Microsoftアカウント対応のグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。 特に「Microsoftアカウント」を利用している企業にとっては、Microsoftのグループウェア製品である「Microsoft 365（旧Office 365）」が非常に有力な選択肢となります。Microsoft 365は、Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなどの多機能なツールを一体化して提供しており、Microsoftアカウントを用いたスムーズなログインや認証が可能です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
Microsoftアカウントに基づくグループウェアを利用することで、メールや掲示板機能を活用し、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にMicrosoft 365のOutlookやSharePointを使用することで、メールやファイルの共有がシームレスに行えます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
Microsoftアカウントと連携したグループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。Microsoft 365では、Outlook、Teams、SharePointなどが統合されているため、1つのMicrosoftアカウントで全てのツールにアクセスできます。このため、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
Microsoftアカウントを利用することで、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、Microsoft 365では、操作ログの取得や多要素認証（MFA）などの高度なセキュリティ機能が提供されており、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
Microsoft 365のOneDriveやSharePointを利用することで、ファイル共有機能を活用し、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
Microsoft 365には、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。例えば、既存のメールシステムやファイル共有システムと機能が重複する場合が考えられます。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にMicrosoftアカウントを利用している場合、Microsoft 365との連携はスムーズですが、他のサードパーティ製品との連携には注意が必要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
Microsoft 365は、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。Microsoftは世界各地にデータセンターを持ち、高度なセキュリティ対策を講じていますが、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。Microsoft 365はこれらの機能を網羅しており、Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなどのツールで対応可能です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
Microsoft 365には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。特にTeamsやSharePointを使用することで、社外関係者とのファイル共有やコミュニケーションが円滑に行えます。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 Microsoft Teamsは、web会議システムとしても優れています。Teamsを利用することで、web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、Teamsの会議URLを自動で発行することができます。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 Microsoft Teamsはビジネスチャット機能も兼ね備えており、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 Microsoft 365とチャットボットを連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。Microsoft Teams用のチャットボットを利用することで、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。Microsoft 365では、会社、部署、役職、個人単位など、細かい権限設定が可能です。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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