会計事務所向けのグループウェア（シェア上位）
会計事務所向けのグループウェアとは？
更新：2024年08月06日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。会計事務所においては、クライアントとのやり取り、税務申告資料の共有、内部業務の調整などにおいて大きな役割を果たします。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、会計事務所内のスタッフ間での情報共有がスムーズに行えます。クライアントからの依頼やフィードバックも迅速に共有できるため、効率的な対応が可能です。
ワークスペースの一元化
会計事務所では、多数のクライアントの情報を管理する必要がありますが、グループウェアを使えば、各クライアントの案件やタスクを一元管理できます。これにより、データの移行や転記の手間が省け、効率が向上します。
情報セキュリティの強化
会計事務所ではクライアントの機密情報を扱うため、情報セキュリティは特に重要です。グループウェアの権限管理機能を利用することで、必要な情報だけを適切なスタッフに共有し、不正アクセスを防止できます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
ファイル共有機能を利用することで、紙ベースの資料を減らし、ペーパーレス化を推進できます。これにより、印刷コストや保管スペースの削減が可能です。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには多機能が備わっているため、既存の会計ソフトや税務ソフトと機能が重複することがあります。導入前に、現在使用しているツールとの重複を確認し、使い分けを明確にすることが重要です。
システム連携の制限
会計事務所で使用する他のシステム（会計ソフト、税務ソフト、CRMなど）との連携が重要です。グループウェアがこれらのシステムとスムーズに連携できるかを確認する必要があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアにはクライアントの重要な情報が保管されるため、運営会社のセキュリティを確認することが重要です。データの保管場所やバックアップの状況も確認し、信頼できる運営会社を選びましょう。
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会計事務所向けのグループウェアの選び方
会計事務所向けのグループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
会計事務所で必要とされる機能（メール、スケジュール管理、会議室予約、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、タスク管理など）を確認し、それらをカバーできる製品を選びましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
会計事務所ではクライアントや外部の専門家との情報共有が頻繁に行われます。仮にグループウェアを用いて社外関係者との情報共有が行われる場合、スムーズに情報共有できる製品を選びましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。
・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。
・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。会計事務所ではクライアントの情報を適切に管理するために、権限管理が重要です。詳細な権限設定が可能な製品を選び、情報の安全性を確保しましょう。
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