オフィスにおすすめの入退室管理システムとは？
入退室管理システムとは、建物や部屋への入退室を記録・制御するシステムのことです。カードや指紋認証などを使って、誰がいつ入退室したかを自動で管理します。オフィスでは社員の出勤管理やセキュリティ強化のために導入されています。従来の鍵や紙による管理と比べて、正確性と安全性が大幅に向上します。また、勤怠管理システムと連携することで、労働時間の把握も自動化できます。現在では多くのオフィスで導入が進んでおり、業務の効率化と管理の精度向上に貢献している重要なシステムです。
オフィス向けの入退室管理システム（シェア上位）
オフィスにおすすめの入退室管理システムとは？
更新：2025年06月13日
入退室管理システムとは、建物や部屋への入退室を記録・制御するシステムのことです。カードや指紋認証などを使って、誰がいつ入退室したかを自動で管理します。オフィスでは社員の出勤管理やセキュリティ強化のために導入されています。従来の鍵や紙による管理と比べて、正確性と安全性が大幅に向上します。また、勤怠管理システムと連携することで、労働時間の把握も自動化できます。現在では多くのオフィスで導入が進んでおり、業務の効率化と管理の精度向上に貢献している重要なシステムです。
オフィスにおすすめの入退室管理システムの機能
オフィス向けの入退室管理システムには、リアルタイム監視機能や勤怠連携機能などが搭載されています。この段落では、具体的な機能を紹介します。
1
リアルタイム入退室監視機能
現在オフィス内にいる人数や在室状況をリアルタイムで把握できる機能です。管理画面では、どの社員がいつ入室し、現在も在室中かを一目で確認できます。災害時の安否確認や避難誘導において、在室者の正確な把握が可能になります。また、会議室の利用状況や共用スペースの混雑具合も把握でき、効率的なオフィス運営に役立ちます。
2
自動勤怠記録機能
入退室のタイミングを自動的に出勤・退勤時刻として記録する機能です。社員がドアを通過するだけで勤怠データが蓄積され、タイムカードや手動入力の必要がありません。遅刻や早退、時間外労働の時間も自動計算され、給与計算システムとの連携も可能です。労働基準法に基づく適切な労働時間管理を支援し、管理者の業務負担を大幅に軽減します。
3
アクセス権限管理機能
社員ごとに入室可能なエリアや時間帯を細かく設定できる機能です。部署や役職に応じて、一般オフィス、会議室、サーバールームなどへのアクセス権限を個別に管理できます。人事異動や組織変更があった場合でも、システム上で権限を即座に変更可能です。不正なアクセス試行があった場合には、アラートを発信して管理者に通知する機能も備えています。
4
来訪者管理機能
外部からの来訪者の受付から退館までを一元管理する機能です。事前に来訪者情報を登録しておくことで、受付での手続きを簡素化できます。来訪者には一時的なアクセス権限を付与し、訪問先のエリアのみへの入室を許可します。来訪履歴は自動的に記録され、後から検索や出力を行うことも可能です。
5
入退室履歴記録機能
すべての入退室記録を詳細にデータとして保存する機能です。日時、場所、認証方法などの情報が自動的に記録され、セキュリティ監査や勤怠管理に活用できます。特定の期間や人物の入退室履歴を検索・抽出することも簡単です。データはバックアップされ、長期間の保存にも対応しているため、法的要件にも適合します。
6
アラート通知機能
異常な入退室や不正なアクセス試行を検知した際に、管理者に即座に通知する機能です。営業時間外の入室や、アクセス権限のないエリアへの侵入試行などを自動検知します。通知方法はメール、スマートフォンアプリ、システム画面表示など複数の手段から選択できます。緊急時の迅速な対応を可能にし、オフィスのセキュリティレベルを向上させます。
7
勤怠システム連携機能
既存の勤怠管理システムや人事システムとデータ連携する機能です。入退室記録を勤怠データとして自動転送し、重複入力の手間を省けます。有給休暇や出張などの予定情報と照合し、不整合がある場合にはアラートを発信します。給与計算システムとも連携でき、労働時間の集計から給与処理まで一連の業務を自動化できます。
8
レポート出力機能
入退室データを基にしたさまざまなレポートを自動生成する機能です。月次の勤怠レポート、部署別の在室時間分析、セキュリティインシデントレポートなどを作成できます。グラフや表形式での表示に対応し、視覚的に分かりやすいレポートを提供します。定期的な自動出力設定も可能で、管理者の定常業務を効率化します。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィスにおける入退室管理システムを導入するメリット
オフィスにおける入退室管理システムを導入するメリットには、勤怠管理の自動化やセキュリティ強化などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
勤怠管理業務の大幅な効率化
入退室と同時に勤怠記録が自動生成されるため、タイムカードや手動入力が不要になります。社員の出勤・退勤時刻が正確に記録され、集計作業も自動化されます。労働時間の計算ミスや記録漏れがなくなり、給与計算の精度が向上します。人事担当者は勤怠データの確認や修正作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割けるようになります。
オフィスセキュリティの抜本的強化
不正な入室を事前に防ぎ、すべての入退室履歴が記録されるため、セキュリティレベルが大幅に向上します。権限のない人物の侵入を物理的に阻止でき、万が一の事故や盗難が発生した場合でも、詳細な履歴から原因を特定できます。深夜や休日の無断入室も即座に検知され、管理者に通知されるため、迅速な対応が可能になります。
労働時間の可視化による働き方改革の推進
社員の実際の労働時間が正確に把握できるため、長時間労働の実態が明確になります。部署ごとの労働時間分析により、業務配分の見直しや人員配置の最適化が可能になります。時間外労働の削減目標設定や、労働基準法への確実な対応も実現できます。働き方改革の取り組みを数値で評価でき、継続的な改善活動につなげられます。
来訪者対応業務の省力化
来訪者の受付業務が自動化され、受付担当者の負担が軽減されます。事前登録により来訪者情報の入力作業が削減され、入館証の発行も自動化できます。来訪履歴の検索や管理も簡単になり、セキュリティ管理の精度が向上します。受付業務の効率化により、来訪者を待たせる時間も短縮され、企業イメージの向上にもつながります。
災害時の安否確認体制の確立
リアルタイムで在室者を把握できるため、地震や火災などの災害時に迅速な安否確認が可能になります。現在オフィス内にいる社員の正確な人数と所在が分かるため、避難誘導を効率的に行えます。災害対策本部では、避難完了の確認作業が短時間で済み、救助活動の指示も的確に出せます。BCP（事業継続計画）の実効性向上にも大きく貢献します。
コンプライアンス対応の強化
労働基準法や個人情報保護法などの法令要求に対する確実な対応が可能になります。正確な労働時間記録により、労働基準監督署の調査にも適切に対応できます。入退室履歴の長期保存により、法的要件を満たしたデータ管理が実現します。内部統制の観点からも、客観的で改ざんできない記録が残るため、監査対応が容易になります。
オフィスにおいて入退室管理システムを導入する際の注意点
オフィスにおいて入退室管理システムを導入する際には、プライバシー保護への配慮や既存システムとの連携性などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
プライバシー保護への十分な配慮
入退室記録は社員の行動履歴を詳細に記録するため、プライバシー侵害のリスクがあります。社員の休憩時間の外出や私用での短時間離席なども記録されるため、過度な監視と受け取られる可能性があります。データの取り扱いルールを明確に定め、社員への説明と同意取得が不可欠です。記録データの閲覧権限を適切に制限し、目的外使用を防ぐ仕組みの構築が重要になります。
既存システムとの連携性確保
現在使用している勤怠管理システムや人事システムとの連携において、データ形式の違いや仕様の不一致が発生する場合があります。システム間でのデータ転送エラーや重複データの発生により、かえって業務が煩雑になるリスクがあります。導入前に既存システムとの詳細な連携テストを実施し、データの整合性を十分に確認する必要があります。場合によっては既存システムの改修や入れ替えも検討しなければなりません。
停電やシステム障害時の代替手段準備
システム障害や停電により入退室管理システムが停止した場合、オフィスへの入退室ができなくなる可能性があります。特に電子錠と連動している場合、完全にロックアウトされる危険性があります。非常時の手動解錠方法や代替認証手段を事前に準備しておく必要があります。また、システム復旧までの間の入退室記録の取得方法についても、明確な手順を定めておくことが重要です。
導入時の初期設定とテスト期間の確保
全社員の認証情報登録やアクセス権限設定には、相当な時間と労力が必要になります。設定ミスにより社員が入室できない事態や、逆に不適切な権限付与が発生するリスクがあります。段階的な導入やテスト運用期間を設けて、システムの動作確認と設定の調整を行う必要があります。また、社員への操作説明や問い合わせ対応の体制も事前に整備しておくことが求められます。
ランニングコストの継続的な発生
システムの月額利用料や保守費用、カードの交換費用など、継続的なランニングコストが発生します。特にクラウド型システムの場合、利用者数に応じた従量課金により、想定以上のコストがかかる場合があります。システムのバージョンアップや機能追加により、追加費用が発生する可能性もあります。導入前に長期的なコスト試算を行い、予算計画に組み込んでおくことが重要です。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィスにおすすめの入退室管理システムの選び方
オフィス向けの入退室管理システムの選び方には、認証方式の選択や拡張性の確認などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
1
認証方式の選択基準
オフィスの規模とセキュリティレベルに応じて適切な認証方式を選ぶことが重要です。ICカード認証は操作が簡単で導入コストが安く、一般的なオフィスに適しています。生体認証は高いセキュリティが必要な機密情報を扱うオフィスに最適です。実際に、金融業界や研究開発部門では指紋認証や静脈認証が多く採用されています。社員の利便性とセキュリティ要件のバランスを考慮した選択が求められます。
2
既存システムとの連携性
現在使用している勤怠管理システムや人事システムとの連携可能性を事前に確認する必要があります。データ形式やAPI（システム間の連携機能）の対応状況により、スムーズな連携ができるかどうかが決まります。一例として、給与計算ソフトと直接データ連携できるシステムを選べば、手動でのデータ転送作業が不要になります。システム導入後の運用効率を左右する重要な判断基準となります。
3
拡張性と将来性の評価
将来的な組織拡大や機能追加に対応できるシステムを選ぶことが重要です。現在の社員数だけでなく、3年から5年後の組織規模を想定したシステム選択が必要になります。具体的には、新しいオフィスの開設や部署の増設に伴う管理対象エリアの拡大に対応できるかを確認します。また、新しい認証技術や法制度の変更にも対応できる柔軟性を持ったシステムを選ぶことが長期的な観点から重要です。
4
サポート体制の充実度
システム導入後の運用において、充実したサポート体制があるかどうかを確認する必要があります。24時間365日のサポート対応や、オンサイトでの技術支援が受けられるかどうかは重要な判断材料です。たとえば、システム障害が発生した際の復旧時間や対応手順が明确に定められているシステムを選ぶべきです。また、定期的なシステム更新や機能改善についても、継続的なサポートが期待できるベンダーを選択することが重要になります。
5
コストパフォーマンスの総合評価
初期導入費用だけでなく、長期的な運用コストを含めた総合的なコスト評価が必要です。月額利用料、保守費用、カード発行費用などのランニングコストを5年程度の期間で試算します。実際に、クラウド型システムは初期費用が安いものの、長期利用では総コストが高くなる場合があります。費用対効果を正確に算出し、予算に見合った最適なシステムを選択することが、持続可能な運用につながります。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィスにおける入退室管理業務の課題
オフィスにおける入退室管理業務には、手作業による記録ミスや不正入室の防止困難などの課題があります。この段落では、具体的な業務課題を紹介します。
1
手作業による記録の不正確性
従来の手書きや手動入力による入退室記録では、記録漏れや時間の誤記が頻繁に発生します。社員が出勤時刻を記録し忘れたり、実際の入室時間と異なる時刻を記載したりするケースが多発しています。このような記録の不正確性により、正確な勤怠管理や労働時間の把握が困難になり、給与計算にも影響を与えてしまいます。
2
物理的な鍵の管理負担
オフィスの鍵を物理的に管理する場合、鍵の紛失や複製によるリスクが常に存在します。社員が鍵を紛失した際には、セキュリティ上の観点から錠前の交換が必要になることもあります。また、退職者からの鍵の回収漏れや、部署異動に伴う鍵の再配布など、人事異動のたびに発生する管理業務が担当者の大きな負担となっています。
3
不正入室の検知困難
通常の物理的な鍵や暗証番号による管理では、権限のない人物の入室を事前に防ぐことが困難です。退職した元社員が暗証番号を知っている場合や、現職社員が第三者に鍵を貸してしまう場合など、不正入室のリスクが存在します。さらに、不正入室が発生した場合でも、いつ誰が入室したかを特定することが難しく、セキュリティ事故の原因究明に時間がかかってしまいます。
4
時間外勤務の把握困難
紙ベースの記録や目視による確認では、社員の時間外労働を正確に把握することが困難です。深夜や休日の入退室状況を把握できないため、長時間労働の実態が見えにくくなっています。労働基準法への対応や社員の健康管理の観点から、正確な時間外勤務の把握は重要な課題となっており、管理者の負担も増大しています。
5
来訪者管理の煩雑さ
来訪者の受付や入退室管理を手作業で行う場合、受付業務が煩雑になりがちです。来訪者情報の記録や入館証の発行、退館時の回収など、多くの手間がかかります。さらに、来訪履歴の保管や検索も困難で、後から特定の来訪者の記録を確認したい場合に時間がかかってしまいます。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィス向けの入退室管理システムの特徴
オフィス向けの入退室管理システムには、勤怠管理との連携機能や来訪者管理機能などの特徴があります。この段落では、具体的な特徴を紹介します。
1
勤怠管理システムとの連携機能
オフィス向けの入退室管理システムは、勤怠管理システムと自動連携する機能を備えています。社員がカードをかざして入退室すると、その時刻が自動的に出勤・退勤時刻として記録されます。タイムカードや手動入力の必要がなくなり、正確な労働時間の把握が可能になります。また、有給休暇の申請システムとも連携し、休暇中の不正入室を防ぐ機能も提供されています。
2
階層的なアクセス権限設定
オフィスの組織構造に合わせて、部署や役職ごとに細かなアクセス権限を設定できます。一般社員は自分の所属フロアのみ、管理職は複数フロアへのアクセスが可能といった設定が行えます。さらに、会議室や機密書類保管室など、特定の場所への入室権限を個別に管理することも可能です。人事異動や組織変更があった場合でも、システム上で権限を簡単に変更できるため、管理負担が軽減されます。
3
来訪者管理の自動化機能
来訪者の受付から退館まで一連の管理を自動化する機能が搭載されています。来訪者の事前登録により、受付でのスムーズな手続きが可能になります。また、来訪者用の一時的なアクセス権限を発行し、指定された時間や場所のみの入室を許可することができます。来訪履歴は自動的にデータベースに保存され、後から検索や確認を行うことも簡単です。
4
ビジネスアワーに特化した運用設定
オフィスの営業時間や休日スケジュールに合わせた運用設定が可能です。通常の営業時間外や休日の入退室に対してアラートを発生させる機能があります。また、清掃スタッフや警備員など、時間外に入室する必要がある人員に対しては、特別な権限設定を行うことができます。長時間労働の防止や不審者の侵入検知など、オフィス特有のセキュリティニーズに対応した機能が充実しています。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィス向け入退室管理システムのタイプ
オフィス向けの入退室管理システムには、認証方式や設置形態によってさまざまなタイプに分類されます。主要な分類として、認証方法による違い、システム構成による違い、管理範囲による違いがあり、オフィスの規模や用途に応じて最適なタイプを選択することが重要です。
1
ICカード認証タイプ
社員証にICチップを埋め込んだカードを使用する認証方式です。カードリーダーにかざすだけで入退室が可能で、操作が簡単なため多くのオフィスで採用されています。既存の社員証にICチップを追加することで導入コストを抑えることができます。さらに、カード情報の暗号化により高いセキュリティレベルを維持できる点も特徴です。
2
生体認証タイプ
指紋や静脈、顔認証などの生体情報を使用する認証方式です。カードの紛失や貸し借りによる不正利用を完全に防ぐことができます。機密性の高いオフィスや研究施設などで特に重宝されています。一方で、認証速度がカード認証より若干遅く、初期コストも高めになる傾向があります。
3
クラウド型システム
システムの中核機能をクラウド上で提供するタイプです。複数の拠点を持つ企業でも、統一的な管理が可能になります。また、システムの保守やアップデートが自動的に行われるため、IT担当者の負担を軽減できます。インターネット接続が必要ですが、リモートワークとの連携機能も充実している点が魅力です。
4
オンプレミス型システム
自社内にサーバーを設置して運用するタイプです。セキュリティ要件が厳しい企業や、既存のネットワークインフラを活用したい場合に適しています。初期投資は大きくなりますが、長期的な運用コストを抑えることができます。システムのカスタマイズ性も高く、企業独自の要件に対応しやすい特徴があります。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィスが入退室管理システムの導入を成功させるコツ
オフィスが入退室管理システムの導入を成功させるには、段階的な導入計画や社員への十分な説明などのコツがあります。この段落では、具体的な成功のコツを紹介します。
1
段階的な導入計画の策定
全社一斉導入ではなく、部署やフロア単位での段階的な導入により、リスクを最小限に抑えられます。最初に管理部門や情報システム部門など、ITリテラシーの高い部署から開始することで、システムの検証と改善を行えます。一例として、本社ビルの1フロアから開始し、運用が安定してから他のフロアに展開する方法があります。段階的導入により、問題点の早期発見と対策が可能になり、全社展開時のトラブルを防げます。
2
社員への丁寧な事前説明
システム導入の目的と効果を社員に明確に伝えることで、導入への理解と協力を得られます。プライバシー保護の方針やデータの取り扱いルールを詳しく説明し、社員の不安を解消することが重要です。具体的には、説明会の開催や操作マニュアルの配布、質疑応答の時間確保などが効果的です。社員が導入の必要性を理解し、積極的に協力する姿勢を持つことで、スムーズな導入と定着が実現できます。
3
充実した操作研修の実施
すべての社員がシステムを正しく使えるよう、実践的な操作研修を行うことが成功の鍵となります。年配の社員やITに不慣れな社員にも配慮した、分かりやすい研修プログラムを用意する必要があります。たとえば、ICカードの正しいかざし方や、エラーが発生した場合の対処法などを実機を使って練習します。研修後も質問や困った時に相談できる体制を整えることで、社員の不安を解消し、円滑な運用開始につなげられます。
4
十分なテスト期間の設定
本格運用開始前に、十分な期間をかけてシステムのテスト運用を行うことが重要です。認証の精度や応答速度、既存システムとの連携動作などを詳細に確認する必要があります。実際に、朝の出勤ラッシュ時の認証処理速度や、大人数が同時にアクセスした場合の動作安定性をテストします。テスト期間中に発見された問題点を改善してから本格運用を開始することで、導入後のトラブルを大幅に減らせます。
5
継続的な運用改善体制の構築
システム導入後も継続的に運用状況を監視し、改善点を見つけて対策を講じる体制を作ることが長期的な成功につながります。社員からのフィードバックを定期的に収集し、使い勝手の向上や機能追加の検討を行います。実際に、月次でシステム利用状況レポートを作成し、エラー発生状況や利用頻度を分析することが有効です。継続的な改善により、システムの効果を最大化し、社員満足度の向上も実現できます。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
オフィス向けの入退室管理システムのサポート内容
オフィス向けの入退室管理システムのサポート内容には、24時間監視サービスや定期メンテナンスなどがあります。この段落では、具体的なサポート内容について紹介します。
1
24時間体制の技術サポート
システム障害や緊急事態に備えて、24時間365日の技術サポートが提供されます。深夜や休日にシステムトラブルが発生した場合でも、専門技術者による迅速な対応が受けられます。一例として、電子錠の動作不良により社員が入室できない場合、緊急解錠の指示や応急処置の方法を電話で案内してもらえます。オフィスの業務継続を最優先に考えたサポート体制により、システム停止による業務への影響を最小限に抑えられます。
2
定期メンテナンスとシステム更新
システムの安定稼働を維持するため、定期的なメンテナンスとソフトウェア更新が実施されます。ハードウェアの点検や清掃、認証精度の調整などが計画的に行われます。具体的には、カードリーダーの動作確認やデータベースの最適化、セキュリティパッチの適用などが含まれます。これらの作業により、システムの性能劣化を防ぎ、常に最新のセキュリティレベルを維持できます。
3
ユーザー向け操作研修とマニュアル提供
新入社員向けの操作研修や、システム管理者向けの詳細な研修プログラムが用意されています。操作方法だけでなく、トラブル時の対処法や日常的なメンテナンス方法も学べます。実際に、管理者向けには権限設定の変更方法や履歴データの出力方法などの実務研修が行われます。また、分かりやすい操作マニュアルやFAQ集も提供され、自社内での問題解決能力向上をサポートしています。
4
データバックアップと復旧支援
重要な入退室履歴やユーザー情報のデータバックアップが自動的に実行されます。システム障害やデータ破損が発生した場合でも、迅速なデータ復旧サービスが提供されます。たとえば、サーバーの故障によりデータが消失した場合、バックアップデータから短時間でシステムを復旧できます。法的要件に基づく長期データ保存にも対応し、監査対応時のデータ提供もサポートされています。
5
カスタマイズと機能追加対応
企業固有の要件に合わせたシステムカスタマイズや、新機能の追加開発にも対応しています。組織変更や業務プロセスの変化に応じて、システム設定の変更や機能拡張を行えます。実際に、新しい認証デバイスの追加や、既存システムとの新たな連携機能の開発なども相談できます。企業の成長や変化に合わせてシステムも進化させることで、長期的な投資効果を最大化できます。
かんたんな質問に答えてぴったりのオフィスにおすすめの入退室管理システムをチェック
