スマホで使えるグループウェア（シェア上位）
スマホ対応のグループウェアとは？
更新：2024年12月09日
グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有を円滑にするためのシステムです。従来は社内のPCからのみアクセスできるシステムが主流でしたが、働き方の多様化に伴い、スマートフォンからでもアクセスできるグループウェアが増えてきています。 スマホ対応のグループウェアでは、場所や時間を問わず、組織内の情報に簡単にアクセスできます。そのため、外出先でも、スケジュール確認や社内連絡の確認・送信が可能です。 また、専用のスマホアプリが展開されていることも多く、PCと同様の使い勝手で社内コミュニケーションを取れます。セキュリティ面でも、スマホからのアクセスに対応した認証機能を備えており、安全な情報共有が可能です。
スマホ対応のグループウェアの機能
スマホ対応のグループウェアには、スケジュール共有や文書管理など、日々の業務に欠かせない機能が備わっています。以下では、特にスマホでの利用時に効果を発揮する代表的な機能を紹介します。
1
掲示板
掲示板は、社内のお知らせや連絡事項を投稿・共有する機能です。スマホから投稿内容を閲覧でき、重要な通知はプッシュ通知で即座に確認できます。また、外出先からでも写真や資料を添付した投稿が可能です。
2
スケジュール共有
社内メンバーのスケジュールをカレンダー形式で一覧表示します。個人の予定だけでなく、会議室や備品の予約状況も同時に確認できます。
3
チャット
チャットは、社員同士でメッセージを送受信し、リアルタイムにコミュニケーションを取れる機能です。グループでの情報共有や、個別の相談なども手軽に行えます。
4
タスク管理
個人・チームのタスク一覧や進捗を把握できます。担当者や期限、優先度などを設定し、状況をリアルタイムで更新できます。
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スマホ対応のグループウェアを導入するメリット
スマホ対応のグループウェアを導入することで、場所や時間を問わない情報共有や業務効率化が実現できます。ここでは、スマホならではの利点を活かした、具体的な導入メリットを紹介します。
全社情報へ常時アクセスできる
スマホ対応のグループウェアでは、社内の重要なお知らせや連絡事項をスマホからいつでも確認できるため、情報伝達の確実性が高まります。外出中や出勤前でも、プッシュ通知により重要な情報をリアルタイムで受け取れます。また、過去の掲示内容も検索でき、必要な情報へ即座にアクセスできます。
社内コミュニケーションが活性化する
スマホ対応のグループウェアを導入すると、場所や時間を問わず、チャットやメッセージでの情報共有やディスカッションが可能になります。急な質問や相談にもスマホから即座に対応でき、業務の停滞を防げます。
緊急時でも確実に情報を伝達できる
スマホ対応のグループウェアがあれば、災害発生時や緊急事態の際も、スマホを通じて全社員へ迅速に情報を伝えられます。システムの障害や事故の報告なども、現場からすぐに共有できます。また、重要度に応じた通知設定が可能な場合は、緊急性の高い情報を確実に伝達できます。
スマホ対応のグループウェアの導入が向いていない企業
企業の特性によっては、スマホ対応のグループウェアの導入メリットが少ないケースがあります。以下の特徴を参考にして、導入するかどうかを判断してください。
高度なセキュリティ要件がある企業
社内情報をモバイル端末で扱うことに制限がある企業では、スマホでの利用が制限されます。社外からのアクセスを完全に禁止している企業や、専用端末以外でのシステム利用を認めていない場合は、スマホ対応の機能を最大限活用できません。特に金融機関や官公庁など、厳格な情報管理が求められる組織では、PCでの利用に限定せざるを得ないケースが多くなります。
スマホ操作に不慣れなメンバーが多い企業
グループウェアは全従業員が使用するため、スマホの操作に不慣れな従業員が多い場合は、システム導入による混乱が予想されます。システムの利用率が下がり、導入効果が限定的にもなりかねません。
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スマホ対応のグループウェアの選び方
スマホ対応のグループウェアを選ぶ際は、セキュリティ面での考慮や機能の使いやすさなどのポイントがあります。以下では、スマホでの活用を前提とした選定ポイントを具体的に解説します。
1
セキュリティ対策
社外からのアクセスを考慮し、多要素認証やデバイス制限などのセキュリティ機能が実装されている製品を選びましょう。暗号化通信やデータの自動削除機能なども重要な要素となります。
2
画面レイアウト
スマホ対応のグループウェアは、スマホに最適化された画面設計になっているかがポイントです。単純にPCサイトを縮小表示しているだけの製品は避けるべきでしょう。タッチ操作に配慮したボタンサイズや、スワイプでの直感的な操作が実装されている製品を選びましょう。
3
対応環境・アクセス方法
専用アプリのインストールが必要なのか、ブラウザからアクセス可能なのかなど、利用方法を確認しましょう。iOSとAndroidの両方に対応しているか、対応OSのバージョンに制限がないかなど、端末における互換性も重要です。また、ブラウザ版の場合は、SafariやGoogle Chrome、Microsoft Edgeなどの主要なブラウザでの動作確認も必要です。
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