金融機関や医療機関など、顧客の個人情報や機密情報を大量に扱う企業に向いています。オンプレミス型であれば、すべての情報を自社管理下のサーバーに保管できます。外部のサービスにデータを預けないため、情報流出のリスクを最小限に抑えられます。社内の技術部門が24時間体制で監視する体制も構築しやすく、万が一の事態にも迅速に対応できます。

長年培ってきた独特な業務の進め方を持つ製造業や商社などに適しています。オンプレミス型なら、承認の流れや帳票の様式を既存の業務に完全に合わせられます。たとえば、複数の部門を経由する独特な承認経路や、業界特有の書類形式にも対応可能です。既存の社内システムとの連携も自由に設計できるため、業務の流れを変えずに導入できます。

基幹システム（会計や在庫管理などの中核となる仕組み）を自社で運用している企業に向いています。オンプレミス型のグループウェアなら、既存のシステムとデータを直接やり取りする設定が可能です。具体的には、販売管理システムの受注情報を自動的にグループウェアの案件管理に反映させるといった連携ができます。クラウド型では実現が難しい、細かなデータ連携も自由に構築できます。

工場や研究施設など、セキュリティ上の理由で外部ネットワークへの接続を制限している企業に適しています。オンプレミス型は社内ネットワークだけで完結するため、インターネットに接続しなくても利用できます。一例として、新製品の開発情報を扱う研究部門では、情報漏洩を防ぐため外部との通信を遮断しています。このような環境でもオンプレミス型なら問題なく運用できます。

企業全体で統一して使用するタイプです。全部門が同じ環境で情報共有や業務管理を行います。経営層から現場の担当者まで、すべての社員が同じ画面で操作するため、組織全体の情報伝達が円滑になります。部門間の壁を越えた協力作業がしやすくなり、会議の日程調整や全社的なお知らせの配信も一元管理できます。大企業での導入に適しており、数千人規模でも安定して稼働します。

特定の部門やプロジェクトチーム専用に導入するタイプです。営業部門だけ、開発部門だけといった形で、必要な範囲に絞って利用します。部門特有の業務に合わせた機能だけを実装するため、画面がシンプルで使いやすくなります。導入費用も全社展開より抑えられ、短期間で運用を始められます。将来的に他部門へ展開する際の試験導入としても活用されます。

多様な業務機能を1つのシステムにまとめたタイプです。メールやスケジュール管理に加え、ワークフロー（業務の流れを自動化する仕組み）、プロジェクト管理、文書管理、勤怠管理など、幅広い機能を提供します。複数のシステムを導入する手間が省け、データの一元管理が実現します。社員は1つの画面から必要な機能すべてにアクセスでき、業務の効率が上がります。中堅から大企業向けの充実した内容となっています。

基本的なコミュニケーション機能に絞ったタイプです。メール、スケジュール共有、掲示板、ファイル共有など、最小限の機能だけを提供します。導入の手間が少なく、サーバーの負荷も軽いため、小規模企業でも管理しやすくなっています。操作方法も簡単で、システムに不慣れな社員でもすぐに使い始められます。追加機能が必要になった際には、後から拡張できる製品もあります。

特定の業種向けに最適化されたタイプです。医療機関向けには患者情報の管理機能、製造業向けには生産計画との連携機能など、業界特有の要件に対応しています。業界で一般的な用語や業務の流れを標準で組み込んでいるため、カスタマイズの手間が減ります。法規制への対応も考慮された設計となっており、コンプライアンス（法令遵守）の観点でも安心して利用できます。

要件定義から稼働開始までの全工程を明確にします。各作業の担当者と期限を設定し、進捗状況を定期的に確認する体制を作ります。サーバーの納品時期や設置工事の日程も早めに確定させます。たとえば、4月の新年度開始に合わせて稼働させるなら、前年の秋から準備を始める必要があります。余裕を持ったスケジュールを組むことで、予期せぬトラブルにも対応できます。

全社一斉ではなく、特定の部門や拠点で先行して導入します。小規模での運用を通じて、問題点を洗い出し改善します。操作方法や業務の流れを確立してから、他の部門に展開していきます。一例として、まず本社の総務部で3か月間試験運用し、その後に営業部門、製造部門へと順次拡大します。段階的な導入により、大きな混乱を避けられます。

稼働前に全社員向けの研修を複数回開催します。基本的な操作方法だけでなく、業務での具体的な使い方を実演します。質問に答える時間を十分に設け、不安を解消します。具体的には、メールの送受信やスケジュール登録など、日常的に使う機能を中心に練習します。研修資料や操作マニュアルも配布し、後から見返せるようにします。

稼働開始後、社員からの質問に答える専用の窓口を設けます。技術部門の担当者を配置し、迅速に回答できる体制を作ります。よくある質問と回答をまとめた資料を作成し、社内で共有します。たとえば、パスワードの再設定方法や添付ファイルの容量制限など、頻繁に尋ねられる内容を整理します。問い合わせ窓口の存在により、社員の不安が軽減され、スムーズな定着につながります。

システムの操作方法や設定に関する質問に答えるサービスです。電話やメールで専門の技術者に相談でき、問題の解決方法を教えてもらえます。エラーメッセージの意味や対処方法、機能の詳しい使い方なども説明してもらえます。たとえば、特定の社員だけメールが送れない場合、設定の確認方法や修正手順を案内してもらえます。迅速な回答により、業務の停滞を最小限に抑えられます。

システムの安全性を保つための修正プログラムが定期的に提供されます。新たに発見された脆弱性（セキュリティ上の弱点）に対処する内容が含まれます。提供会社から更新プログラムと適用手順が送られてきます。一例として、外部からの不正アクセスを防ぐための修正が月に1回程度配信されます。適用することで、情報漏洩のリスクを低く保てます。

システムが停止した際に、原因の特定と復旧作業を支援してもらえます。電話での指示に従って作業するか、技術者が現地に駆けつけて対応します。ハードウェアの故障やソフトウェアの不具合など、さまざまな問題に対応してもらえます。具体的には、サーバーが起動しなくなった場合、遠隔で診断してもらい、交換が必要な部品を迅速に手配してもらえます。早期復旧により、業務への影響を最小限にできます。

新しい機能が追加された最新版への更新作業を支援してもらえます。更新の手順書が提供され、作業中のトラブルにも対応してもらえます。既存の設定やデータを引き継ぐ方法も案内されます。実際に、年に1回の大規模更新では、事前に検証環境での動作確認を支援してもらい、本番環境への適用もサポートしてもらえます。最新機能の活用により、業務の効率が向上します。