Microsoftアカウント対応のグループウェアでは、ExcelやWordで作成した文書をわざわざダウンロードせずに直接編集できます。たとえば、週次報告書をグループウェア上で共有しながら、複数のチームメンバーが同時に更新できるため、最新版の管理に悩む必要がありません。また、ドキュメントの変更履歴も自動的に保存されるため、誰がいつどのような修正を行ったかが明確になります。

メールとスケジュールの情報が一つの画面で確認できるため、予定と連絡事項を行き来する手間が省けます。例えば、取引先からの会議依頼メールを受け取ると、自動的にカレンダーに予定が追加され、関連資料も同じ場所で管理できるようになります。さらに、社内の空き会議室情報も同時に確認できるため、スムーズな会議設定が可能になり、調整の手間が大幅に削減されます。

社員の入退社やグループウェアのユーザー管理が一元化され、アカウント作成・削除の手間が大幅に削減されます。新入社員が入社した場合、人事部がアクティブディレクトリ（社内のユーザー情報を管理するシステム）に情報を登録するだけで、グループウェアのアカウントも自動的に作成されます。また、部署異動の際も、アクセス権限の変更が一度の操作で完了するため、複数のシステムで設定し直す煩わしさがありません。

大容量ファイルの共有がメールを介さずに行えるため、添付ファイルのサイズ制限に悩まされることがなくなります。営業部門が撮影した商品写真や、開発部門の技術資料など、容量の大きいファイルでもOneDriveに保存するだけで、関係者全員がアクセスできるようになります。また、ファイルへのアクセス権限も細かく設定できるため、部門外への情報漏洩リスクを抑えながら必要な情報だけを共有することが可能です。

パスワード漏洩だけでは不正ログインできない仕組みを導入することで、情報セキュリティを強化できます。具体的には、ログイン時にスマートフォンへのプッシュ通知や認証アプリでのコード入力を追加することで、第三者によるなりすましを防止します。例えば、海外からの不審なログイン試行があった場合、通常と異なる場所からのアクセスと判断され、追加の認証が要求されるため、不正アクセスを未然に防ぐことができます。

情報の種類に応じたきめ細かいアクセス権限設定により、必要な情報だけを必要な人に提供できます。役員会議の議事録は経営陣のみ、部門の売上目標は部門長以上、プロジェクト文書はプロジェクトメンバーのみというように、情報の機密レベルに応じた閲覧・編集権限を設定可能です。また、権限設定の一括変更機能により、組織変更時にもスムーズに対応でき、常に適切なアクセス制御を維持できます。

会社が許可した端末からのみシステムにアクセスできるよう制限することで、セキュリティを保ちながらテレワークを推進できます。登録されたパソコンやタブレットだけが社内システムに接続できるため、紛失したスマートフォンや個人所有のPCからの不正アクセスを防止できます。また、デバイスの状態（最新のセキュリティアップデートが適用されているか等）をチェックする機能もあり、セキュリティ要件を満たしていない端末からのアクセスを自動的にブロックすることも可能です。

全社的なセキュリティルールを一箇所で設定し、すべての端末に自動適用することで管理負担を軽減できます。パスワードの複雑さやロック画面の表示時間など、細かなセキュリティ設定を一括して管理者が設定できるため、ユーザー任せにすることなく一定水準のセキュリティを確保できます。また、セキュリティインシデントが発生した場合も、迅速にポリシーを変更するだけで全社的な対応が完了するため、緊急時の対応スピードが向上します。