スマートフォン対応の入退室管理システムとは？
入退室管理システム（職場や建物の入退室を記録・管理する仕組み）は、従来はカードや鍵を使用していましたが、近年はスマートフォンに対応した製品が増えています。スマートフォン対応の入退室管理システムでは、専用アプリケーション（特定の機能を持つソフト）をインストールして、建物や部屋の入退室を管理できます。従業員は自分のスマートフォンを使って扉の解錠や入退室記録の確認が可能になります。管理者側も離れた場所からリアルタイム（即座に）で入退室状況を把握できるため、柔軟な勤怠管理と建物のセキュリティ向上を実現します。
スマホ（iPhone / Android）で使える入退室管理システム（シェア上位）
スマートフォン対応の入退室管理システムとは？
更新：2025年06月19日
入退室管理システム（職場や建物の入退室を記録・管理する仕組み）は、従来はカードや鍵を使用していましたが、近年はスマートフォンに対応した製品が増えています。スマートフォン対応の入退室管理システムでは、専用アプリケーション（特定の機能を持つソフト）をインストールして、建物や部屋の入退室を管理できます。従業員は自分のスマートフォンを使って扉の解錠や入退室記録の確認が可能になります。管理者側も離れた場所からリアルタイム（即座に）で入退室状況を把握できるため、柔軟な勤怠管理と建物のセキュリティ向上を実現します。
スマートフォン対応の入退室管理システムの機能
スマートフォンでできる入退室管理システムの機能には、入退室記録、勤怠管理、会議室予約などがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。
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タッチレス入退室機能
スマートフォンをドアに近づけるだけで自動的に扉が開く機能です。アプリケーションを起動した状態でドアの前に立つと、Bluetoothや近距離無線通信によって認証が行われます。物理的な接触が不要なため、衛生面での安全性が向上します。また、両手に荷物を持っている場合でも、スマートフォンをポケットに入れたまま入退室できるため利便性が高くなります。認証には暗号化技術が使用されており、セキュリティも確保されています。
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リアルタイム入退室履歴確認
自分の入退室記録をスマートフォンで即座に確認できる機能です。今日の出社時刻や退社予定時刻、過去の勤務履歴などを画面上で閲覧できます。外出中でも自分の勤務状況を把握できるため、働き方の見直しや時間管理に役立ちます。さらに、入退室記録に間違いがあった場合は、アプリケーション上で修正申請を送信することも可能です。管理者への連絡もスムーズに行えるため、勤怠管理の精度向上につながります。
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会議室予約利用管理
スマートフォンから会議室の空き状況確認と予約ができる機能です。リアルタイムで各会議室の利用状況が表示され、空いている時間帯での予約が可能になります。実際に会議室の前に到着したら、スマートフォンで扉を開錠して利用開始できます。会議が延長になった場合は、その場で予約時間の変更も行えます。無駄な会議室探しの時間が削減され、効率的な会議運営が実現できます。
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訪問者管理受付対応
来訪者の受付業務をスマートフォンで行える機能です。訪問予定者の事前登録や当日の受付処理が可能になります。来訪者が到着すると、担当者のスマートフォンに通知が送信されます。訪問者用の一時的な入館許可も、スマートフォンから設定できます。受付スタッフがいない時間帯でも、適切な来訪者対応が可能になるため、セキュリティを保ちながら業務効率を向上させることができます。
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緊急時安否確認機能
災害や緊急事態発生時に、建物内にいる従業員の安否確認を行う機能です。管理者は入退室記録から現在建物内にいる可能性がある従業員を把握できます。各従業員のスマートフォンに安否確認の通知を送信し、返答状況を一覧で確認できます。避難完了の報告もスマートフォンから行えるため、迅速な安全確認が可能です。BCP（事業継続計画）の一環として、従業員の安全管理に大きく貢献します。
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勤務時間自動計算機能
入退室記録をもとに勤務時間を自動で計算する機能です。出社時刻と退社時刻から実労働時間を算出し、休憩時間も考慮した正確な勤務時間を表示します。残業時間や深夜勤務時間も自動で分類されるため、給与計算業務の効率化が図れます。月末には勤務時間の集計結果をスマートフォンで確認でき、自分の働き方を客観的に把握できます。労働基準法に基づいた適切な労働時間管理を支援します。
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多要素認証セキュリティ
スマートフォンの生体認証機能と組み合わせたセキュリティ機能です。指紋認証や顔認証、音声認証などを併用して、より安全な入退室管理を実現します。不正利用や第三者によるなりすましを防ぐため、複数の認証方式を組み合わせることができます。認証に失敗した場合は管理者に即座に通知が送信されるため、セキュリティインシデント（安全上の問題）の早期発見が可能です。機密性の高い部屋や重要な施設での利用に特に適しています。
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外出在席状況共有
従業員の在席状況や外出予定をスマートフォンで共有する機能です。入退室記録と連動して、誰がオフィスにいるか、外出中かをリアルタイムで把握できます。外出時には行き先や戻り予定時刻を入力でき、チームメンバーや上司と情報共有できます。急ぎの用件があるときに、相手の在席状況を事前に確認してから連絡を取ることができるため、コミュニケーションの効率が向上します。テレワークと出社を組み合わせた働き方にも対応しています。
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スマートフォン対応の入退室管理システムを導入するメリット
スマートフォン対応の入退室管理システムを導入するメリットには、利便性向上、コスト削減、柔軟な勤怠管理などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
従業員の利便性向上
スマートフォンは多くの従業員が日常的に携帯しているため、新たに専用機器を持参する必要がありません。ICカード（磁気カード）の紛失や忘れ物による入室困難も解消されます。アプリケーション操作により、タッチレスで扉の開閉ができるため、両手が塞がっている状況でもスムーズに入退室可能です。さらに、勤務時間の確認や申請業務もスマートフォン1台で完結するため、従業員の日常業務が大幅に効率化されます。
管理コストの削減
従来の入退室管理システムでは、ICカードの発行費用や専用端末の購入費用が必要でした。スマートフォンを活用することで、カード発行コストや端末更新費用を大幅に削減できます。従業員の入退社時にカードの回収や再発行手続きも不要になるため、管理業務の工数も減少します。また、システムの保守費用も従来型と比較して抑えられる傾向があり、長期的な運用コストの削減につながります。
リアルタイムデータ管理
スマートフォンとクラウドシステム（インターネット上のデータ保存サービス）を組み合わせることで、入退室データをリアルタイムで収集・分析できます。管理者は離れた場所からでも現在の在席状況や勤務実態を把握可能です。勤怠データの集計や分析も自動化されるため、月末の給与計算業務が効率化されます。データの可視化により、働き方改革や労働環境の改善に向けた意思決定を迅速に行えるようになります。
柔軟な勤務形態への対応
テレワークやフレックスタイム制度など、多様な働き方に柔軟に対応できます。従業員が不定期にオフィスに出社する場合でも、スマートフォン1台で入退室管理が完結します。複数拠点での勤務や出張時の勤怠管理も一元化できるため、管理の複雑さが軽減されます。また、時差出勤や変形労働時間制にも対応しており、企業の人事制度に合わせたカスタマイズが可能です。
セキュリティレベルの向上
スマートフォンの生体認証機能を活用することで、従来のカード認証よりも高いセキュリティレベルを実現できます。不正利用や第三者によるなりすましのリスクが大幅に減少します。入退室ログは暗号化されてクラウド上に保存されるため、データの改ざんや紛失を防げます。さらに、異常な入退室パターンを検知した場合の自動アラート機能により、セキュリティインシデントの早期発見と対応が可能になります。
災害時の安全管理強化
緊急事態や災害発生時に、建物内にいる従業員の安否確認を迅速に行えます。入退室記録から現在の在館者を把握し、各従業員のスマートフォンに安否確認通知を送信できます。避難完了の報告もスマートフォンから行えるため、全員の安全確認が効率的に実施できます。BCP（事業継続計画）の観点から、従業員の安全確保と事業継続に大きく貢献し、企業の危機管理体制を強化できます。
企業においてスマートフォン対応の入退室管理システムを導入する際の注意点
スマートフォンにおいて入退室管理システムを導入する際には、セキュリティリスクやプライバシー保護などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
セキュリティリスクの管理
スマートフォンは個人所有の端末であるため、紛失や盗難のリスクが常に存在します。端末が第三者の手に渡った場合、不正な入退室が行われる可能性があります。また、スマートフォンのOSやアプリケーションに脆弱性（セキュリティ上の弱点）が発見された場合、システム全体のセキュリティが脅かされる恐れがあります。従業員が古いバージョンのOSを使用している場合や、セキュリティ対策が不十分な場合には、特に注意が必要です。
プライバシー保護への配慮
入退室管理システムは従業員の行動履歴を詳細に記録するため、プライバシー侵害の懸念が生じる場合があります。勤務時間外の入退室記録や詳細な行動パターンの監視により、従業員が監視されているという感覚を持つ可能性があります。労働基準法や個人情報保護法に基づいた適切なデータ取り扱いルールの策定が不可欠です。また、収集したデータの利用目的や保存期間について、従業員に対する十分な説明と同意取得が求められます。
通信環境への依存
スマートフォンベースのシステムは、インターネット接続や携帯電話回線に依存する特性があります。通信障害や電波状況の悪化により、入退室ができない状況が発生する可能性があります。地下や建物の奥まった場所では電波が届きにくく、システムが正常に動作しない場合があります。バックアップ手段として物理的な鍵やカードの併用を検討する必要があり、完全にスマートフォンに依存することのリスクを理解しておくことが重要です。
デバイス管理の複雑化
従業員が使用するスマートフォンの機種やOSバージョンが多様になるため、システムの動作確認や サポート業務が複雑になります。Android（グーグル社のOS）とiOS（アップル社のOS）では動作仕様が異なる場合があり、両方への対応が必要です。従業員のスマートフォン買い替えや機種変更時には、データ移行や設定作業のサポートが発生します。また、会社支給端末と個人端末が混在する環境では、管理ポリシー（運用方針）の統一が困難になる場合があります。
導入コストと運用負荷
初期導入時にはシステム構築費用や従業員への教育コストが発生します。既存の入退室管理システムからの移行には、データ変換作業や並行運用期間が必要になる場合があります。運用開始後も、スマートフォンアプリケーションの更新作業や不具合対応などの継続的なメンテナンス業務が発生します。従業員からの問い合わせ対応やトラブルシューティング（問題解決）のための人員確保も考慮する必要があり、導入前に十分な計画策定が重要です。
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スマートフォン対応の入退室管理システムの選び方
スマートフォン向けの入退室管理システムの選び方には、セキュリティレベル、操作性、コストなどがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
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セキュリティ機能の充実度
入退室管理システムの選定において最も重要な要素はセキュリティレベルです。多要素認証（複数の認証方式の組み合わせ）に対応しているかを確認する必要があります。一例として、指紋認証と暗証番号の組み合わせや、顔認証とスマートフォンの端末認証を併用できるシステムが理想的です。また、データの暗号化レベルや不正アクセスの検知機能も重要な選定基準になります。セキュリティ機能が充実したシステムを選ぶことで、企業の重要な情報資産を適切に保護できます。
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スマートフォンの操作性
従業員が日常的に使用するため、スマートフォンでの操作性は極めて重要な選定ポイントです。画面サイズが限られたスマートフォンでも見やすく、直感的に操作できるデザイン（画面設計）が求められます。具体的には、ボタンサイズが適切で誤操作が起きにくく、必要な情報が一画面で確認できることが重要です。また、高齢の従業員でも迷わず操作できるような分かりやすい画面構成になっているかも確認が必要です。操作性が良いシステムを選ぶことで、導入後の利用率向上と従業員満足度の向上につながります。
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既存システムとの連携性
企業が既に使用している勤怠管理システムや人事システムとの連携が可能かを確認することが重要です。実際に、入退室データを給与計算システムに自動連携できれば、月末の集計作業が大幅に効率化されます。また、Active Directory（企業内ユーザー管理システム）やクラウドサービスとの連携により、アカウント管理の一元化も可能になります。既存システムとの親和性が高いソリューションを選ぶことで、導入後の運用負荷を軽減し、投資対効果を最大化できます。
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運用コストとライセンス体系
導入費用だけでなく、長期的な運用コストを総合的に評価することが大切です。たとえば、月額利用料が従業員数に比例するタイプや、固定料金で利用人数に制限がないタイプなど、料金体系は製品によって大きく異なります。また、システムの保守費用やアップデート費用、サポート費用なども事前に確認が必要です。将来的な従業員数の増減や事業拡大を考慮して、柔軟に対応できる料金プランを持つシステムを選ぶことが重要です。
5
サポート体制とカスタマイズ性
導入後のサポート体制の充実度は、システム選定における重要な判断基準です。24時間365日のサポート対応や、専任の担当者によるサポートが受けられるかを確認します。さらに、企業固有の業務フローや組織体制に合わせたカスタマイズが可能かも重要なポイントです。一例として、部署別のアクセス権限設定や、特殊な勤務形態への対応などが挙げられます。また、将来的な機能追加や仕様変更にも柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、長期的な利用価値を確保できます。
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スマートフォン対応の入退室管理システムが適している企業、ケース
スマートフォン対応の入退室管理システムは、テレワークが多い企業やオフィス外での作業が多い業種などに適しています。この段落では、具体的な適用ケースを紹介します。
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テレワーク中心の企業
テレワークや在宅勤務を中心とした働き方を採用している企業にとって、スマートフォン対応の入退室管理システムは大きな利点があります。従業員が不定期にオフィスに出社する環境では、専用のICカード（社員証などの磁気カード）の管理が困難になりがちです。スマートフォンを使った入退室管理なら、従業員は常に携帯している端末で入退室が可能になります。管理者も誰がいつオフィスにいるかをリアルタイムで把握でき、会議室の予約状況なども確認できます。
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外回り営業が多い企業
営業職や外回りの業務が中心の企業では、従業員がオフィスにいる時間が限られています。このような企業では、スマートフォン対応のシステムが特に有効です。営業担当者は顧客訪問の合間にオフィスに立ち寄る際、スマートフォンで素早く入退室できます。また、外出先から会議室の空き状況を確認したり、オフィスの滞在時間を正確に記録したりすることも可能です。管理者は各営業担当者のオフィス利用状況を把握し、適切な勤怠管理を実現できます。
3
複数拠点を持つ企業
本社以外に支店や営業所を複数持つ企業では、拠点間の移動が頻繁に発生します。スマートフォン対応の入退室管理システムなら、どの拠点でも同じ端末で入退室が可能です。従業員は出張先や他の拠点での作業時にも、専用カードを持参する必要がありません。管理者は全拠点の入退室データを一元管理できるため、従業員の勤務実態を正確に把握できます。さらに、緊急時には各拠点にいる人数や従業員の所在も即座に確認できるため、安全管理の面でも優れています。
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スマートフォン対応の入退室管理システムのタイプ
スマートフォン対応の入退室管理システムには、認証方式や利用形態によってさまざまなタイプがあります。主にアプリケーション型、Web型、ハイブリッド型などに分類され、それぞれ異なる特徴と用途を持っています。
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アプリケーション型システム
専用のアプリケーションをスマートフォンにインストールして利用するタイプです。アプリケーション内で認証情報を管理し、Bluetooth（近距離無線通信）やNFC（近接無線通信）を使って扉の開閉を行います。オフラインでも一部機能が利用できるため、ネットワーク環境に左右されにくい特徴があります。ただし、アプリケーションのインストールや更新作業が必要になるため、従業員への導入説明が重要になります。セキュリティレベルも高く、生体認証（指紋や顔認証）と組み合わせた利用も可能です。
2
Web型システム
スマートフォンのWebブラウザ（インターネット閲覧ソフト）を使って入退室管理を行うタイプです。専用アプリケーションのインストールが不要で、URLにアクセスするだけで利用開始できます。システムの更新や機能追加もサーバー側で実施されるため、従業員側での作業は発生しません。しかしながら、常にインターネット接続が必要になるため、通信環境が不安定な場所では利用に支障が出る可能性があります。また、ブラウザの設定によっては動作が制限される場合もあります。
3
ハイブリッド型システム
アプリケーション型とWeb型の両方の機能を併せ持つタイプです。基本的な入退室機能はアプリケーションで提供し、管理機能や詳細な設定はWebブラウザで行います。それぞれの長所を活かしながら、短所を補完する設計になっています。従業員は使いやすいアプリケーションで日常的な入退室を行い、管理者はWebの管理画面で柔軟な設定変更が可能です。導入コストは他のタイプと比較して高くなる傾向がありますが、機能の豊富さと使いやすさを重視する企業に適しています。
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