選択式や記述式、評価尺度など、目的に応じた質問形式を組み合わせて意見を集められます。社員満足度を測る際には5段階評価を使い、改善提案を募る際には自由記述欄を設けるといった使い分けが可能です。複数回答可能な選択肢や、前の回答内容に応じて次の質問が変わる分岐設定も行えるため、必要な情報を効率よく収集できます。質問の順序を入れ替えたり、必須回答項目を設定したりする機能も備わっており、回答者が答えやすい形式に調整できます。

アンケートを配信した後、誰が回答したか、誰がまだ回答していないかをリアルタイムで確認できます。回答期限が近づいても未回答の社員には、個別に催促の連絡を送る機能も用意されており、回収率を高められます。部署別や役職別の回答状況も一覧で表示されるため、特定のグループの反応が薄い場合には追加の働きかけを行えます。回答が集まる様子を時間ごとに追跡できるため、配信のタイミングや方法を見直す際の参考にもなります。

集まった回答は自動で集計され、円グラフや棒グラフ、折れ線グラフなどさまざまな形式で表示されます。部署別や年代別、勤続年数別といった属性ごとに結果を分けて表示する機能もあり、傾向の違いを比較しやすくなります。記述式の回答も一覧で確認でき、キーワード検索を使って特定の意見を抽出することも可能です。集計結果は資料として出力できるため、会議での報告や経営層への提案にそのまま活用できます。

本社と支店、営業所など複数の場所に社員が分散している企業では、全社員から意見を集める作業が困難です。アンケート機能を使えば、場所に関係なく同時に質問を配信でき、回答も一箇所に集約されます。拠点ごとの回答状況や意見の違いも簡単に比較できるため、地域特有の課題や要望を把握しやすくなります。出張や移動が多い社員でも、スマートフォンやタブレット端末から回答できるため、回収率の向上にもつながります。

社員満足度調査や業務改善の提案募集を定期的に行いたい企業に適しています。毎回紙を配って回収する手間が省けるだけでなく、過去の結果と比較することで変化の傾向を捉えられます。アンケート機能を使えば匿名での回答も設定できるため、社員が率直な意見を述べやすくなります。集計作業の負担が減ることで、結果の分析や改善策の検討により多くの時間を使えるようになります。

社内イベントや研修、会議などの出欠確認を頻繁に行う企業では、アンケート機能が役立ちます。メールで個別に確認するよりも、一斉配信で参加可否を集められるため、取りまとめの作業が効率化されます。参加人数に応じて会場の規模や資料の部数を決める際にも、リアルタイムで回答状況を確認できるため、準備が進めやすくなります。イベント終了後のアンケート（感想や改善点の収集）も同じ仕組みで行えるため、一貫した運営が可能です。

新しい人事制度や働き方の仕組み、福利厚生の追加などを検討する際、事前に社員の意見や要望を把握したい場面があります。アンケート機能を使えば、導入前に賛成・反対の割合や具体的な懸念点を収集でき、制度設計の参考にできます。試験的に導入した後の評価アンケートも実施しやすく、本格導入の判断材料として活用できます。社員の声を反映した制度作りができるため、導入後の定着率も高まります。

グループウェアを導入する前に、何のために導入するのか、どのような効果を期待するのかを明確にします。目的が曖昧なまま導入を進めると、現場の理解が得られず、活用が進まない結果になります。一例として、社員満足度の把握や業務改善の提案収集など、具体的な目的を設定します。期待する効果を数値や状態で示すことで、導入後の評価もしやすくなり、改善の方向性も定めやすくなります。

いきなり全社員に展開するのではなく、特定の部署やチームで試験的に導入し、問題点や改善点を洗い出します。試験導入の期間中に操作方法の疑問点や、業務フローとの不整合、必要な機能の不足などを確認します。たとえば、営業部門だけで1か月間使ってもらい、実際の使い勝手や課題を聞き取ります。試験導入で得た意見をもとに設定を調整したり、説明資料を充実させたりすることで、本格導入時のトラブルを減らせます。

社員がスムーズに使い始められるよう、操作方法を説明する研修や、参照できる資料を用意します。研修は対面だけでなく、動画やオンライン形式も活用すると、都合の良い時間に学べるため参加しやすくなります。説明資料は、画面の写真を使った手順書や、よくある質問とその答えをまとめたものを用意します。例えば、アンケートの作り方や回答方法を図解で示すことで、初めて使う社員でも迷わずに操作できるようになります。

従来の方法から急に切り替えるのではなく、既存の業務フローとの連携を考えながら段階的に移行します。紙のアンケートを使っていた場合、最初は並行して両方を運用し、徐々にグループウェアの利用を増やしていく方法が有効です。一例として、最初の1か月は希望者のみグループウェアで回答し、2か月目からは原則グループウェアを使うといった段階を設けます。急激な変化による混乱を避け、社員が慣れるための時間を確保することが大切です。

アンケートを配信しても回答する社員が少なく、十分なデータが集まらない問題が起こります。忙しい時期に配信すると後回しにされ、そのまま忘れられてしまうことがあります。対策としては、配信のタイミングを工夫し、比較的余裕のある時期を選ぶことが挙げられます。たとえば、月末月初の繁忙期を避けて中旬に配信したり、朝の始業時間に通知が届くよう設定したりします。回答の意義や結果の活用方法を事前に説明することで、参加する動機を高めることも有効です。

質問の表現が曖昧だったり、専門的な言葉を使いすぎたりすると、回答者によって理解が異なり、正確なデータが得られません。同じ質問に対して全く違う観点で答える人が出ると、集計結果の信頼性が下がります。対策としては、質問文を作成した後、第三者に読んでもらい、意図通りに理解できるか確認します。一例として、専門用語の後に簡単な説明を加えたり、具体例を示したりすることで、誤解を防げます。選択肢も明確で重複のないものを用意し、回答者が迷わない設計を心がけます。

自由記述式の質問は詳しい意見を集められる反面、回答が長文になったり、内容がばらばらになったりして分析に手間がかかります。数百件の記述を1つずつ読んで傾向を把握する作業は、大きな負担になります。対策としては、記述式の質問数を必要最小限に絞り、選択式と組み合わせて使う方法があります。例えば、満足度を選択式で聞いた後、不満と答えた人にだけ理由を記述してもらう形式にすると、分析対象を絞れます。キーワード検索機能を活用し、特定のテーマに関する意見を効率よく抽出することも有効です。