位。 |
| ArielAirOne Portal | 国産オールインワン業務タイプ 🇯🇵 | 要問合せ |
| 権限に応じて大量文書を横断検索可能。大企業向けでサポートも手厚い。 |
| NotePM | ナレッジ共有・コミュニケーション特化タイプ 💡 | 4,800円月 |
| 非IT部門でも社内Wikiを作りやすい。全文検索とテンプレート管理にも対応。 |
| LINE WORKS | ナレッジ共有・コミュニケーション特化タイプ 💡 | 0円〜ユーザー/月 |
| LINEに近い操作感で現場に定着しやすい。操作性が高く業種シェアも上位。 |
| kintone | ナレッジ共有・コミュニケーション特化タイプ 💡 | 1,000円月 / ユーザー |
| ノーコードで業務アプリを作成可能。豊富な連携で現場主導の改善に強い。 |
グループウェアの導入によって得られる効果
グループウェアは、予定、掲示板、ファイル共有などをまとめて使えるようにするツールです。導入前後で変わる点は、下の表で確認できます。
| 導入前の課題 | 導入によって得られる効果 |
|---|---|
| 社内のお知らせを見落としやすい | 掲示板や通知で社内のお知らせをまとめ、確認漏れを減らせます |
| 予定共有に手間がかかる | 予定や会議室の情報をまとめて確認でき、日程確認や連絡を進めやすくなります |
| ファイル共有に時間がかかる | 社内文書を共通の場所で扱いやすくなり、探す作業や送付作業を減らせます |
| 部署間の情報共有が遅れやすい | 掲示板やファイル共有で情報を届けやすくなり、部署間の確認待ちを抑えられます |
| 部署間の状況を把握しにくい | 予定や連絡状況をまとめて見られるようになり、部署をまたいだ確認や調整を進めやすくなります |
続いて、全文検索に対応したグループウェアをタイプ別に分類し、それぞれのおすすめ製品を紹介します。
全文検索に対応したグループウェア3タイプを解説
| 比較項目 | Office統合プラットフォームタイプ | 国産オールインワン業務タイプ | ナレッジ共有・コミュニケーション特化タイプ |
|---|---|---|---|
| 優れている点 | 文書も会話も丸ごと検索 | 日本の稟議文化に寄り添う運用 | 現場で探せる社内ナレッジ |
| できること | 文書横断全文検索チャット統合検索添付ファイル検索 | 稟議承認ワークフローきめ細かな権限管理設備予約管理 | 社内Wiki蓄積マニュアル全文検索モバイル現場閲覧 |
| 適している企業/業種 | 中堅企業大企業 | 官公庁金融機関製造業 | 介護業建設業小売業 |
| 料金目安 | 月額約750円〜（1ユーザーあたり） | 月額約500円〜（1ユーザーあたり） | 月額約900円〜（1ユーザーあたり） |
タイプ別おすすめ製品
Office統合プラットフォームタイプ 🏢
このタイプが合う企業：
Office文書を中心に業務を進めている中〜大規模企業。ExcelやWordでの資料作成が多く、ファイル共有とコミュニケーションを一元化したい組織に向いています。
どんなタイプか：
Office文書、メール、チャット、会議、ストレージを統合し、業務データを横断検索できるタイプです。添付ファイルや会話履歴まで検索対象にできる点が特徴です。
おすすめ製品３選
Microsoft 365
Office文書を横断検索して探す時間を減らしたい企業向け
Microsoft 365は、Office文書を業務情報の中心に置く企業向けに、作成・共有・検索・承認までを同じ環境でつなげやすい統合プラットフォームです。
Word、Excel、PowerPointのネイティブ編集に加え、SharePoint、OneDrive、Teamsのチャット履歴まで横断検索しやすく、社内文書が多い組織で情報を探す時間を減らしやすい点が強みです。FitGapでは全体シェアが1位で、大企業・中堅企業・中小企業でも上位、機能性・セキュリティ・連携評価も高く、規模を問わず候補にしやすい製品です。代理承認や順次承認にも対応するため、文書管理と決裁をまとめたい情報システム部門に向きます。
一方、プロジェクト管理やERP・販売管理連携は追加対応が前提です。Office文書をあまり使わない企業や、低コストで最小限のグループウェアだけ欲しい企業は他製品も比較した方がよいです。
価格
0円〜
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Google Workspace
ブラウザ完結の共同編集と検索で素早く立ち上げたい組織向け
Google Workspaceは、ブラウザ上で文書作成、共同編集、メール、会議、ファイル検索を軽快に回せるクラウド型の統合プラットフォームです。
Docs、Sheets、Slidesで同時編集しながら、GmailやDrive内の資料を横断して探せるため、場所を問わず情報共有するチームに向きます。画像内の文字やPDF内容も検索対象にできる機能があり、FitGapでは操作性評価が上位、IT・インターネット、教育・学習支援、広告・芸術分野でのシェアも1位です。クラウド前提で素早く立ち上げたい中小企業、教育機関、クリエイティブ組織に特に合います。
一方、順次承認は追加対応、代理承認・プロジェクト管理・会計ソフト連携は非対応です。稟議や代決、大型案件管理、基幹業務連携を標準機能で完結したい企業は、Microsoft 365や承認・業務管理に強い製品との比較が必要です。
価格
0円〜
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Lark
チャットも文書もまとめて全文検索したい中小企業におすすめ
Larkは、チャット・ビデオ会議・カレンダー・文書共同編集・メール・承認を一体化し、会話や資料をまとめて全文検索できるOffice統合プラットフォームです。
添付ファイル本文やチャット履歴まで横断検索できるため、情報が複数ツールに散らばる状態を減らしたい企業に向きます。FitGapではドキュメント、社外共有、スケジュール共有、タスク管理、順次承認・代理承認などの標準対応範囲が広く、導入しやすさと料金面の評価も高いため、中小〜中堅企業が低コストで業務基盤をまとめたい場合に候補になります。自動翻訳もあり、海外メンバーとのやり取りがある組織にも合います。
一方、会計・SFA/CRM・ERP/販売管理・人事システムとの連携は個別構築が前提になりやすく、オフライン利用もできません。既存のMicrosoft 365やGoogle Workspaceを残す企業、監査要件や国内サポートを重視する企業は、重複機能とセキュリティ方針を他製品と比べて確認してください。
価格
0円〜
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
国産オールインワン業務タイプ 🇯🇵
このタイプが合う企業：
稟議・回覧・設備予約など日本企業ならではの業務フローをデジタル化したい企業。特に官公庁・自治体・金融機関・製造業など、きめ細かな権限管理や国産ならではのサポートを重視する組織に向いています。
どんなタイプか：
スケジュール、掲示板、稟議、設備予約、ファイル管理を一体化した国産グループウェアです。日本企業の承認フローや権限管理に沿って運用しやすい点が特徴です。
おすすめ製品３選
desknet's NEO
低コストで文書管理と承認をまとめたい中堅組織の有力候補
desknet's NEOは、社内ポータル、掲示板、スケジュール、ワークフローを低コストでまとめる国産グループウェアです。
全文検索を備えた文書管理に加え、順次承認と代理承認も扱えるため、稟議書や社内文書を後から横断検索したい中堅組織に向きます。FitGapでは料金評価がカテゴリ52製品中1位、中堅企業シェアも同タイプ内2位で、製造・金融・電気ガス水道でも上位シェアです。特に、紙やExcelで残る情報を社内利用に集約したい企業に候補になります。
一方、チャット、Web会議、会計ソフト連携、Google Workspace連携、アクセス制御は追加オプションで、社外共有とオフライン利用には対応しません。取引先との資料共有や外出先での閲覧を重視する場合は、連携範囲を確認して他製品も比べる必要があります。
価格
600円
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Garoon
閲覧権限を厳格に分けて文書管理したい官公庁・大企業向け
Garoonは、300名以上の大規模組織を前提に、全文検索、文書管理、ワークフロー、細かなアクセス権限を一体で運用しやすい国産グループウェアです。
稟議書や掲示情報を検索しながら、部署・役職ごとの閲覧範囲を厳格に分けたい官公庁や大企業に向きます。FitGapではセキュリティ評価がカテゴリ52製品中1位、機能性評価も2位で、官公庁シェアもカテゴリ内1位です。順次承認、代理承認、アクセス制御を使えるため、統制を重視する組織ではdesknet's NEOより管理寄りの選択肢になります。
一方、チャット、社外スケジュール共有、Google Workspace連携、社外共有、安否確認には対応せず、Web会議とMicrosoft 365連携は追加オプションです。少人数で手軽に始めたい企業やGoogle系サービス中心の環境では、過剰になりやすい製品です。
価格
900円
月/ユーザー
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
ArielAirOne Portal
権限管理と添付ファイル検索を両立したい大企業の社内ポータル
ArielAirOne Portalは、大企業の社内ポータルに業務システム連携と全文検索を組み込む国産グループウェアです。
アプリケーション横断の検索で、タイトルや本文だけでなくExcel、Word、PDFなどの添付ファイル内の文字列まで探せ、検索結果は利用者の権限に応じて絞り込まれます。FitGapではセキュリティ評価とサポート評価がカテゴリ52製品中1位、大企業シェアも上位で、建設不動産、金融保険、医療福祉、官公庁、製造での利用傾向が見られます。
厳密な権限階層のもとで大量文書を探す企業に向く一方、チャット、社内メール、外部メール、Web会議、代理承認、ワークフローとRPAの連携には対応せず、順次承認は追加オプションです。料金評価も低めのため、中小規模や軽量な全文検索を求める企業は別製品を比べた方がよいです。
価格
要問合せ
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
ナレッジ共有・コミュニケーション特化タイプ 💡
このタイプが合う企業：
社内ナレッジの蓄積・検索を重視する企業や、現場スタッフがスマホ中心に情報共有したい組織。ノンデスクワーカーが多い業種（介護・建設・小売など）や、マニュアル・FAQを頻繁に参照するチームに向いています。
どんなタイプか：
社内Wiki、ナレッジベース、チャットを中心に、情報の蓄積・検索・共有を高速化するタイプです。機能網羅より「書く・探す・共有する」流れを重視します。
おすすめ製品３選
NotePM
マニュアルやノウハウを添付ごと検索できる社内ナレッジ共有ツール
NotePMは、社内WikiとしてマニュアルやFAQを整え、本文や添付ファイルまで含めて全文検索しやすくするナレッジ共有寄りの製品です。
タグ・フォルダ階層・テンプレート・コメント／レビューに対応し、非IT部門でも記事を作りながら情報を蓄積できます。FitGapでは導入しやすさが同ページ内1位タイ、操作性も2位タイで、既存のチャットや予定表は残しつつ、探せない社内文書だけを改善したい企業に向きます。
一方、チャット、Web会議、スケジュール共有、順次承認ワークフローは備えません。メールや稟議まで一体化したグループウェア、専用モバイルアプリや高度な画像編集、統制要件の強い運用を求める企業は他製品も比べる必要があります。
価格
4,800円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
LINE WORKS
現場スタッフがスマホで使いやすいチャット起点のグループウェア
LINE WORKSは、LINEに近い操作感で社内外の連絡を業務管理に載せる、チャット起点のグループウェアです。
全文検索を主目的にした文書管理というより、掲示板、カレンダー、ファイル共有をスマホで使いやすくし、現場の連絡履歴や共有情報を探しに行ける状態にしたい企業に向きます。FitGapでは操作性が同ページ単独1位、導入しやすさも1位タイで、建設・不動産、医療・福祉、飲食・宿泊など現場部門の多い業種でもシェア上位です。
一方、順次承認ワークフロー、代理承認、監査ログ、アクセス制御は追加オプションで、Google Workspace連携、会計ソフト連携、オフライン利用には対応しません。稟議や統制、既成SaaS連携を重く見る企業は別製品も確認した方が安全です。
価格
0円〜
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
kintone
業務アプリをノーコードで作って情報集約したい企業向け
kintoneは、日報、案件管理、申請フォームなど自社用の業務アプリをノーコードで作り、そこに蓄積した情報を検索・共有するプラットフォーム型の製品です。
固定の社内Wikiを整えるNotePM、現場チャットを広げるLINE WORKSに対し、業務プロセスごとに情報の入れ物を設計できる点が強みです。FitGapでは連携評価が同ページ内1位タイで、順次承認ワークフロー、RPA連携、タスク管理、ナレッジベース管理、文書の全文検索に対応します。部門ごとに管理項目や承認ルートが違い、既存SaaSや基幹システムとつなぎながら改善したい企業に向きます。
一方、チャット、Web会議、代理承認は非対応で、社内メールやスケジュール共有は追加オプションです。短期間で標準グループウェアを使いたい企業や、アプリ設計を担う担当者がいない企業には重くなります。
価格
1,000円
月 / ユーザー
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
比較すべき機能の優先度マップ
どこから比較すべきか
製品には数多くの機能がありますが、選定の決め手になるのは一部の機能だけです。そこで各機能を「多くの企業で必要か」と「製品ごとに対応が分かれるか」の2つの軸で4つに分け、比較する順番が分かるように並べました。下の表では、このページに登場した製品が各機能にどう対応しているかを、上から順に確認できます。
標準対応
オプション/条件付き
非対応
選定の決め手
全文検索対応のグループウェアでは、検索対象になる会話・メール・会議情報や社外共有、承認業務まで含めて差が出やすいため、日常の情報探索範囲に合わせて確認します。
Microsoft 365 | Google Workspace | Lark | desknet's NEO | Garoon | ArielAirOne Portal | NotePM | LINE WORKS | kintone | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
チャット グループチャットや1対1チャットでリアルタイムにメッセージをやり取りできるか | |||||||||
社内メール グループウェア内で社内メールを送受信し一元管理できるか | |||||||||
外部メール 外部ドメインとのメール送受信ができるか | |||||||||
Web会議 グループウェア内でWeb会議を実施できるか | |||||||||
ワークフロー（順次承認） 申請を順番に承認していくワークフローを設定・実行できるか | |||||||||
社外共有機能 社外パートナーとチャット・会議・掲示板・ファイル・タスクを共同利用できるか |
一部の企業で必須
稟議の代理対応、案件進行、会計連携、シフト運用などは、全文検索そのものより業務形態で必要性が分かれるため、該当部門が使う範囲だけ重点的に見ます。
Microsoft 365 | Google Workspace | Lark | desknet's NEO | Garoon | ArielAirOne Portal | NotePM | LINE WORKS | kintone | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
代理承認 申請者不在時に代理人が承認できるか | |||||||||
プロジェクト管理 複数タスクの進捗をガントチャートなどで可視化できるか | |||||||||
会計ソフト連携 会計システムとAPI連携し仕訳や請求データを同期できるか | |||||||||
シフト管理 勤務シフトを作成し、交替制勤務などを管理できるか |
ほぼ全製品が対応
全文検索をうたうグループウェアでは、掲示板・ファイル共有・文書検索・ナレッジ蓄積は多くの製品で整っているため、基本機能として操作性や検索精度を比較します。
Microsoft 365 | Google Workspace | Lark | desknet's NEO | Garoon | ArielAirOne Portal | NotePM | LINE WORKS | kintone | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
掲示板 掲示板形式で情報や社内ニュースを共有できるか | |||||||||
ファイル共有 社内でファイルをアップロードし共有やダウンロードできるか | |||||||||
文書管理（全文検索） 文書内容を全文検索できるか | |||||||||
ナレッジベース管理 社内マニュアルやFAQを蓄積・検索できるか |
優先度が低い
オフライン利用は対応製品が限られ、社内文書やチャット履歴をオンラインで探す運用が中心の企業では優先度を下げても比較しやすい項目です。
Microsoft 365 | Google Workspace | Lark | desknet's NEO | Garoon | ArielAirOne Portal | NotePM | LINE WORKS | kintone | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
オフライン利用 モバイルアプリでオフライン時にも閲覧や編集ができるか |
全文検索のグループウェアの選び方
このページでの絞り込み方
- 1情報の置き場所を見て、大まかに製品を絞るOffice文書や稟議書、社内Wikiや現場チャットでは検索したい情報の置き場所が変わります。まずは自社で探す頻度が高い情報に近いタイプを選びます。タイプ別おすすめへ ↑
- 2外せない検索範囲は、機能の優先度マップで確認するチャット履歴やファイル本文、承認履歴や社外共有などは業務内容によって優先度が変わります。必須条件がある場合は、機能マップで先に検索対象をそろえます。機能の優先度マップへ ↑
- 3検索を日常業務に定着させる条件を確認する全文検索は、文書を保存する場所や利用者の権限、現場での投稿習慣まで整って効果が出ます。下の比較ポイントでは、機能の○×に加えて確認したい運用・契約条件を整理します。
ここからは、タイプや機能を確認したうえで、全文検索を日常業務で使い続けるための条件を整理します。情報の置き場所と管理担当をそろえると、導入後に探せる情報と探せない情報のずれを減らしやすくなります。契約や支援の進め方も同じ前提にすると、社内展開の負担を想像しやすくなります。
機能だけでは分かりにくい、運用・契約条件の比較ポイント
検索対象と情報の置き場所
Office文書や稟議書、マニュアルやチャットが別々の場所に残る企業では検索窓を増やすほど利用者が迷います。日常的に作る情報をどの製品へ集めるかが曖昧だと、導入後もファイル名検索や人への確認が残ります。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。Office文書やメールまで同じ基盤に集める製品、稟議や掲示板を社内ポータルに集める製品、Wikiや業務アプリを検索の入り口にする製品があります。
- Office文書やメールまで同じ基盤に集める製品資料作成と共有の場を寄せやすく、文書を探す入口をまとめやすい製品です。ただし既存の保存場所が多い場合は、移す情報と残す情報の整理が必要です。代表製品：Microsoft 365 / Google Workspace
- 稟議や掲示板を社内ポータルに集める製品申請書や社内連絡を同じ画面に集めやすく、部門横断の検索を設計しやすい製品です。ただし運用開始前に、部署ごとの保管場所を決める手間があります。代表製品：desknet's NEO / Garoon
- Wikiや業務アプリを検索の入り口にする製品マニュアルや業務記録を目的別に蓄積しやすく、必要な情報を記事やアプリ単位で探せます。ただし投稿や更新の担当が曖昧だと、古い情報が残ります。代表製品：NotePM / kintone
閲覧範囲と検索結果の管理体制
人事や経理、役員会や取引先情報が同じ検索基盤に入ると誰がどの結果を見られるかの設計が重要になります。権限変更の担当が曖昧なままだと、異動や兼務のたびに見える情報が過不足しやすくなります。
製品の分かれ方：管理体制は大きく3通りです。全社基盤の管理設定で範囲をそろえる製品、部署や役職に合わせて社内文書を管理する製品、現場共有を広げやすい製品があります。
- 全社基盤の管理設定で範囲をそろえる製品既存のアカウント管理と合わせて、文書やメールの利用範囲を整えやすい製品です。ただし部門ごとの共有ルールが残る場合は、管理者側の棚卸しが必要です。代表製品：Microsoft 365 / Google Workspace
- 部署や役職に合わせて社内文書を管理する製品掲示板や文書フォルダを組織単位で分けやすく、社内規程や稟議情報を扱う企業に合います。ただし細かく分けすぎると、検索できる範囲が利用者に伝わりにくくなります。代表製品：Garoon / desknet's NEO
- 現場共有を広げやすい製品店舗や外出先のメンバーにも情報共有を広げやすく、連絡履歴を探しやすい製品です。ただし端末利用や外部メンバーとのやり取りのルールを先に決める必要があります。代表製品：LINE WORKS / Lark
投稿・検索が定着する利用場面
全文検索の精度が高くても、利用者が情報を残さなければ探せる情報は増えません。会議後の資料保存や現場からの連絡、マニュアル更新のどこで使うかが決まらないと検索基盤が一部の部署だけのものになります。
製品の分かれ方：定着しやすい場面は大きく3通りです。文書共同編集とチャットから探す製品、社内Wikiに蓄積して探す製品、スマホ連絡や掲示から探す製品があります。
- 文書共同編集とチャットから探す製品会議や資料作成の流れで情報を残しやすく、日々のやり取りから探せます。ただし雑談や一時的な通知まで混ざると、命名や保管ルールが必要です。代表製品：Microsoft 365 / Lark
- 社内Wikiに蓄積して探す製品マニュアルやFAQを記事として整えやすく、教育や問い合わせ対応で使いやすい製品です。ただし記事の更新日や担当者を決めないと、内容の鮮度が落ちます。代表製品：NotePM
- スマホ連絡や掲示から探す製品現場メンバーが移動中でも投稿しやすく、連絡履歴や掲示を後から確認しやすい製品です。ただし長期保管したい文書は、別の保管場所との分担が必要です。代表製品：LINE WORKS
導入規模と契約・支援範囲
全社で使うグループウェアを入れ替える場合と、ナレッジ共有だけを追加する場合では、準備する利用者数や初期設定が変わります。契約前に対象部門と移行範囲を決めないと、試用では軽く見えた運用負担が本番で増えます。
製品の分かれ方：進め方は大きく3通りです。既存のOffice系基盤とまとめて契約する製品、国産グループウェアとして導入計画を立てる製品、部分導入で小さく始める製品があります。
- 既存のOffice系基盤とまとめて契約する製品メールや文書、会議を同じ契約で整えやすく全社展開の前提を作りやすい製品です。ただし既存ツールとの重複がある場合は、残す機能を決める必要があります。代表製品：Microsoft 365 / Google Workspace
- 国産グループウェアとして導入計画を立てる製品稟議や掲示板を含めて社内業務をまとめやすく、移行支援を相談しながら進めやすい製品です。ただし全社導入では、部門ごとの運用整理に時間がかかります。代表製品：desknet's NEO / Garoon
- 部分導入で小さく始める製品マニュアルや現場連絡など、改善したい領域から始めやすい製品です。ただし全社基盤と併用する場合は、検索先が増えないよう役割分担が必要です。代表製品：NotePM / LINE WORKS
よくある質問
全文検索機能のあるグループウェアでは何ができますか？
掲示板やファイル、メール、wikiなどに蓄積した情報を横断して検索し、必要な資料や過去のやり取りを素早く見つけられます。ファイルの中身まで検索できる製品もあります。オフィス統合プラットフォーム型・国産オールインワン型・ナレッジ共有型の3タイプがあります。
掲示板やファイル、メールを横断して検索できますか？
できます。グループウェアにためた掲示板やファイル、メール、予定などをまとめて検索し、キーワードから必要な情報にたどり着ける製品があります。Microsoft 365やGoogle Workspaceは文書やメールを横断して探せ、desknet's NEOやGaroonは国産の業務データの検索に対応します。検索の対象と精度が自社に合うかが要点です。
ファイルの中身やナレッジまで探せますか？
探せます。WordやPDFなどファイルの中身まで読み取って検索でき、wikiにためたナレッジからも答えを見つけられる製品があります。NotePMはマニュアルやナレッジの検索に強く、kintoneは業務アプリにためたデータを検索できます。対応するファイル形式と検索の範囲を確かめましょう。
全文検索機能のあるグループウェアの料金はどのくらいですか？
無料から始められる製品が多く、Microsoft 365やGoogle Workspace、LINE WORKSは0円から使えます。国産のdesknet's NEOは1ユーザー月600円、Garoonは月900円、wiki特化のNotePMは月4,800円が目安です。人数と検索したい情報量で総額が変わります。
情報がたまっても探せないグループウェアだと何に困りますか？
掲示板やファイルがたまっても、検索が弱いと必要な資料にたどり着けず、同じ質問や作り直しが繰り返されます。全文検索の強い製品なら、ファイルの中身やナレッジまで横断して探せ、蓄積した情報を活かせます。まず検索の対象と対応するファイル形式を確かめて選ぶと安心です。
※掲載している機能・対応範囲・料金は一般的な目安です。製品・プラン・契約条件により異なる場合があるため、導入前に各製品の最新の公式情報や比較表でご確認ください。
グループウェアと関連カテゴリのシステム連携図グループウェアと関連の深いカテゴリ
グループウェアは単体の機能だけでなく、前後の業務システムと何を連携できるかで、入力負担や業務の進めやすさが変わります。
文書管理システムカレンダーツールワークフローシステムWeb会議システムビジネスチャットタスク管理・プロジェクト管理文書の更新通知を渡します。予定を相互に受け渡します。組織・申請状況を相互に受け渡します。会議予定・会議URLを相互に受け渡します。予定・承認依頼を受け取ります。決定事項・依頼内容を受け取ります。グループウェアチャットや掲示板で日常連絡とファイル共有を素早く回します。
図内のカテゴリを選ぶと、各カテゴリページを確認できます。
矢印の先がデータの受け手です。双方向は向きの異なる2本の矢印で表しています。 この内容は、代表的な連携例です。連携先・項目・頻度は、製品やプランによって異なります。