1日に何十人もの来訪者が訪れる企業では、受付担当者が常に対応に追われてしまいます。タブレット対応の受付システムを導入すると、来訪者が自分で受付手続きを完了できるため、受付担当者の負担を軽減できます。複数のタブレットを並べて設置すれば、同時に複数の来訪者が受付を行えるため、混雑する時間帯でも待ち時間を減らせます。大規模なオフィスビルや複数の企業が入居する施設でも、タブレットを活用した受付システムが活躍します。

小規模なオフィスや店舗では、大型の受付機器を設置するスペースを確保できない場合があります。タブレットは軽量でコンパクトなため、カウンターの隅や壁際のわずかなスペースにも設置可能です。加えて、タブレットスタンドを使えば場所を取らずに設置でき、必要に応じて移動させることもできます。受付専用のカウンターを用意する必要がないため、オフィスのレイアウトを柔軟に変更できる利点もあります。

展示会やセミナーなどのイベントを頻繁に開催する企業では、臨時の受付が必要になります。タブレット対応の受付システムなら、端末を持ち運んでどこでも受付業務を開始できます。さらに、複数の支店や営業所を持つ企業では、各拠点に同じシステムを導入することで、全社で統一された受付業務の運用が可能になります。クラウド型のシステムを選べば、各拠点の来訪者情報を本社で一元管理できるため、セキュリティ管理や訪問履歴の確認も容易です。

紙の受付簿を使っていると、来訪者情報の検索や集計に時間がかかります。タブレット対応の受付システムを導入すれば、来訪者の氏名や訪問日時などの情報が自動的にデータ化されます。蓄積されたデータを分析すれば、曜日や時間帯ごとの来訪者数の傾向を把握できるため、受付体制の見直しにも役立ちます。また、データとして保存された情報は必要なときにすぐに検索できるため、過去の来訪履歴を確認する際の手間も省けます。

スタンド型は、専用のスタンドにタブレットを固定して床や卓上に設置するタイプです。来訪者が立ったまま操作できる高さに調整できるスタンドを選べば、受付カウンターがない場所でも設置できます。さらに、スタンドには充電機能が付いているものが多く、タブレットのバッテリー切れを心配せずに使い続けられます。移動が簡単なため、イベント会場や臨時の受付スペースでも活用できる柔軟性があります。

カウンター設置型は、受付カウンターの上にタブレットを置いて使用するタイプです。既存の受付カウンターをそのまま活用できるため、オフィスのレイアウトを大きく変更する必要がありません。加えて、タブレットを固定する小型のスタンドやホルダーを使えば、安定した状態で設置できます。受付担当者がすぐ近くにいる環境では、来訪者が操作に困ったときにもすぐにサポートできる利点があります。

クラウド型は、来訪者情報をインターネット経由でサーバーに保存するタイプです。タブレット本体に情報を保存しないため、端末の故障や紛失時にもデータが失われる心配がありません。また、複数の拠点で同じシステムを使用している場合、本社で全拠点の来訪者情報を一元管理できます。システムの更新や機能の追加もサーバー側で行われるため、各拠点で個別に作業する必要がない点も便利です。

端末内完結型は、タブレット本体に来訪者情報を保存するタイプです。インターネット接続が不要なため、通信環境が整っていない場所でも使用できます。さらに、外部のサーバーと通信しないため、情報漏洩のリスクを抑えられるという特徴があります。ただし、定期的にデータをバックアップする必要があり、複数の端末を使用している場合は各端末のデータを個別に管理する手間が発生します。

基本機能型は、来訪者の氏名や訪問先などの最低限の情報を入力する機能に絞ったタイプです。シンプルな画面構成になっているため、来訪者が迷わず短時間で受付を完了できます。加えて、導入コストを抑えられるため、小規模な企業や予算に制約がある企業でも導入しやすい特徴があります。必要最低限の機能だけを使いたい企業に向いています。