スマホで使えるグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。特に近年ではスマホでの利用が一般的になり、いつでもどこでもアクセスできる点が大きな特徴です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらがスマホでも快適に操作可能です。業務の効率化やコミュニケーション不足解消に役立ちます。さらに、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能もスマホで利用できるようになっています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
スマホ対応のグループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。スマホからでもチームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、スマホからでも様々な機能を一元的に利用できます。複数のツールを使い分ける必要がなくなるため、スマホ1台で多くの業務を完結させることができます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。スマホからのアクセスでも、これらの権限設定が厳密に適用されるため、情報セキュリティを強化することが可能です。製品によっては操作ログなども取得でき、スマホ経由のアクセスも管理できます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
スマホ対応のグループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。また、スマホから直接ファイルにアクセスできるため、タイムリーな情報共有が実現します。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。スマホ対応のツールを複数使用すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にスマホでの操作性を確認することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。スマホからのアクセスが多い場合は、二要素認証やデータ暗号化などの対策がしっかりしているか確認しましょう。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。これらの機能がスマホでも快適に操作できるかを事前に確認し、自社で必要な機能を整理した上で選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。特にスマホでの共有がスムーズに行えるかを確認することが重要です。社外関係者と共有する内容も製品ごとで異なるため、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特にスマホでの操作性を考慮して以下のカテゴリを確認しましょう。 Web会議システム連携 グループウェアとWeb会議システムと連携することで、スマホからでもWeb会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、Web会議のURLを発行することができる製品もあります。Web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、スマホでもグループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、スマホからでも通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特にスマホからのアクセスを考慮し、権限管理がどの程度細かく設定できるかを確認しましょう。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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