【2025年】ナレッジマネジメントツールをよく使うデバイスから徹底比較！

SaaSアナリスト。筑波大学大学院卒業後、株式会社PIGNUSに入社。FitGapでは製品の強み注意点などのレポートを担当。

遠藤慎

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SaaSアナリストリーダ。FitGapではバックオフィスをメインに40カテゴリの診断を担当。

岡田華弥

クリック数を最小限にして情報へアクセスできるよう、3階層以上のファイルの階層化はできない仕様になっています。これは情報アクセスを効率化する一方で、複雑な組織構造や詳細な情報分類には制約となります。「事業部-部署-プロジェクトチーム」など多段階の組織階層や、「マニュアル-社内マニュアル-リスク評価マニュアル」のような細分化された情報管理では、2階層に収めるための工夫が必要です。

ファイルの階層化は2階層まで

ノート上でのキーワード、タイトル名、添付ファイル・タスク・コメント内容の検索は可能ですが、一部検索機能に制限があります。例えば、ノート作成者、タスクやコメントの発言者、添付画像の有無などでの絞り込み検索はできません。また、添付画像内の文字を読み取って文字列検索する機能もありません。高度な検索機能を必要とするユーザーにとっては、この点が課題となります。

検索機能に制限がある

動画や音声ファイルをノートに添付できますが、その扱いには制限があります。ノート内での直接再生ができず、別画面での再生が必要なため、ノートの内容を参照しながら視聴するには、別タブで開く必要があります。また、自動文字起こし機能なども実装されていません。プランごとにストレージ容量の制限があるため、容量の大きい動画ファイルのアップロードには注意が必要です。

動画や音声メモの共有には制限がある

株式会社Stockが提供する社内情報の保管ツールです。シンプルで使いやすいサービスで、ITに不慣れなユーザーでも簡単に利用できると評判です。議事録や打ち合わせなどの記録と、それに関連するファイルやタスク、メッセージをまとめて1つのノートで管理することができます。また、誤削除防止機能やバックアップ機能があり、情報の安全な保存と管理が保証されています。

Evernote

情報の保管に特化した、シンプルで使いやすいサービスです。「ノート」という形式で各フォルダに情報を保存する仕組みは、直感的で分かりやすい設計となっており、ITツールを敬遠する従業員でも抵抗なく利用できると好評です。さらに、目的に応じたテンプレートが提供されているため、書式に迷うことなくスムーズにノートを作成することが可能です。加えて、自社独自の書式をテンプレート化する機能も備えており、業務の効率化と標準化を同時に実現します。

シンプルな操作性

ユーザーの役割に応じて細かく権限を設定できます。管理者には全機能へのアクセスが、メンバーには情報共有に必要な機能が付与されます。制限メンバーはフォルダの削除・編集機能が制限され、1フォルダゲストは特定のフォルダにのみアクセスできます。さらに閲覧権限のみの設定も可能です。この階層的な権限設定により、組織構造や業務特性に応じた精密な情報アクセス管理を実現します。

柔軟な権限設定

ノート単位でのメッセージのやり取りが可能なためテーマごとに整理されたコミュニケーションが実現します。必要な情報がノートにまとめられているため、情報を確認しながらコミュニケーションを取ることが可能です。また、「ノート」に「タスク」を紐づけられるので、期日管理とタスクの詳細を漏れなく管理できます。チャットツールでは、様々な情報が日々投稿されるため、情報が混在したり、見逃す可能性がありますが、Stockでは情報が流れていきません。

ノートに紐づいたコミュニケーション

Stock

LINE WORKS

toaster team

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