複数の事業所や店舗を運営している企業では、スマートフォン対応の受付システムが効果を発揮します。本社の管理者がスマートフォンから各拠点の来訪者情報をリアルタイムで確認できるため、拠点ごとの受付状況を把握しやすくなります。各拠点に専用の受付端末を設置するコストも削減できます。担当者が出張中でも、スマートフォンから来訪者の承認や対応指示ができるため、業務が滞りません。

営業担当者が頻繁に外出している企業では、スマートフォンからの受付対応が欠かせません。取引先からの来訪予定が入った際、外出先からでもスマートフォンで来訪者情報を確認し、事前承認ができます。急な来訪があった場合でも、スマートフォンに通知が届くため、移動中でも状況を把握できます。社内にいる別の担当者への取り次ぎ指示も、スマートフォンから簡単に行えます。

受付スペースが限られている小規模オフィスでは、スマートフォン対応の受付システムが場所を取らずに導入できます。来訪者は自分のスマートフォンから受付手続きを行うため、専用の受付カウンターや端末を設置する必要がありません。コワーキングスペースのように、複数の企業が同じ空間を利用する場所でも、各企業の担当者がスマートフォンで自社宛ての来訪者だけを管理できます。限られた空間を有効活用しながら、受付業務を効率化できる点が魅力です。

展示会やセミナーなどの一時的なイベントでは、スマートフォン対応の受付システムが設置や撤去の手間を省きます。イベントスタッフが自分のスマートフォンを使って参加者の受付を行えるため、大型の受付機器を運搬する必要がありません。屋外イベントや複数の会場を使うイベントでも、スタッフがスマートフォンを持って移動しながら受付対応ができます。参加者もスマートフォンから事前登録を済ませておけば、当日の受付がスムーズに進みます。

来訪者が自分のスマートフォンを使って受付を完了するタイプは、専用機器の設置が不要な点が特徴です。来訪者は事前に送られてくるWebページのリンクにスマートフォンからアクセスし、氏名や訪問目的などを入力します。当日はオフィスの入口に掲示されたQRコードをスマートフォンのカメラで読み取るだけで、受付手続きが完了します。来訪者が専用のアプリをインストールする必要がなく、Webブラウザだけで操作できるため、初めての来訪者でも戸惑わずに手続きを進められます。

オフィスの受付に専用のタブレット端末を設置し、管理者がスマートフォンで遠隔管理するタイプもあります。来訪者はタブレット端末の大きな画面で情報を入力できるため、入力のしやすさが確保されます。一方で、管理者や担当者はスマートフォンに届く通知を確認し、外出先からでも来訪者の承認や対応指示を行えます。タブレット端末は受付専用として固定設置されるため、画面サイズが大きく操作しやすい反面、管理者側はスマートフォンの機動性を活かして柔軟に対応できる仕組みです。

管理者や担当者が専用のスマートフォンアプリをインストールして利用するタイプは、通知機能が充実しています。来訪者が受付を完了すると、担当者のスマートフォンにプッシュ通知が即座に届きます。アプリを開けば来訪者情報の詳細を確認でき、ワンタップで承認や入館許可を出せます。スマートフォンの位置情報機能と連携して、担当者が社内にいるか外出中かを自動判別し、適切な対応者に通知を振り分ける機能を持つタイプもあります。

管理者がスマートフォンのWebブラウザから管理画面にアクセスして操作するタイプは、アプリのインストールが不要です。専用アプリをダウンロードする手間がなく、インターネット接続があればどのスマートフォンからでもログインして管理できます。ただし、Webブラウザベースのため、プッシュ通知の即時性がアプリタイプよりも劣る場合があります。スマートフォンの画面サイズに合わせて表示が自動調整される設計になっており、小さな画面でも操作しやすいレイアウトが工夫されています。

来訪者が事前にスマートフォンから訪問予約を登録できるタイプは、当日の受付業務を大幅に効率化します。来訪者は訪問予定日時や目的をスマートフォンから入力し、担当者に承認を依頼します。担当者もスマートフォンで予約内容を確認し、承認すると来訪者のスマートフォンに受付用のQRコードが送信されます。当日は送られてきたQRコードをスマートフォンの画面に表示し、受付でかざすだけで入館できるため、受付での待ち時間が短縮されます。