スタートアップ向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年07月10日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。スタートアップ企業においても、効率的な業務運営と迅速な意思決定が求められるため、グループウェアの導入は重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあります。特にスタートアップでは、限られたリソースを最大限に活用する必要があるため、グループウェアの多機能性が大いに役立ちます。最近では、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能も備えており、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも貢献します。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。スタートアップでは迅速な情報共有が求められるため、チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できることは大きなメリットです。効率的なコミュニケーションが可能となり、成長のスピードを加速させることができます。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。スタートアップではリソースが限られているため、1つの製品で多機能をカバーできることは大きな利点です。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなり、管理コストの削減にも繋がります。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。スタートアップでは、情報の取り扱いに特に注意が必要です。製品によっては操作ログなども取得することができるため、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、印刷の手間やコストを削減できるため、スタートアップの限られた予算を有効に活用できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。スタートアップにおいては、ツールの選定においてコストと効率のバランスを考慮する必要があります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておくことが重要です。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。スタートアップでは、特に迅速な対応が求められるため、連携の柔軟性が重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。スタートアップでは、信頼性の高いパートナーを選ぶことが成長の鍵となります。データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。スタートアップでは、特に必要な機能を事前に整理した上で、選定に臨みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。スタートアップでは、頻繁に外部と連携する機会が多いため、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。スタートアップでは即時性の高いコミュニケーションが求められるため、会議の予定やワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特にスタートアップでは、成長に伴い組織構造が変わることが多いため、柔軟に対応できる権限管理が求められます。会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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