同期型グループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年07月10日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に「同期型」グループウェアは、リアルタイムでの情報共有や更新が可能であり、タイムラグのないスムーズなコミュニケーションを実現します。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
同期型グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有がリアルタイムで容易になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、迅速かつ効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
同期型グループウェアは、リアルタイムでの情報更新と共有が可能なため、複数のツールを使い分ける必要がなくなります。これにより、データの移行や転記の手間を省き、業務のスムーズな進行をサポートします。さらに、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
同期型グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限をリアルタイムに設定できる製品があります。また、製品によっては操作ログもリアルタイムで取得することができます。これにより、不当な変更が行われていないかを常に監視し、情報セキュリティを強化することが可能です。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
同期型グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、リアルタイムでの資料更新も可能です。
導入注意点
他の製品との機能の重複
同期型グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
同期型の特性を活かすためには、他のシステムとのリアルタイム連携が重要です。自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
同期型グループウェアには、企業に必要な情報がリアルタイムで保管更新されるため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
同期型グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
同期型グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
同期型グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** 同期型グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がリアルタイムでグループウェアに表示され、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを即座に発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **ビジネスチャット連携** 同期型グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をリアルタイムで行うことができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでもリアルタイムに通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **チャットボット連携** 同期型グループウェアとチャットボットと連携することで、通知や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
同期型グループウェアは、社内の情報をリアルタイムで共有するため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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