グループウェアとは?
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に、社外の人とのスケジュール共有が求められるビジネス環境では、グループウェアの選択が重要です。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
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社外の人とのスケジュール共有対応のグループウェア(シェア上位)
FitGapのサポート評価がカテゴリ35製品中3位、機能性・セキュリティ・連携性の各評価が4位で、評価軸全体にわたって上位に位置するメールソフトです。大企業シェアはカテゴリ35製品中2位、中堅企業シェアは3位で、従業員数百名以上の組織での採用実績が厚い製品です。電気・ガス・水道や官公庁といった公共性の高い業種で業種別シェア1位を獲得しており、組織全体のメール基盤として運用される設計思想の製品です。
コスト
月額¥12,650~
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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シェア
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事業規模
ー
メリット・注意点
仕様・機能
FitGapの料金評価がカテゴリ52製品中2位、セットアップのしやすさ・サポート・セキュリティの各評価がいずれも4位と、コスト面と導入・運用サポート面の両軸で上位に位置するグループウェアです。大企業シェアはカテゴリ52製品中6位で、一定規模の組織での採用実績があります。スケジュール・会議室予約・掲示板・文書管理など基本機能を一通り束ねた統合型の設計で、コストを抑えつつ社内情報共有基盤を整備したい企業に向いた製品です。
コスト
月額¥429~
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
FitGapの要件チェック(38項目)ではカテゴリ51製品中6位(32件対応)で、日報業務に必要な機能を幅広くカバーする報告書作成ツールです。FitGapの操作性評価はカテゴリ56製品中2位で、日々の記入負担を抑えた設計により中堅・中小企業を中心に採用されています。日報承認・SFA・勤怠・見積などの業務要素を一体化したグループウェア型の設計思想で、報告業務を単独で完結させるのではなく、関連する営業・労務情報と紐付けて運用する用途に向いた製品です。
コスト
月額¥1,100~
無料プラン
×
IT導入補助金
〇
無料トライアル
〇
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事業規模
ー
メリット・注意点
仕様・機能
FitGapの機能性評価がカテゴリ38製品中2位、サポート評価が3位で、名刺管理にSFA/CRM機能を統合した複合型の製品です。中堅企業シェアはカテゴリ39製品中2位、大企業シェアは4位で、組織的な営業活動を行う中堅〜大企業を中心に採用されています。名刺情報を起点に顧客データベース・商談管理・ワークフローまでを1つのスイートで運用する設計で、名刺をSFA/CRMの入口として位置づける企業に適した製品です。
コスト
月額¥60,500~
無料プラン
×
IT導入補助金
〇
無料トライアル
×
シェア
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
FitGapのサポート評価がカテゴリ48製品中2位、導入しやすさ評価・料金評価・セキュリティ評価がいずれも3位で、国産クラウドの安心感と多人数定額の使いやすさを兼ね備えたカレンダーツールです。中堅企業シェアはカテゴリ50製品中8位で、数百名規模の企業での採用実績があります。SFA・グループウェア・カレンダー・設備予約を一体提供する統合型の設計で、予定管理を単体機能としてではなく業務基盤の一部として運用するモデルに向いています。
コスト
月額¥1,100~
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
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事業規模
ー
メリット・注意点
仕様・機能
グループウェアとは?
更新:2026年02月27日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に、社外の人とのスケジュール共有が求められるビジネス環境では、グループウェアの選択が重要です。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特に社外の人とのスケジュール共有が必要な場合、メールや掲示板を通じて迅速に情報を共有できます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。特に社外の関係者とのスケジュール共有が必要な場合でも、ワークスペースの一元化によりスムーズに情報を共有できます。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。特に社外の人と情報を共有する際には、適切な権限設定が重要です。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。特に社外の人と多くの資料を共有する場合、ペーパーレス化は印刷の手間やコストを削減し、効率的な情報共有を実現します。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。特に社外の人とのスケジュール共有が重要な場合、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に、社外の人とのスケジュール共有に関しては、連携の可否が重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。社外の人とも共有する情報が含まれる場合、運営会社のセキュリティ対策やデータの取り扱いについても詳しく確認する必要があります。
かんたんな質問に答えてぴったりのグループウェアをチェック
グループウェアの選び方
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特に社外の人とのスケジュール共有が必要な場合は、その点も考慮して選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。社外関係者とスケジュールを共有する際の具体的な要件を把握し、それに合致する製品を選びましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。
web会議システム連携
グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。社外の人とのweb会議が多い場合は、連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。
ビジネスチャット連携
グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。
チャットボット連携
グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特に社外の人との情報共有が必要な場合、細かい権限管理が可能な製品を選ぶことが重要です。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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