すでに社内にNASを導入している企業では、新たな機器を購入することなくグループウェアを始められます。保存装置にソフトウェアを追加するだけで、スケジュール共有や掲示板などの機能を使い始めることが可能です。ファイル保存用に使っていた機器を、情報共有の中心として活用できるため、投資を抑えながら業務の効率化を実現できます。追加の設置スペースも不要なため、オフィス環境を変えずに導入を進められる点も魅力です。

顧客情報や社内の機密データを外部のサーバーに預けたくない企業に向いています。医療機関や士業事務所など、個人情報を厳格に扱う必要がある組織では特に重要です。社内のネットワーク内に保存装置があるため、情報が外部に流出するリスクを抑えられます。インターネット経由でのデータ送信が発生しないため、通信内容の傍受を心配する必要もありません。自社の管理体制に沿った運用ができる点が大きな利点となります。

工場や倉庫など、インターネット回線が安定しない場所でも安心して使えます。社内ネットワークさえ繋がっていれば、外部との通信なしで全ての機能を利用できるためです。建物の構造上、無線通信が届きにくい場所でも、有線接続で確実に情報共有が行えます。災害時や通信障害が発生した際にも、社内の業務を継続できる安心感があります。外部サービスの状態に左右されず、自社のペースで業務を進められる環境を作れます。

クラウド型のように毎月の利用料金が発生しない点が魅力です。保存装置とソフトウェアの購入費用のみで、長期的に使い続けることができます。利用者数が増えても追加料金が発生しないため、組織の成長に合わせて柔軟に運用できます。年間で見ると、継続的な支払いがない分、総費用を大きく削減できる可能性があります。予算計画が立てやすく、突然のコスト増加を心配する必要もありません。

スケジュール管理や掲示板など、最小限の機能に絞ったタイプです。シンプルな構成のため、初めてグループウェアを導入する組織でも迷わず使い始められます。保存装置への負荷が少なく、古い機器でも快適に動作する利点があります。必要な機能だけを使いたい小規模な組織に適しており、操作方法の習得も短時間で済みます。余計な機能がないため、画面構成がわかりやすく、誰でも直感的に操作できます。

スケジュールや掲示板に加えて、プロジェクト管理や顧客管理など幅広い機能を備えたタイプです。1つのソフトウェアで業務全体を管理できるため、複数のツールを使い分ける手間がありません。部門ごとに異なる機能を活用することで、組織全体の情報を一元化できます。ただし、機能が多い分、保存装置に求められる性能も高くなる傾向があります。中規模以上の組織で、業務の幅広い範囲をカバーしたい場合に向いています。

医療機関や建設業など、特定の業種に必要な機能を重点的に搭載したタイプです。業界特有の用語や業務フローに対応しているため、導入後すぐに現場で活用できます。一般的なグループウェアでは対応しきれない専門的な情報管理にも対応しています。業種ごとの法令や規制に配慮した設計がなされている場合も多く、コンプライアンス（法令順守）の面でも安心です。同じ業種の他社事例を参考にした機能が含まれていることもあり、実用性の高さが特徴となります。

スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできる機能を備えたタイプです。外出先からでも社内の保存装置に安全に接続して、情報を確認したり更新したりできます。営業担当者が移動中に顧客情報を確認する場合や、在宅勤務者が自宅から業務を行う場合に便利です。社内ネットワークへの安全な接続方法を設定する必要がありますが、場所を選ばない働き方を実現できます。画面サイズの小さい端末でも見やすいデザインになっているものが多く、操作性にも配慮されています。

導入の目的や解決したい課題を明確にすることから始めます。現在の業務フローを整理し、どの部分をグループウェアで改善できるかを検討します。利用者の範囲や必要な機能、導入後の運用ルールなども事前に決めておきます。たとえば、最初は特定の部署だけで始めて、問題がなければ全社に広げるといった段階的な計画を立てます。関係者と導入スケジュールを共有し、準備期間を十分に確保することが成功の基盤となります。

本格導入の前に、少人数で実際に使ってみることが重要です。製品の機能が自社の業務に合っているか、操作に問題がないかを確認できます。保存装置の性能が十分かどうかも、実際の利用を通じて判断できます。一例として、1か月程度の試用期間を設けて、日常業務で使いながら改善点を洗い出します。試用中に気づいた問題点は、本格導入前に解決策を検討し、スムーズな移行に備えます。

全てのメンバーが使えるようになるには、丁寧な説明が欠かせません。部署ごとや役割ごとに分けて、必要な機能に絞った説明会を開催します。実際の業務シーンを想定した例を使って説明すると、理解が深まります。具体的には、スケジュールの登録方法や掲示板への投稿手順を、実際に操作しながら学んでもらいます。質問しやすい雰囲気を作り、疑問点をその場で解決することで、導入後の不安を軽減できます。

全ての機能を一度に使い始めると、混乱が生じやすくなります。まずは基本的なスケジュール管理や掲示板から始めて、慣れてきたら他の機能を追加します。新しい機能を追加する際は、事前に使い方を説明し、準備期間を設けます。実際に、最初の1か月はスケジュールだけを使い、2か月目から文書共有を開始するといった計画が効果的です。焦らずに段階を踏むことで、メンバーの負担を抑えながら定着を図れます。

導入時の保存装置への組み込みや基本設定を支援するサービスです。ネットワークの設定や管理者アカウントの作成など、技術的な作業を代行してもらえます。初めて導入する組織でも、専門知識がなくても安心して始められます。例えば、担当者が訪問して設定作業を行ったり、遠隔操作で支援したりする方法があります。設定完了後には、動作確認を一緒に行い、問題なく使えることを確認してから引き渡されます。

使い方がわからない時や、操作に困った時に質問できるサービスです。電話やメールで問い合わせができ、手順を丁寧に説明してもらえます。画面の操作方法だけでなく、業務への活用方法についてもアドバイスを受けられる場合があります。具体的には、特定の機能の設定方法や、エラーメッセージが表示された時の対処法を教えてもらえます。問い合わせ履歴が記録されるため、過去の質問内容を後から確認することも可能です。

ソフトウェアに問題が発生した際、原因を調査して修正するサービスです。動作が不安定になったり、特定の機能が使えなくなったりした場合に対応してもらえます。問題の内容を詳しく報告することで、迅速な解決に繋がります。一例として、特定の操作で画面が固まってしまう現象を報告すると、修正版が提供されます。重大な不具合については、優先的に対応してもらえる場合もあり、業務への影響を最小限に抑えられます。

利用者からの要望を受け付け、将来の改良に反映してもらえるサービスです。実際の業務で不便に感じる点や、追加してほしい機能を伝えることができます。多くの利用者から同様の要望があると、優先的に開発が進められることもあります。実際に、操作手順を簡略化してほしいという要望が採用され、新しい版で改善されることがあります。自社の意見が製品の進化に繋がることで、より使いやすい環境が実現します。