オンプレミス型のグループウェア（シェア上位）
オンプレミス型のグループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有のための機能を統合して提供するシステムです。オンプレミス型のグループウェアは、自社サーバーで運用します。スケジュール管理やメール、掲示板、ファイル共有、チャット、設備予約など、業務に必要なさまざまな機能やツールが備わっています。グループウェアの活用により、本社、支社、営業所など異なる拠点で働くメンバー間でもリアルタイムな情報共有が可能となります。また、企業独自の申請・承認フローや案件管理の仕組みを構築することも可能です。
社内情報共有に関連する課題
ここでは、社内情報を共有する際に課題となるポイントを紹介します。
1
情報の散在化
メールや共有フォルダ、チャットツールなど、複数の媒体に情報が分散すると、必要な情報がどこにあるのかわからず見つけにくい状況に陥ります。また、同じ情報が異なる場所に重複して保存されると、最新版の特定が困難になります。
2
情報共有ルールが不明確
社内の情報共有のルールが明確でないと、重要な情報が共有されなかったり、逆に不要な情報まで共有されたりと、適切な情報共有が行われません。特に、どのような情報をどの範囲まで共有すべきかの基準がないと、部門や個人によって共有の判断が異なり、必要な情報が必要な人に届かない事態が発生します。また、過剰な情報共有により社員が重要な情報を見逃したり、情報の確認に時間を取られたりするなど、業務効率の低下にもつながります。
3
情報の更新
情報が適切に更新されていない、または更新された情報が関係者に確実に伝わっていないことで、社員が古い情報のまま業務を進めてしまうリスクがあります。特に、更新通知や既読管理の仕組みが不十分な場合、重要な変更が見過ごされる可能性が高まります。また、更新履歴が適切に管理されていないと、誰が・いつ・どのような変更を行ったのかの追跡が困難となり、情報の信頼性が損なわれる原因となります。
4
アクセス権限の管理
部門やプロジェクトごとに適切なアクセス権限を設定・管理することは煩雑です。特に大規模組織では、部門ごとに機密性の高い情報を扱うことも多くあり、情報漏洩のリスクが高まります。また、人事異動や組織変更の際の権限見直しも重要です。
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オンプレミス型のグループウェアの機能
オンプレミス型のグループウェアは、スケジュール管理から電子メール、ファイル共有まで、業務に必要な機能が備わっています。ここでは、オンプレミス型のグループウェアの機能を紹介します。
1
共通機能
・スケジュール管理：カレンダー形式でチーム全員の予定を共有する ・電子メール：一般的な電子メール機能を提供する ・掲示板：社内向けのメッセージ投稿や投稿に対してコメントできる ・ファイル共有：権限に従って必要メンバーにファイルを共有する ・タスク管理：タスクを登録することで漏れを防ぐ
2
特定のグループウェアに付属している機能
・備品管理：図書や工具など、社内備品の貸し借りを管理する ・ビデオ会議：オンラインでのビデオ会議が行える ・会議室予約：会議室の空き状況を確認し、予約できる ・アンケート：アンケートの配信・回答を行える ・勤怠管理：打刻処理を行うことで出勤・退勤を管理できる
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オンプレミス型のグループウェアを導入するメリット
自社サーバーで運用するオンプレミス型のグループウェアは、セキュリティ強化やカスタマイズ性の高さなど、独自のメリットがあります。ここでは、オンプレミス型のグループウェアを導入することで得られる主要なメリットを解説します。
セキュリティ管理の強化
オンプレミス型のグループウェアは、自社内でデータを管理するため、外部への情報漏洩リスクを低減できます。特に顧客情報や企業秘密などの機密情報を扱う金融機関や研究開発部門では、大きな価値を持ちます。また、アクセス権限を細かく設定できるため、部署ごとやプロジェクトごとに適切な情報管理が可能になります。
自社に合わせたカスタマイズ性
オンプレミス型のグループウェアは、業務フローや社内ルールに合わせて、機能やデザインを細かく調整できます。例えば、製造業では生産工程管理や品質チェックリストなど、業界特有の機能を追加することが可能です。さらに、社内システムとの連携も自由度が高く、既存の基幹システムとシームレスに情報をやり取りできる環境を構築できます。
通信環境に左右されない安定性
オンプレミス型のグループウェアは、インターネット接続状況に関わらず、社内ネットワーク内で安定した動作が期待できます。山間部や通信インフラが整っていない地域にある工場や営業所でも、社内LANがあれば快適に利用できます。また、クラウドサービスで発生する通信遅延の心配がなく、大容量ファイルの送受信もスムーズに行えます。
初期投資後のランニングコスト削減
オンプレミス型のグループウェアは、導入時に設備投資が必要ですが、長期的に見ると月額利用料が発生しないため経済的です。利用ユーザー数が多い大企業や、長期間にわたる運用を前提とする組織では、3〜5年の利用でコスト面での優位性が出てきます。また、サーバー機器は他のシステムとの共用も可能なため、IT資産の有効活用にもつながります。
システム停止リスクの自己管理
オンプレミス型のグループウェアは、サービス提供会社の都合によるシステム停止や仕様変更のリスクがなく、自社のペースでシステム運用ができます。定期メンテナンスのタイミングを業務の繁忙期を避けて設定したり、重要な業務イベント前に安定性を確保したりと、企業活動に合わせた運用が可能です。また、障害発生時も自社内での即時対応ができるため、業務への影響を最小限に抑えられます。
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オンプレミス型のグループウェアの選び方
オンプレミス型のグループウェアを選ぶ際は、自社の業務環境や将来性を考慮した慎重な検討が必要です。セキュリティ要件やシステム連携性、運用負荷、拡張性、サポート体制といった観点から最適なシステムを選定しましょう。
1
セキュリティレベル
企業の情報資産を守るため、適切なセキュリティ機能を備えたシステムを選びましょう。取り扱う情報の機密度に応じて、アクセス権限の細かな設定や操作ログ取得、多要素認証などの機能が必要になります。特に金融機関や医療機関など、個人情報を多く扱う業種では、より高度なセキュリティ対策が求められるため、業界標準の認証を取得しているかどうかも確認するとよいでしょう。
2
既存システムとの連携性
社内で使用している基幹システムやその他のツールとスムーズに連携できるかを検討します。例えば、会計システムとの連携により経費申請や予算管理が効率化されたり、人事システムと連携することで組織図やメンバー情報が自動更新されたりします。また、データの二重入力を避けるために、APIやデータ連携の仕組みが充実しているかどうかもチェックポイントとなります。
3
運用・保守の負担
自社のIT担当者のスキルや人数に見合った運用負荷となるシステムを選ぶことが重要です。サーバー管理の知識が必要なシステムもあれば、専門知識がなくても管理できる設計のものもあります。また、障害発生時の対応手順が明確化されているか、バックアップの取得や復旧作業が簡便に行えるかなど、日常的な運用業務の負荷も考慮して選定しましょう。
4
将来的な拡張性・発展性
企業の成長や組織変更に対応できる柔軟性を持ったシステムかどうかを見極めましょう。ユーザー数の増加に伴うサーバー容量の拡張が容易か、新しい業務プロセスや部門の追加に対応できる機能追加の余地があるかなどがポイントです。中小企業が数年後に大きく事業を拡大する計画がある場合は、初期コストを抑えつつも後から機能拡張できるモジュール型のシステムが適しているでしょう。
5
サポート体制と継続性
導入後の技術サポートや製品の継続的な開発体制が整っているベンダーを選びましょう。システムトラブル時の対応スピードや問い合わせ窓口の充実度、定期的なアップデートやセキュリティパッチの提供状況などをチェックします。また、導入実績や運用年数が長いシステムは安定性が高く、ユーザーコミュニティも活発なため、社内で解決できない問題があっても情報を得やすいでしょう。
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