無料のグループウェア(シェア上位)
グループウェアとは?
更新:2024年11月11日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。特に「無料」のグループウェアを探す際には、これらの基本機能が含まれているかどうかを確認することが重要です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
無料のグループウェアでも、メールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にコストを抑えたい企業にとって、無料でもこれらの機能が提供されているかは大きなメリットです。
ワークスペースの一元化
無料のグループウェアを導入することで、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられ、複数のツールを使い分ける手間が省けます。無料版でも多機能を備えた製品を選ぶことで、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなり、ワークスペースが一元化されるメリットが生まれます。
情報セキュリティの強化
無料のグループウェアでも基本的なセキュリティ機能を提供している製品があります。個人、役職、部署などの情報の編集権限や閲覧権限を設定できる機能があるかどうかを確認しましょう。無料だからといってセキュリティが疎かにならないよう、製品の機能をよく確認することが重要です。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
無料のグループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。無料版でもこうした機能が提供されているかを確認して選びましょう。
導入注意点
他の製品との機能の重複
無料のグループウェアを導入する場合、他の既存ツールとの機能が重複しないように注意が必要です。無料版でも多機能な製品が多いため、既存ツールとの使い分けを明確にしておきましょう。
システム連携の制限
無料のグループウェアは、有料版に比べて他のシステムとの連携が制限されている場合があります。自社で使用しているツールと連携できるかを事前に確認しておくことが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
無料のグループウェアでも運営会社のセキュリティやデータの取り扱いについては特に注意が必要です。データセンターの所在地やバックアップの状況など、セキュリティ面で安心できるかどうかを確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
無料のグループウェアでも、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたる機能が提供されていることがあります。自社で必要な機能を事前に整理し、無料版でもこれらの機能がカバーされているかを確認しましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
無料のグループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品もあります。社外関係者と共有可能な範囲や機能を確認し、自社のニーズに合った製品を選びましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
無料のグループウェアでも、以下のシステムとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されるなどの利便性があります。無料版でも連携が可能かどうかを確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、組織マスタとデータ連携が可能になります。無料版でもこの機能が含まれているかを確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告の自動化が可能になります。無料版でも連携が可能かどうかを確認しましょう。
4
権限管理の細かさから選ぶ
無料のグループウェアでも、権限管理が細かく設定できる製品があります。会社、部署、役職、個人単位での権限設定が可能かどうか、自社の状況に応じて確認しましょう
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