グループウェアとは？
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に国産グループウェアは、日本企業の独自の業務プロセスや文化に対応した設計がなされているため、国内企業にとっては導入のハードルが低くなります。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
国産のグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年07月10日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に国産グループウェアは、日本企業の独自の業務プロセスや文化に対応した設計がなされているため、国内企業にとっては導入のハードルが低くなります。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
国産グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特に日本語のUIや日本語対応のサポートが充実しているため、導入後のトラブルや疑問点の解決が迅速に行えます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
国産グループウェアは、日本企業の業務に特化した機能が1つのツールにまとめられており、複数のツールを使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。1つの製品で多くの日本企業に必要なコミュニケーションツールを揃えることができます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
国産グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。日本の法規制や企業の情報セキュリティ基準に合わせた設計がなされているため、安心して利用できます。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
国産グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。また、日本の法令に準拠した電子署名や電子契約機能を備えた製品もあり、さらに効率化が図れます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
国産グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。特に国内で多く使用されている他の国産ソフトウェアと機能が重複することが考えられるため、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に国産の他の業務システムとの連携がスムーズに行えるかどうかを確認することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
国産グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。国内のデータセンターを利用しているか、データの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
1
カバーできる業務から選ぶ
国産グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に臨みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
国産グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。日本語でのやり取りがスムーズに行えるため、国内の取引先やパートナーとの協力が円滑に進みます。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** 国産グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **ビジネスチャット連携** 国産グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **チャットボット連携** 国産グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
国産グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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