展示会におすすめの受付システムとは?
受付システムは、オフィスや医療機関、展示会などでの来訪者対応をデータ化・効率化するためのシステムです。展示会では、多数の来場者を迅速かつ正確に受け付ける必要があります。従来の人による対面受付から、タブレットやキオスク端末を活用した自動受付へと進化しており、人件費削減や業務効率化、感染症対策の手段としてさまざまな場所で導入が広がっています。主な機能として、来場者情報の登録や、訪問目的や興味のあるブースの選択、出展企業への自動通知、来場履歴の記録と管理、入場証の発行などがあります。また、多くの受付システムでは、事前予約との連携や多言語対応、カメラによる来場者の写真撮影なども可能です。加えて、スマートフォンでの事前登録や到着通知、QRコードによる迅速なチェックイン処理など、来場者の利便性を高める機能も充実しています。
展示会向けの受付システム(シェア上位)
展示会におすすめの受付システムとは?
更新:2025年06月19日
受付システムは、オフィスや医療機関、展示会などでの来訪者対応をデータ化・効率化するためのシステムです。展示会では、多数の来場者を迅速かつ正確に受け付ける必要があります。従来の人による対面受付から、タブレットやキオスク端末を活用した自動受付へと進化しており、人件費削減や業務効率化、感染症対策の手段としてさまざまな場所で導入が広がっています。主な機能として、来場者情報の登録や、訪問目的や興味のあるブースの選択、出展企業への自動通知、来場履歴の記録と管理、入場証の発行などがあります。また、多くの受付システムでは、事前予約との連携や多言語対応、カメラによる来場者の写真撮影なども可能です。加えて、スマートフォンでの事前登録や到着通知、QRコードによる迅速なチェックイン処理など、来場者の利便性を高める機能も充実しています。
展示会に受付システムを導入するメリット
受付システムの導入には、来場者データの正確な収集や、受付時間の大幅短縮、スタッフ配置の最適化、来場者体験の向上、感染症対策の強化などのメリットがあります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
来場者データの正確な収集
展示会において、来場者の正確なデータ収集は成功の鍵となります。受付システムを使用すると、氏名や所属企業、役職、連絡先などの情報を漏れなく正確に記録できます。入力された情報はリアルタイムでデータベースに保存され、後日のフォローアップや次回開催時のマーケティング活動に活用できます。
受付時間の大幅短縮
従来の紙ベースの受付では、1人あたりの処理に数分を要することが珍しくありませんでした。受付システムでは、事前登録と連携し、QRコードの読み取りだけで数秒で受付が完了します。会場入口での渋滞が解消され、開場直後の混雑を緩和することで来場者の満足度が向上します。
スタッフ配置の最適化
受付システムを活用し、人手による受付作業を自動化することで、スタッフをより付加価値の高い業務に配置転換できます。受付対応に必要だった人員を展示スペースの案内や来場者の質問対応などに回すことが可能になります。限られた人的リソースを効果的に活用し、展示会全体の運営品質を高められます。
展示会に受付システムを導入する際の注意点
受付システムを導入する際には、ネットワーク環境の安定性確保や、操作性への配慮、データセキュリティ対策、緊急時のバックアップ体制、コスト計算の精査などの注意点があります。ここでは、具体的な注意点を紹介します。
ネットワーク環境の安定性確保
展示会場では、多数の端末が同時にネットワークに接続するため、通信環境の安定性が重要です。会場のWi-Fi容量や接続安定性を事前に確認し、必要に応じて専用回線の増設を検討すべきです。受付システム停止による受付業務の中断は、来場者の不満につながるため、バックアップ通信手段も用意しておく必要があります。
操作性への配慮
受付システムのデザインは、直感的でわかりやすい設計が求められます。高齢者や技術に不慣れな来場者でも迷わず操作できるよう、画面遷移や入力項目を最小限にすることが大切です。多言語対応や文字サイズの調整など、多様な来場者に配慮した設計になっているかを導入前に確認しましょう。
データセキュリティ対策
受付システムでは、来場者の個人情報を扱うため、データセキュリティには特に注意が必要です。暗号化通信や適切なアクセス権限設定など、情報漏洩対策がしっかりしているシステムを選ぶことが重要です。個人情報保護法に準拠したデータ管理方針を持ち、プライバシーポリシーを明示できるシステムを採用しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりの展示会におすすめの受付システムをチェック
展示会におすすめの受付システムの選び方
受付システムを選ぶ際には、来場者数に応じた処理能力や、会場特性に合った設置形態、主催者ニーズに対応する機能性、データ連携の柔軟性、サポート体制の充実度などが重要です。ここでは、具体的な選び方を紹介します。
1
来場者数に応じた処理能力
展示会の規模と想定来場者数に合わせた処理能力を持つ受付システムを選ぶことが重要です。大規模展示会では、ピーク時に1分あたり数十人の受付処理ができるシステムが必要になります。同時アクセス数の上限や処理速度をベンダーに確認し、実績のある会場での導入事例も参考にしましょう。
2
会場特性に合った設置形態
展示会場のスペースやレイアウトに適したハードウェア構成を選択することが大切です。限られたスペースでは省スペース型のタブレット端末が適している一方、広い会場ではキオスク型の大型端末が視認性を確保できます。入口数や動線計画に応じて、モバイル型と固定型を組み合わせた最適な設置形態を検討しましょう。
3
主催者ニーズに対応する機能性
展示会の目的や特性に合わせた機能を持つ受付システムを選ぶべきです。商談重視の展示会では名刺管理や商談予約機能が、一般向け展示会ではスムーズな入場管理が重要になります。セミナー併設型展示会では座席予約管理、国際展示会では多言語対応など、展示会の特性に合った機能を優先して検討しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりの展示会におすすめの受付システムをチェック
展示会向けの受付システムに関連するページ