オンプレミス型の受付・入退室管理システムとは？
受付システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率化して実施することができます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。 入退室管理システムは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。ICカード、スマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みを提供します。また、入退室履歴をデータ管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。 オンプレミス型の受付・入退室管理システムは、自社内にサーバーやソフトウェアを設置して運用するタイプのシステムです。企業が自社の設備内でシステムを完結させることで、データの管理や運用を自社でコントロールできます。オンプレミス型システムでは、インターネット接続に依存せずに動作するため、ネットワーク環境に左右されない安定した運用が可能です。 両システムの主な違いは、受付システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。多くの企業では、両システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までを統一的に管理し、利便性と安全性を両立しています。
オンプレミス型の受付・入退室管理システム（シェア上位）
オンプレミス型の受付・入退室管理システムとは？
更新：2025年06月19日
受付システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率化して実施することができます。特に訪問者が多くない中小企業では、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。 入退室管理システムは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。ICカード、スマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みを提供します。また、入退室履歴をデータ管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。 オンプレミス型の受付・入退室管理システムは、自社内にサーバーやソフトウェアを設置して運用するタイプのシステムです。企業が自社の設備内でシステムを完結させることで、データの管理や運用を自社でコントロールできます。オンプレミス型システムでは、インターネット接続に依存せずに動作するため、ネットワーク環境に左右されない安定した運用が可能です。 両システムの主な違いは、受付システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。多くの企業では、両システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までを統一的に管理し、利便性と安全性を両立しています。
クラウド型の受付・入退室管理システムとの違い
クラウド型とオンプレミス型の受付・入退室管理システムには、データ保存場所や運用方法などの違いがあります。この段落では、具体的な違いを紹介します。
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データ保存場所の違い
オンプレミス型は自社内のサーバーにデータを保存するため、社外にデータが流出することがありません。一方、クラウド型は外部のサーバーにデータを保存するため、インターネット経由でデータにアクセスします。自社の機密情報や来訪者の個人情報を自社内で完結して管理したい企業にとって、オンプレミス型は重要な選択肢となります。
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初期費用と運用費用の構造
オンプレミス型はサーバーやソフトウェアの購入費用が初期に発生しますが、月額利用料は不要です。クラウド型は初期費用を抑えて導入できる一方で、継続的な月額料金が発生します。長期間利用する予定の企業や、毎月の固定費を抑えたい企業にとって、オンプレミス型は費用面でのメリットがあります。
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カスタマイズの自由度
オンプレミス型は自社の要件に合わせてシステムを大幅にカスタマイズできます。業界特有の運用ルールや社内の既存システムとの連携など、細かな調整が可能です。クラウド型は標準機能での利用が基本となるため、独自の要件に対応するには制限があります。
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システム管理の責任範囲
オンプレミス型は自社でサーバーの保守やソフトウェアの更新を行う必要があります。システム管理者による定期的なメンテナンスや障害対応が必要です。クラウド型はベンダーがシステム管理を行うため、企業側での技術的な管理負担は軽減されます。
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ネットワーク環境への依存度
オンプレミス型は社内ネットワークで動作するため、インターネット回線の障害に影響されません。停電時でも非常用電源があれば継続して利用できます。クラウド型はインターネット接続が必須であり、回線障害が発生するとシステムを利用できなくなります。
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オンプレミス型の受付・入退室管理システムを導入するメリット
オンプレミス型の受付・入退室管理システムを導入するメリットには、データセキュリティや運用の自由度などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
高いセキュリティレベルの確保
オンプレミス型では全てのデータが自社内に保存されるため、外部への情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。来訪者の個人情報や社員の入退室記録などの機密データを、自社のセキュリティ基準で厳格に管理できます。金融機関や研究開発部門など、高度な情報セキュリティが要求される業界では特に重要なメリットです。
ランニングコストの削減
月額利用料が発生しないため、長期間の運用では総コストを抑えることができます。初期投資は必要ですが、5年や10年といった長期スパンで考えると費用対効果が高くなります。継続的な予算確保が困難な企業や、固定費削減を進めたい企業にとって大きなメリットです。
自社仕様への柔軟なカスタマイズ
業界特有の運用ルールや社内の既存システムとの連携に合わせて、システムを自由に調整できます。製造業では工場エリアごとの入退室制限、サービス業では顧客情報との連携など、業種に応じた専用機能を追加できます。標準的なパッケージでは対応できない独自要件にも対応可能です。
安定したシステム稼働
インターネット環境に依存しないため、外部のネットワーク障害に影響されることなく安定して動作します。台風や地震などの自然災害でインターネット回線が不安定になっても、社内システムは正常に稼働し続けます。24時間365日の安定稼働が求められる施設管理において、この安定性は重要な要素です。
データの完全な管理権限
自社でデータを管理するため、バックアップの頻度や保存期間を自由に設定できます。法令で定められた記録保存期間に合わせて、データの管理方法を調整することも可能です。また、システムの運用ルールや操作権限についても、自社の組織体制に合わせて柔軟に設定できます。
オンプレミス型の受付・入退室管理システムを導入する際の注意点
オンプレミス型の受付・入退室管理システムを導入する際の注意点には、初期投資や運用体制などがあります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
高額な初期投資の必要性
サーバー機器やソフトウェアライセンス、設置工事費用などの初期費用が高額になります。中小企業では数百万円規模の投資が必要になることもあり、予算確保が大きな課題となります。投資回収期間を事前に計算し、長期的な費用対効果を慎重に検討することが重要です。
専門的な運用体制の構築
システム管理者による定期的なメンテナンスや障害対応が必要になります。サーバーの監視、ソフトウェアの更新、バックアップ作業など、専門知識を持った人材の確保が不可欠です。社内にIT担当者がいない場合は、外部業者との保守契約や新たな人材採用を検討する必要があります。
システム更新時の負担
ソフトウェアのバージョンアップやハードウェアの更新を自社で実施する必要があります。新機能の追加や脆弱性対応のため、定期的なシステム更新が発生します。更新作業中はシステムが停止することもあり、業務への影響を最小限に抑える計画的な作業が求められます。
災害時の事業継続性リスク
自社設備に依存するため、火災や地震などの災害時にシステムが利用できなくなる可能性があります。サーバールームの耐震対策や非常用電源の確保、遠隔地でのバックアップシステム構築など、事業継続計画の策定が重要です。災害復旧時の手順書作成や定期的な復旧訓練も必要になります。
技術的な陳腐化への対応
数年後にはハードウェアやソフトウェアの技術が古くなり、性能面や機能面で限界が生じる可能性があります。新しい認証技術やセキュリティ機能に対応するため、定期的なシステム更新が必要です。技術の進歩に合わせたアップグレード計画を立て、予算を確保しておくことが重要です。
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自社環境に最適化されたシステム構築
オンプレミス型システムでは、企業の既存設備や運用環境に合わせたカスタマイズが可能となり、独自の業務要件に柔軟に対応できます。
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既存インフラとの統合による効率化
オンプレミス型システムは社内の既存ネットワークやサーバー環境と連携して動作します。社内で使用している人事システムや会計システムとデータを共有することで、重複入力を避けて業務効率を向上させられます。また、社内の認証システムと連携することで、従業員が普段使用しているIDカードをそのまま入退室管理に活用できます。
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独自要件に対応したカスタマイズ
企業の業種や規模に応じて、システムの機能を細かく調整できます。製造業では工場エリアごとに異なるセキュリティレベルを設定し、研究開発部門では特定の資格を持つ人のみが入室できる制限を設けることが可能です。サービス業では顧客の来訪履歴と営業データを連携させて、過去の訪問回数や商談内容を受付時に確認できるようにカスタマイズできます。
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社内ネットワーク環境の活用
社内LAN（会社内部のネットワーク）を使用してシステムを構築するため、インターネット回線の速度や安定性に影響されません。大容量の画像データや動画を含む来訪者記録も、社内ネットワークの高速通信で快適に処理できます。さらに、社内の無線LANと連携することで、タブレット端末を使った受付システムも安定して動作します。
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段階的な機能拡張の実現
最初は基本的な受付機能から始めて、必要に応じて入退室管理や勤怠管理機能を追加できます。小規模な企業では受付システムのみで開始し、事業拡大に合わせて会議室予約機能や訪問者管理機能を段階的に追加することが可能です。このように企業の成長に合わせてシステムを拡張することで、無駄な投資を避けながら必要な機能を整備できます。
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データ管理の完全な自社制御
オンプレミス型では、来訪者情報や入退室履歴などの重要なデータを全て自社内で管理し、外部への情報流出リスクを最小限に抑制できます。
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来訪者情報の厳格な社内管理
来訪者の氏名、所属企業、連絡先、写真などの個人情報は全て自社のサーバーに保存されます。金融機関や法律事務所など機密性の高い業務を行う企業では、顧客情報の外部流出を防ぐために社内でのデータ管理が重要です。また、政府関連機関や研究機関では、セキュリティクリアランス（機密情報取扱資格）を持つ来訪者の情報を厳格に管理する必要があります。
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入退室履歴の長期保存体制
従業員や来訪者の入退室記録を企業の定める期間にわたって保存できます。建設業では作業員の現場入退場記録を労働安全衛生法に基づいて5年間保存し、医療機関では患者の面会記録を医療法に従って適切な期間保管することが可能です。自社でデータを管理することで、法的要件に応じた保存期間の設定や検索機能の充実を図れます。
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データバックアップの自由設定
企業の重要度に応じてバックアップの頻度や保存先を自由に決定できます。毎日深夜に自動バックアップを実行し、週末には別のサーバーにデータを複製する体制を構築することで、データ消失のリスクを軽減できます。さらに、本社と支社の両方にバックアップを保存することで、災害時でもデータの復旧が可能になります。
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情報アクセス権限の細分化
社内の組織体制に合わせて、データへのアクセス権限を詳細に設定できます。人事部門は全従業員の入退室履歴を確認でき、各部署の管理者は自部署のメンバーの情報のみを閲覧できるように制限することが可能です。また、受付担当者は来訪者の基本情報のみを表示し、機密度の高い商談内容は閲覧できないように権限を分離できます。
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社内規定に準拠した運用ルール
企業の情報セキュリティポリシーに従って、システムの運用ルールを設定できます。パスワードの複雑さや変更頻度、ログイン試行回数の制限など、社内の基準に合わせた認証設定が可能です。また、個人情報保護法や業界固有の規制要件に対応した運用手順を組み込むことで、コンプライアンス（法令遵守）を確実に実現できます。
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運用コストの長期的最適化
オンプレミス型システムでは初期投資は必要ですが、月額利用料が発生しないため、長期間の運用では総費用を抑制できる特徴があります。
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月額料金が不要な運用体制
システムを自社で購入して設置するため、継続的な利用料金は発生しません。クラウド型システムでは従業員数に応じて月額数万円から数十万円の料金が必要ですが、オンプレミス型では電気代やメンテナンス費用のみで運用できます。特に従業員数が多い企業や長期間システムを使用する予定の企業では、総コストを大幅に削減できます。
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ハードウェア投資の償却効果
サーバーや認証機器などの設備投資は、会計上の固定資産として数年間にわたって償却できます。初年度に100万円のシステムを導入した場合、5年間で年間20万円ずつ費用計上することで、税務上のメリットも得られます。また、ハードウェアの耐用年数が長いため、適切にメンテナンスすれば10年以上の使用も可能です。
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保守契約の柔軟な選択
システムの保守サポートについて、企業の予算や要求水準に応じて契約内容を選択できます。基本的な障害対応のみの契約では年間数十万円、24時間365日の緊急対応を含む契約では年間数百万円といった具合に、必要なサービスレベルに応じた費用設定が可能です。社内にIT担当者がいる企業では、簡易的な保守契約にして費用を抑制することもできます。
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人件費削減による投資回収
受付の無人化や入退室管理の自動化により、人件費を削減できます。受付業務に専任スタッフを配置していた企業では、年間数百万円の人件費削減効果が期待できます。また、入退室の手動記録や来訪者対応にかかっていた既存スタッフの作業時間を短縮することで、他の業務に時間を充てられるようになります。
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予算管理の明確化
初期投資と年間の運用費用が明確に分かれているため、予算計画を立てやすくなります。システム導入時に必要な総額を事前に把握でき、運用開始後は電気代とメンテナンス費用のみを継続費用として計上できます。クラウド型のように利用者数の増加に伴って料金が変動することがないため、中長期的な予算計画を安定して策定できます。
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技術的課題と運用リスクへの対処
オンプレミス型システムの運用では、技術的な専門知識や継続的なメンテナンス作業が必要となり、適切な対処方法を事前に検討する必要があります。
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専門知識を要するシステム管理
サーバーの設定やソフトウェアの管理には、ある程度のIT知識が必要です。システム管理者はWindowsサーバーやLinuxサーバーの基本操作、データベースの保守、ネットワーク設定の調整などを理解している必要があります。社内にこうした知識を持つ人材がいない場合は、外部のシステム会社と保守契約を結んだり、IT関連の研修を受講したりする必要があります。
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障害発生時の迅速な復旧対応
ハードウェアの故障やソフトウェアの不具合が発生した際に、自社で対応する体制を整える必要があります。サーバーのハードディスクが故障した場合は、予備機への切り替えやデータの復旧作業を行う必要があります。また、停電時には無停電電源装置（UPS）を使用してシステムを安全に終了させる手順を定めておくことが重要です。
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定期的なメンテナンス作業
システムの安定稼働を維持するために、定期的な保守作業が必要です。月1回のデータベース最適化、週1回のシステムログ確認、毎日のバックアップ状況チェックなど、継続的な作業スケジュールを組む必要があります。これらの作業を怠ると、システムの性能低下やデータ破損のリスクが高まります。
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セキュリティ更新の継続実施
ソフトウェアの脆弱性（セキュリティの弱点）に対応するため、定期的なアップデートが必要です。オペレーティングシステムやアプリケーションソフトウェアのセキュリティパッチ（修正プログラム）を適用し、ウイルス対策ソフトウェアの定義ファイルを最新に保つ作業を継続する必要があります。セキュリティ更新を怠ると、外部からの不正アクセスやマルウェア感染のリスクが高まります。
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災害時の事業継続計画
地震や火災などの災害時にシステムが損傷した場合の復旧計画を策定する必要があります。重要なデータは遠隔地にバックアップを保存し、代替システムでの運用手順を定めておくことが重要です。また、システム復旧に必要な機器や部品の調達先を事前に確保し、緊急時の連絡体制を整備しておく必要があります。
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