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中小企業向けの受付・入退室管理システム

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中小企業向けの受付・入退室管理システムとは?

受付管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。 入退室管理システムは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。ICカードやスマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みを提供します。また、入退室履歴をクラウド上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。 両システムの主な違いは、受付管理システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。 受付管理システムと入退室管理システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までをシームレスに管理し、利便性と安全性を両立しています。特に訪問者が多くない中小企業で、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。

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中小企業向けの受付・入退室管理システム(シェア上位)

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Bitlock pro
Bitlock pro
株式会社ビットキーが提供するBitlock PROは、初期費用0円・月額5,000円からという業界最安クラスの価格で導入できるスマートロック型の入退室管理システムです。既存のドアに簡単に後付けできる電池式のデバイスを設置するだけで、ICカードやスマートフォンアプリ、テンキー入力など複数の方法で解錠が可能になります。 解錠後は自動でロックされるオートロック機能や、離れた場所からでも遠隔で解錠できる機能も搭載されており、従業員の入退室履歴はクラウド上で詳細に記録されるため、勤怠管理システムとしても活用できます。さらに通信障害や停電が発生した際でもオフラインで動作する設計になっているため、緊急時でも安心して利用できる信頼性の高いシステムです。 コストを抑えながらもしっかりとしたセキュリティ対策を実現できるため、予算に限りのある中小企業でも無理なく導入することができ、小規模なオフィスから大企業まで幅広く採用されています。SlackやMicrosoft Teamsといったビジネスチャットツールとの連携により入退室の通知を受け取ることも可能で、社内のデジタル化推進にも大きく貢献するソリューションとなっています。
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メリット・注意点
仕様・機能
株式会社日立ビルシステムが提供するBIVALE入退室管理サービスは、今お使いの社員証にNFCタグをペタッと貼るだけで入退室カードになる、とても手軽なクラウド型入退室管理システムです。わざわざ専用カードを新しく作る必要がないので、カード発行にかかる費用を従来の1/10以下まで抑えることができます。これなら小規模なオフィスでも導入費用を気にせずに始められますね。 小さな事業所はもちろん、複数の拠点を持つ大きな会社まで、どんな規模の企業でも導入できる柔軟性が特徴です。クラウド上で複数の拠点をまとめて管理できるため、新しい拠点が増えた時もスムーズに対応してもらえます。24時間365日のサポート体制がしっかりしているのも安心できるポイントで、カードを紛失した時の緊急対応や機器が故障した時のエンジニア派遣など、困った時にいつでも頼ることができます。運用代行サービスもあるので、専門スタッフを雇う余裕がない中小企業でも気軽にスタートできます。実際に7,000社を超える導入実績があり、中小企業から大企業まで多くの会社で活用されている信頼性の高いサービスです。
コスト
月額11,000
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メリット・注意点
仕様・機能
株式会社フォトシンスが提供するAkerun入退室管理システムは、後付け可能なスマートロックデバイスとクラウドサービスを組み合わせた法人向けの入退室管理システムです。スマートフォンアプリやICカードを使ってドアの開閉を行うことができ、工事の必要がなく既存のドアに貼り付けるだけで導入できる手軽さが魅力です。それでいて企業が求める強固なセキュリティもしっかりと確保されています。 システムの管理はすべてクラウド上で行われるため、入退室の権限設定や履歴確認を遠隔地からでも簡単に操作できます。また、勤怠管理システムをはじめとする20種類以上の外部サービスとAPI連携が可能で、入退室データを幅広く業務に活用することができます。 すでに国内では7,000社を超える企業が導入しており、中小ベンチャー企業から大企業まで規模を問わず多くの会社で活用されています。特に中小企業にとっては、従来の鍵の受け渡しや合鍵管理といった煩わしい作業から解放され、限られた人員でもオフィス運営の効率化とスマート化を実現できる点が大きなメリットとなっています。
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仕様・機能
ALSOK(綜合警備保障株式会社)の入退室管理システムは、小規模オフィス向けの簡易モデルから中規模向けの「GTACSⅡ」、設備管理も含めた大規模向けの「OLM SYSTEM®」まで、幅広いラインナップを用意しており、会社の規模や用途に合わせて最適なシステムを選択できます。認証方法も充実しており、従来のICカードはもちろん、指静脈認証や顔認証といった最新技術まで幅広く対応。また、不正入室を防ぐアンチパスバック機能や、重要エリア向けの2名同時認証、時間帯による入室制限、リアルタイムでの在室状況把握など、セキュリティに必要な機能がしっかりと搭載されています。さらに、ALSOKならではの強みとして、ガードセンターと連携した24時間体制の遠隔監視サービスや、万一の際にはガードマンが現場に駆け付けるオプションサービス(別途契約)も利用可能です。一般的なオフィスから工場、研究施設まで様々な業種に対応し、全国規模の警備ネットワークによる充実したサポートがあるため、中小企業でも安心してプロレベルのセキュリティシステムを導入できます。
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仕様・機能
株式会社ベルフェイスが提供するmoreReceptionは、中小企業から中堅企業向けに開発されたクラウド型受付システムです。タブレット端末を設置するだけで、これまで人手に頼っていた受付業務を無人化できます。しかも、来客対応の品質が落ちることはありません。むしろ、24時間いつでも受付対応ができるようになるため、夜間や休日の来訪者にも対応可能です。 特に便利なのが、SlackやTeams、Chatworkといった普段お使いのチャットツールとの連携機能です。来訪者がタブレットで受付を済ませると、担当者のスマートフォンやパソコンに通知が届きます。これなら受付に誰もいなくても、確実に来客をお迎えできますね。 事前に来訪者の情報を登録しておけば、当日の受付もスムーズです。お客様をお待たせする時間も大幅に短縮できるでしょう。さらに、受付履歴がデータとして蓄積されるため、どの時間帯に来客が多いのか、どんな業者の方がよく来るのかといった傾向も把握できます。中小企業にとって嬉しいのは、操作が簡単で価格も手頃な点です。受付のデジタル化を検討している企業にとって、費用対効果の高いソリューションといえるでしょう。
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仕様・機能
株式会社ティファナ・ドットコムが提供する「受付さくらさん」は、AIキャラクターが来訪者対応を行うクラウド型受付システムです。デジタルサイネージの画面に映る親しみやすいAIアバターが、お客様と音声で会話しながら案内や問い合わせに対応してくれます。これにより、受付スタッフがいなくても、自然で丁寧な接客が可能になります。 このシステムの魅力は、受付業務を包括的にカバーしていることです。来訪者の記録から入退室の管理まで、AIがしっかりと代行してくれるため、従業員の方々は内線電話に追われることなく、本来の大切な業務に専念できます。 セキュリティ面でも安心です。国際的な情報セキュリティ基準である「ISO-27017」を取得したクラウド基盤を使用しているため、企業の重要な情報もしっかりと守られます。 すでに上場企業や公共機関など様々な業種で導入されており、特にコロナ禍以降は非接触での受付対応として高く評価されています。中小企業においても、受付電話の対応負担を大幅に軽減できる実用的なソリューションとして導入が広がっており、受付業務のデジタル化によって働き方を根本から変える効果をもたらしています。
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仕様・機能
株式会社RECEPTIONISTが提供するRECEPTIONIST(レセプショニスト)は、受付に設置したiPadとQRコードまたは受付コードを用いて来客対応を自動化するクラウド受付システムです。 従来の内線電話による連絡から脱却し、SlackやLINE WORKSといった普段使いのビジネスチャットに直接来訪通知が届くため、どこにいても素早く対応できます。来客履歴は自動的にクラウドに保存されるので、手動での記録作業も不要になります。 さらに便利なのは、日程調整ツールや会議室予約システムとの連携機能です。これにより受付業務を大幅に効率化でき、社員の皆さんは本来の業務に集中して取り組むことができます。 導入実績も申し分なく、スタートアップから大手企業まで累計2,000社以上が利用しており、業界でもトップクラスのシェアを獲得しています。特に中小企業にとっては、限られた人員で効率的な受付運営を実現できる心強いツールといえるでしょう。 QRコードを使った非接触受付は感染症対策としても効果的で、現代のビジネス環境に適したDXソリューションとして、企業規模を問わず幅広く活用されています。
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仕様・機能
株式会社ビットキーが提供するworkhub Receptionは、月額3,000円からという手軽な価格で始められるクラウド型の受付・入退室管理システムです。使い方はとてもシンプルで、普段お使いのGoogleカレンダーに来訪予定を入力するだけで、自動的にQRコードが生成されます。来訪者の方は受付に設置されたタブレットなどの端末にそのQRコードをかざすだけで、あっという間にチェックイン完了です。従来の面倒な受付作業から解放され、スタッフの負担も大幅に軽減できます。 SlackやChatworkといった普段お使いの社内チャットツールとも連携できるので、お客様が到着されると担当者にすぐお知らせが届きます。これで「お客様をお待たせしてしまった」という失敗もなくなりますね。さらに注目なのが、同社のスマートロック「bitlock PRO」と組み合わせた場合の機能です。受付手続きが完了すると同時にオフィスの扉が自動で開くため、まるで近未来のオフィスのような体験を提供できます。 初期費用は一切不要で導入のハードルが低いため、中小企業や小規模オフィスでも気軽に導入でき、複数の事業所がある場合でも一元管理が可能です。
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株式会社Knowlbo(ナルボ)が提供するVisitView(ビジットビュー)は、無人受付用のKIOSK端末と有人受付の両方に対応した来訪管理・受付システムです。来訪者はKIOSK端末でQRコードや受付番号を入力するだけで、ICカードの発行やQRチケットの発券を受けることができます。これにより受付担当者がいない時間帯でも、来訪者をスムーズに入館させることが可能になります。 Webからの来訪予約機能も搭載されており、予約時に発行される登録番号やQRコード情報を活用して担当者へメール通知を行うため、セキュリティ面での安心感も得られます。また、ICカードやQRチケット対応のセキュリティゲートと連携させれば、許可された来訪者だけを通過させる厳格な運用も実現できます。 複数のオフィスの来訪ログはクラウド上で一元管理され、テナントビルの総合受付にも対応可能な拡張性を持っています。中規模以上の企業やデータセンターなど多数の来訪者を扱う施設での導入実績を重ねており、中小企業においても受付業務の効率化とセキュリティ強化を同時に実現する頼もしいソリューションとして活用できます。
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仕様・機能
セコム株式会社が提供するセサモTRIIは、情報漏えい対策と厳格な出入管理を実現する入退室管理システムです。最大50拠点・50,000人・400扉という大規模施設まで対応できる本格仕様でありながら、小規模拠点でも遠隔管理により導入可能なため、中小企業でも安心してご利用いただけます。 ICカードや指静脈認証といった多彩な認証手段を活用し、「誰がいつどこに入退室したか」をもれなく自動記録。守るべきエリアの重要度に合わせて、アンチパスバック(入室順序の不正を防ぐ仕組み)や滞在時間制限といった細やかなセキュリティ設定を行えます。これにより不正入室を徹底的に防止し、機密情報や重要資産をしっかりと守ります。 さらに中央監視システムとの連動により、異常を検知した際は警備員への自動通報も可能です。高度なセキュリティが求められる施設はもちろん、限られた予算と人員で運用する中小企業にとっても、プロレベルの入退室管理を手軽に実現できる頼もしいソリューションといえるでしょう。
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中小企業向けの受付・入退室管理システムとは?

更新:2025年06月19日

受付管理システムとは、オフィスビルやショールームなどでの来訪者対応を自動化・無人化するためのシステムです。タブレットや専用端末を使用して来訪者が自身で受付手続きを行い、訪問先への通知や来訪履歴の管理などを効率的に実施できます。 入退室管理システムは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。ICカードやスマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みを提供します。また、入退室履歴をクラウド上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。 両システムの主な違いは、受付管理システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。 受付管理システムと入退室管理システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までをシームレスに管理し、利便性と安全性を両立しています。特に訪問者が多くない中小企業で、人件費削減と業務効率化の手段として注目されています。

中小企業の受付業務に関連する課題

中小企業の受付業務には、人的リソースの固定化や来訪者対応の遅延など、さまざまな課題が存在します。これらの課題は業務効率の低下やセキュリティリスクにつながるため、適切な対策が必要です。

1

人的リソースの固定化

受付業務は常時対応が必要なため、担当者が他の業務を行いにくい状況が発生します。例えば、急な来客対応により手持ちの作業が中断されたり、昼休憩の時間が不規則になったりすることがあります。特に中小企業では、専任の受付担当者を置くことが難しく、他の業務との兼務による負担が大きくなっています。

2

権限設定の複雑化

部署や役職によって入室可能エリアが異なり、個別の権限設定が必要になります。例えば、プロジェクトごとに特定エリアへのアクセス権限を変更する必要がある場合、設定作業が煩雑になり、設定ミスのリスクも高まります。

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来訪者の集中による対応遅延

会議や商談の開始時間が重なると、受付での手続きに時間がかかり、待ち時間が発生します。特に朝の集中時間帯では、複数の来訪者が同時に到着し、受付担当者の対応が追いつかないケースがあります。それによって、会議の開始が遅れるなど、ビジネス機会に影響を与えることもあります。

4

セキュリティ管理の脆弱性

物理的な鍵による入退室管理では、鍵の複製や貸し借りによる不正入室のリスクが存在します。例えば、退職者が鍵を返却しなかったり、関係者を装って入室したりするケースがあり、重要な情報や資産への不正アクセスの可能性があります。また、入退室の記録が残らないため、問題が発生した際の追跡調査も困難です。

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記録・管理の煩雑さ

来訪者の記録を紙の台帳やExcelで管理する場合、入力や転記の手間が大きく、ミスも発生しやすくなります。また、過去の来訪履歴の検索や、セキュリティ管理のための報告作成にも時間がかかります。緊急時の来訪者の特定や、定期的な統計レポートの作成が課題となっています。また、不審者の早期発見や、災害時の在館者の把握など、緊急時の対応に必要な情報の即時確認が難しくなっています。

6

来訪者への一時的な権限付与

工事業者など、一時的な来訪者へのアクセス権限の付与と管理が煩雑です。例えば、複数日にわたる工事の場合、日々の入退室管理や権限の期限設定などの管理が必要となり、運用負担が増加します。

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中小企業向けの受付・入退室管理システムの機能

中小企業向けの受付管理システムには、来訪者情報の管理や担当者への通知など基本的な機能から、QRコードや顔認証などの先進的な機能まであります。各機能により、中小企業の受付業務が大幅に効率化され、来訪者への対応品質も向上します。

1

基本機能

・来訪者情報の登録・管理:来訪者の基本情報を入力・保存し、訪問記録として管理する ・訪問予約の管理:来訪者の訪問日時や目的を事前に登録し、スケジュール管理する ・担当者への来客通知:来訪者が到着した際に、担当者へメールや電話で自動通知する ・来訪履歴の記録・保管:過去の来訪記録を保存し、必要に応じて検索・参照できる

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基本機能

・ICカードによる認証:ICカードやIDを使用して入室権限を確認する ・入退室履歴の記録・保管:いつ誰がどこに入退室したかの記録を保存する ・アクセス権限の設定:個人やグループ、時間帯に応じて入室可能な区域を設定する ・電気錠の制御:認証結果に基づいて自動的にドアの施錠・解錠を行う ・セキュリティアラートの発信:不正入室などの異常を検知した際に警報を発信する

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特定の受付管理システムに付属している機能

・QRコードによる事前登録:事前に発行したQRコードで来訪時の受付手続きを簡略化する ・顔認証による本人確認:カメラで来訪者の顔を読み取り、本人確認を自動で行う ・会議室までの経路案内:受付画面上から会議室への経路案内ができる ・ホールディングス機能:複数社の企業アカウントを1台の受付機でまとめられる

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特定の入退室管理システムに付属している機能

・生体認証:指紋や顔認証など、生体情報を用いて本人確認を行う ・勤怠管理システムとの連携:入退室記録を勤怠データとして活用する ・監視カメラとの連携:入退室記録と監視カメラ映像を紐づけて管理する ・リモートでの施錠・解錠:遠隔地からドアの施錠・解錠操作を行う ・エリア別の利用統計分析:場所ごとの利用頻度や傾向を分析する

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中小企業向けの受付・入退室管理システムを導入するメリット

中小企業向けの受付・入退室管理システムを導入することで、人件費削減や業務効率化、セキュリティ強化など多くのメリットが得られます。ここでは、中小企業にとって特に大きな導入メリットを紹介します。

人件費削減と業務の効率化

中小企業向けの受付・入退室管理システムの導入により、専任の受付担当者が不要となり、人件費を大幅に削減できます。実際にある中小企業では、年間300万円以上の人件費削減に成功しました。また、これまで受付業務を兼務していた社員が本来の業務に集中できるようになり、生産性の向上にもつながります。来訪者対応のための電話取り次ぎや案内といった煩雑な作業からも解放され、業務の質が向上する効果も見られます。

セキュリティレベルの向上

中小企業向けの受付・入退室管理システムを導入することで、権限のない人物の侵入リスクを大幅に低減し、社内の情報セキュリティが強化されます。従来の鍵管理では把握しきれなかった受付・入退室状況が、システムによりリアルタイムで記録され、不審な動きを即座に検知できるようになります。あるITベンダーでは、重要な機密情報を扱うエリアへのアクセス制限を設けることで、情報漏洩リスクの低減と、ISMS認証(情報セキュリティマネジメントシステム認証)取得のための対策として活用しています。

来訪者対応の品質向上

中小企業向けの受付・入退室管理システムの導入により、来訪者への一貫した高品質な対応が可能になり、企業イメージの向上につながります。タブレットやデジタルサイネージを使った受付管理システムは、来訪者に対する第一印象を良くし、企業の先進性をアピールする効果があります。地方の製造業では、外国人バイヤーの来訪時に多言語対応の受付管理システムを活用することで、コミュニケーションの障壁を取り除き、商談のスムーズな進行を実現しています。

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中小企業向けの受付・入退室管理システムの選び方

中小企業が受付・入退室管理システムを選ぶ際には、自社の規模やニーズに合った機能、コスト、拡張性などを総合的に判断することが重要です。ここでは、導入を成功させるための具体的な選び方のポイントを紹介します。

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自社の課題に合った機能

受付・入退室管理システムでは、自社の課題解決に直結する機能を優先して選ぶことが重要です。例えば、来訪者対応に時間を取られている企業であれば、予約管理や自動通知機能が充実したシステムを選ぶと効果的です。また、紙の台帳管理に手間取っている場合は、データ検索や履歴管理が使いやすいシステムを選ぶことで、日々の業務効率が大幅に向上します。

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導入・運用コストのバランス

受付・入退室管理システムは、初期導入費用だけでなく、月額利用料やメンテナンス費用も含めた総合的なコストパフォーマンスを検討しましょう。中小企業では、高機能な大規模システムよりも、必要十分な機能を持つコストパフォーマンスの高いシステムの方が持続的に運用できます。特に、クラウド型のサブスクリプションサービスは初期投資を抑えられるため、資金に限りのある中小企業には適していると言えます。

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他のシステムとの連携性

勤怠管理や会議室予約など、既存の社内システムとの連携が可能かどうかを確認することが大切です。入退室記録を勤怠管理に自動反映できるシステムを選べば、二重入力の手間が省け、人為的ミスも減少します。一方、システム間の連携ができない場合、データの移行や管理に新たな業務負担が生じる可能性があるため、APIの有無や連携実績を事前に確認しておくことが賢明です。

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操作性とサポート体制

担当者だけでなく、一般社員や来訪者にとっても使いやすいデザインと操作性を持つ受付・入退室管理システムを選びましょう。複雑な操作が必要なシステムは、社員の抵抗感を生み、結果的に活用されないリスクがあります。同時に、導入後のサポート体制も重要な検討点です。特に、ITリソースの限られた中小企業では、トラブル発生時の迅速な対応や、定期的なバージョンアップサービスが提供されているかどうかが、長期的な運用の安定性に大きく影響します。

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将来的な拡張性

企業の成長や事業拡大に伴い、受付・入退室管理システムの拡張や機能追加が容易にできるかどうかを検討することが重要です。オフィスの移転や拠点の増加を計画している場合は、新たな拠点にも同じシステムを展開できる拡張性が必要になります。さらに、ICカードから生体認証への移行など、将来的な技術アップグレードへの対応も、選定の際のポイントになります。

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