英語対応のグループウェア(シェア上位)
英語対応のグループウェアとは?
更新:2024年07月10日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。英語対応が必要な企業においては、これらの機能が多言語に対応しているかどうかが重要なポイントとなります。例えば、メールやスケジュール管理での言語設定が柔軟に変更できるか、各種通知が多言語で表示されるかなどを確認することが必要です。多くのグループウェアは英語対応が標準機能として組み込まれていますが、ローカリゼーションのレベルやサポート内容にも差があります。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。英語対応を求める場合、これらの機能が複数言語に対応していることが重要です。特に、グローバル展開している企業や、社内に多言語話者がいる場合、通知や資料が複数の言語で送信できるかどうかを確認しましょう。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。英語対応が求められる場合、インターフェースが多言語対応しているか、または、英語を使用するユーザーが快適に利用できるUI/UXが整っているかも一元化の観点から重要です。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。英語対応の観点では、言語に依存しないセキュリティ設定が可能かどうかも確認が必要です。また、英語圏の規制や法令に準拠したセキュリティ対策が実施されているかもチェックしましょう。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。英語対応が必要な場合、ファイル共有の際に言語設定や多言語対応がスムーズに行えるかがポイントとなります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。英語対応の機能が標準で組み込まれている製品を選ぶことで、他の多言語対応ツールとの重複を避け、効率的な導入が可能です。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に英語対応を考慮した場合、連携するシステムが同様に多言語対応しているかどうかも重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。英語対応を考慮する場合、英語圏にデータセンターが設置されているか、または英語圏の法令に準拠しているかも確認ポイントです。
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英語対応のグループウェアの選び方
英語対応のグループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。英語対応を考慮する場合、これらの機能が多言語対応しているか、特に英語での操作性が十分か確認することが重要です。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。英語対応が必要な場合、社外関係者も同様に英語を使用するケースが多いため、英語での共有機能やドキュメントの翻訳機能があるかを確認しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。
・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。英語対応が必要な場合、これらの連携機能が英語でもスムーズに利用できるか確認しましょう。
・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。英語対応を考慮する場合、通知が多言語で表示されるか、チャットのインターフェースが英語対応しているか確認することが重要です。
・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。英語対応のケースでは、チャットボットが英語での問い合わせにも正確に応答できるかがポイントです。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。英語対応が必要な場合、権限設定が多言語で操作可能か、英語圏のセキュリティ要件に対応しているかを確認しましょう。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。
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