保育園、幼稚園向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年11月27日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や職場のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。保育園や幼稚園においても、グループウェアは職員間の円滑な情報共有や業務の効率化に寄与します。例えば、保護者との連絡事項やクラスごとのスケジュール管理、職員会議の資料共有などが考えられます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全職員や特定のクラスに向けた連絡事項の送信や業務資料の共有が容易になります。保育園や幼稚園では、保護者との連絡や職員間のコミュニケーションが重要です。グループウェアを活用することで、効率的なコミュニケーションが可能となり、保護者からの質問や要望にも迅速に対応できます。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、職場のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。1つの製品で保育園や幼稚園に必要なコミュニケーションツールを揃えることができます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。保育園や幼稚園では、児童の情報や保護者の連絡先など機密情報が多いため、情報セキュリティの強化が特に重要です。製品によっては操作ログなども取得することができ、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、保育園や幼稚園の運営が効率化します。また、デジタル化された資料は検索やアクセスが容易になるため、必要な情報に迅速にアクセスできます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。保育園や幼稚園でも同様で、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。例えば、既に使用している保護者連絡アプリと機能が被らないように注意が必要です。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、保育園や幼稚園で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。例えば、出席管理システムや保護者連絡システムとの連携が重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、保育園や幼稚園に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。保育園や幼稚園で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、保護者や外部講師など社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、共有内容も製品ごとに異なります。保育園や幼稚園では、保護者との連絡やイベント情報の共有が重要です。社外関係者との共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 ・web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、オンラインでの保護者会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ・ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。保育園や幼稚園では、職員間の迅速なコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ・チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。保育園や幼稚園では、保護者からの問い合わせ対応などに役立ちます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、職場の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、保育園や幼稚園の職員、クラス、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。保育園や幼稚園の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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