グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。英語対応を考慮する場合、これらの機能が多言語対応しているか、特に英語での操作性が十分か確認することが重要です。

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。英語対応が必要な場合、社外関係者も同様に英語を使用するケースが多いため、英語での共有機能やドキュメントの翻訳機能があるかを確認しましょう。

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。

・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。英語対応が必要な場合、これらの連携機能が英語でもスムーズに利用できるか確認しましょう。

・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。英語対応を考慮する場合、通知が多言語で表示されるか、チャットのインターフェースが英語対応しているか確認することが重要です。

・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。英語対応のケースでは、チャットボットが英語での問い合わせにも正確に応答できるかがポイントです。