受付・入退室管理システムとは？
受付・入退室管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化し、施設への出入りを電子的に管理するシステムです。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。 受付システムは来訪者対応の自動化・無人化に特化しており、来訪者が自分で受付手続きを完了できます。入退室管理システムは、ICカード、スマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みを提供します。入退室履歴をクラウド上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。 受付機能と入退室管理機能を連携させることで、来訪者の受付から退出までを一貫して管理し、利便性と安全性を両立できます。多くの企業では、両システムを統合することで、施設全体のセキュリティと人の動きの管理を効率化しています。
価格が安い受付・入退室管理システム（シェア上位）
受付・入退室管理システムとは？
更新：2025年06月19日
受付・入退室管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化し、施設への出入りを電子的に管理するシステムです。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。 受付システムは来訪者対応の自動化・無人化に特化しており、来訪者が自分で受付手続きを完了できます。入退室管理システムは、ICカード、スマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みを提供します。入退室履歴をクラウド上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。 受付機能と入退室管理機能を連携させることで、来訪者の受付から退出までを一貫して管理し、利便性と安全性を両立できます。多くの企業では、両システムを統合することで、施設全体のセキュリティと人の動きの管理を効率化しています。
受付・入退室管理システムの料金相場
受付・入退室管理システムの料金相場は、企業規模や機能により大きく異なります。この段落では、具体的な価格帯と料金体系について詳しく解説します。
初期費用・導入費用の相場
受付・入退室管理システムの初期費用は、システムの規模や機能により10万円から200万円程度の幅があります。たとえば、小規模オフィス向けの基本的な受付システムでは10万円から50万円程度が目安となります。実際には、端末設置費用、設定作業費、システム構築費が含まれており、価格は変動する可能性があるため事前の見積もり取得が重要です。
月額利用料金の相場
月額利用料金は、ユーザー数や機能により月額5,000円から50,000円程度が一般的な相場です。具体的には、10名程度の小規模企業では月額5,000円から15,000円、50名程度の中規模企業では月額15,000円から30,000円が目安となります。料金にはクラウドサービス利用料、メンテナンス費用、サポート費用が含まれることが多く、契約期間により割引が適用される場合もあります。
企業規模別の料金体系
企業規模により料金体系が大きく異なり、従業員数に応じた段階的な価格設定が一般的です。従業員数20名以下の小規模企業では月額10,000円程度、21名から100名の中規模企業では月額20,000円から40,000円程度が相場となります。実際には、管理対象となる拠点数や同時利用者数により追加料金が発生する場合があるため、詳細な見積もりの確認が必要です。
オプション機能の追加費用
オプション機能の追加費用は、機能により月額1,000円から10,000円程度の範囲で設定されています。たとえば、生体認証機能の追加では月額3,000円から5,000円、来訪者写真撮影機能では月額2,000円から4,000円が一般的です。具体的には、顔認証システム、QRコード連携、外部システム連携などの高度な機能ほど費用が高くなる傾向があり、必要性を十分検討した上での選択が重要です。
料金プランの選び方のポイント
料金プランの選び方では、現在の来訪者数と将来の拡張性を考慮した選択が重要です。実際には、月間来訪者数が100名以下であれば基本プラン、それ以上であれば上位プランが適しています。具体的には、初期費用を抑えたい場合は月額制プラン、長期利用が確定している場合は年額割引プランを選択することで、総コストを最適化できます。
受付・入退室管理システムを導入するメリット
受付・入退室管理システムを導入するメリットには、人件費削減や業務効率化などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
受付業務の自動化による人件費削減
受付業務を自動化することで、受付担当者の人件費を大幅に削減できます。来訪者がタブレット端末で自分で受付手続きを行うため、専任の受付スタッフが不要になります。月額30万円の受付スタッフを削減できれば、年間360万円のコスト削減効果が期待できます。
セキュリティレベルの向上
ICカードや生体認証による入退室管理により、施設のセキュリティレベルが大幅に向上します。従来の鍵による管理と比較して、不正入室のリスクを効果的に防止できます。具体的には、入退室履歴の自動記録により、万が一のトラブル発生時にも迅速な原因究明が可能になります。
来訪者情報の一元管理
来訪者の情報をデジタル化して一元管理できるため、過去の来訪履歴や訪問頻度を簡単に確認できます。紙ベースの受付簿では困難だった来訪者データの分析や検索が瞬時に実行できます。実際には、来訪者の企業名や担当者名での検索機能により、営業活動の効率化にも貢献します。
時間365日の無人受付対応
システムにより24時間365日の無人受付が可能になり、営業時間外の来訪者対応も自動化できます。夜間や休日の緊急訪問者に対しても、事前登録により円滑な受付対応が実現します。たとえば、メンテナンス業者や清掃業者の定期訪問を事前設定することで、管理者の立ち会いなしでも安全な入館管理が可能です。
コンプライアンス強化と監査対応
入退室履歴のデジタル記録により、コンプライアンス強化と監査対応が効率化されます。法的要求や企業規定に基づく入退室記録の保管や提出が自動化されます。具体的には、個人情報保護法に基づく来訪者情報の適切な管理や、労働基準法に基づく従業員の勤怠管理データとの連携が可能になります。
かんたんな質問に答えてぴったりの受付・入退室管理システムをチェック
受付・入退室管理システムの選び方
受付・入退室管理システムの選び方には、企業規模や必要機能の検討などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
1
企業規模と来訪者数に応じた機能選定
企業の規模と日々の来訪者数に応じて、必要な機能を適切に選定することが重要です。従業員数50名以下で来訪者が月50名程度であれば、基本的な受付機能で十分対応できます。一方で、従業員数100名以上で来訪者が月200名を超える場合は、高速処理機能や複数拠点管理機能が必要になります。
2
既存システムとの連携性確認
現在使用している勤怠管理システムや顧客管理システムとの連携性を事前に確認することが必要です。たとえば、既存の人事システムと連携することで、従業員の入退室データを勤怠管理に自動反映できます。API連携やCSVデータ出力機能の有無を確認し、システム間のデータ共有がスムーズに行えるかを検討してください。
3
セキュリティレベルと認証方式の選択
施設のセキュリティ要件に応じて、適切な認証方式を選択することが重要です。一般的なオフィスであればICカード認証で十分ですが、機密性の高い研究施設では生体認証が必要になります。実際には、顔認証、指紋認証、静脈認証などの選択肢があり、それぞれセキュリティレベルとコストが異なります。
4
サポート体制とメンテナンス対応
システム導入後のサポート体制とメンテナンス対応を事前に確認することが必要です。24時間365日のサポート体制があるか、障害発生時の復旧時間がどの程度かを確認してください。具体的には、電話サポート、リモートサポート、オンサイトサポートの提供範囲と追加費用の有無を詳しく調べることが重要です。
5
導入後の拡張性と将来性
将来の事業拡大や機能追加に対応できる拡張性を持つシステムを選択することが重要です。現在は1拠点での利用でも、将来複数拠点に展開する可能性がある場合は、マルチサイト管理機能を備えたシステムが適しています。実際には、ユーザー数の増加、機能追加、他システムとの連携など、段階的なシステム拡張が可能かどうかを確認してください。
かんたんな質問に答えてぴったりの受付・入退室管理システムをチェック
