営業担当者が顧客先を訪問する機会が多い企業では、スマートフォン対応のグループウェアが大きな役割を果たします。移動中の電車内や顧客との商談前後に、スマートフォンから最新の商品情報や在庫状況を確認できるため、迅速な対応が実現します。商談後すぐにスマートフォンで報告書を作成し、上司へ共有することで、帰社してからパソコンで入力する手間を省けます。承認が必要な見積書についても、外出先からスマートフォンで上長へ申請し、承認を得られるため、顧客を待たせる時間を短縮できます。

建設現場や工場で働く従業員は、パソコンを設置できない環境で業務を行うことが一般的です。スマートフォン対応のグループウェアがあれば、現場で図面や作業指示書をすぐに確認できます。作業中に発生した問題点をスマートフォンのカメラで撮影し、写真を添付して本部へ報告することも簡単です。また、作業の進捗状況をリアルタイムで入力できるため、事務所に戻ってから記録する二度手間を防げます。安全に関する緊急連絡も、スマートフォンの通知機能によって現場の全員へ即座に届けられます。

シフト勤務や在宅勤務を採用している企業では、従業員が同じ時間に同じ場所で働くことが少なくなります。スマートフォン対応のグループウェアを使えば、出勤していない時間帯でも業務に関する連絡を受け取れます。シフトの変更や急な欠員が発生した際も、スマートフォンへ通知が届くため、調整がスムーズに進みます。在宅勤務中の従業員は、自宅でパソコンを開いていない時でも、スマートフォンから重要なメッセージや承認依頼へ対応できます。働く場所や時間が多様化している企業にとって、スマートフォンからアクセスできる環境は必須といえます。

クラウド型のグループウェアは、提供会社のサーバー上で動作するため、スマートフォンからWeb経由でアクセスする形式です。社内にサーバーを設置する必要がなく、スマートフォンにアプリをインストールするだけで利用を開始できます。外出先からでもネットワークに接続できれば、場所を問わずアクセス可能です。一方、オンプレミス型は企業が自社内にサーバーを設置して運用する形式であり、スマートフォンから社内ネットワークへ接続する必要があります。セキュリティ要件が厳しい企業では、データを外部へ保存しないオンプレミス型を選択するケースが多く見られます。

専用アプリ型は、スマートフォンに専用のアプリケーションをインストールして利用するタイプです。スマートフォンの操作に最適化されたデザインで設計されており、タップやスワイプなどの直感的な操作が可能です。加えて、オフライン状態でも一部の機能を利用でき、ネットワークが不安定な環境でも業務を継続できます。対して、Webブラウザ型はスマートフォンのブラウザからアクセスして利用するタイプであり、アプリをインストールする手間がかかりません。更新作業も不要で、常に最新の状態で利用できる利点があります。

総合型のグループウェアは、スケジュール管理、ファイル共有、メッセージ、掲示板、ワークフロー（業務の流れを管理する仕組み）など、多くの機能を1つにまとめたタイプです。スマートフォンから幅広い業務へ対応できるため、複数のアプリを切り替える手間が省けます。しかしながら、機能が多い分、スマートフォンの小さな画面では目的の機能を探しにくい場合があります。一方、特化型は特定の機能に絞って提供されるタイプであり、スケジュール共有専用やファイル共有専用といった形式です。スマートフォンの画面でも操作しやすく、必要な機能へ素早くアクセスできる特徴があります。

業種特化型のグループウェアは、医療、建設、小売といった特定の業種向けに設計されたタイプです。その業種特有の業務フローや用語に対応しており、スマートフォンから現場で必要な情報へ直接アクセスできます。実際に、建設業向けでは図面の閲覧や工程管理に特化した機能がスマートフォンで利用可能です。反対に、汎用型はどの業種でも利用できるよう設計されており、企業が自由にカスタマイズできる柔軟性を持ちます。スマートフォンからの操作も基本的な機能に絞られているため、業種を問わず導入しやすいタイプといえます。

Slackではワンクリックで会話を任意の言語に翻訳する機能が提供されている。Microsoft TeamsにもAI通訳エージェントが搭載され、会議中に音声をリアルタイムで多言語に変換できる。グローバルチームが直接母国語で議論できる環境が整いつつあり、今後も精度向上が期待される。

SlackではAIを使ったワークフロー自動化が進み、数クリックで業務フローを組める。AIエージェント（Agentforce）による定型作業の自動処理も計画されている。MicrosoftもCopilotやPower Automateでタスク自動化を推進しており、RPAとAIの融合でさらなる省力化が見込まれる。

企業内でのナレッジ共有もAI化が進んでおり、例えばサイボウズのkintoneではアプリ内データ参照型のAIチャットボット「AI検索」を使い、ユーザーの質問にアプリデータからAI生成回答が返せるようになっている。ChatworkやSlack上にもAIアシスタントが増え、問合せ対応や議事録作成支援に利用されている。