店舗や施設を複数展開している企業では、採用担当者が各拠点を訪問しながら採用活動を行うケースが多くあります。飲食店チェーンやホテルグループといった業態では、現場での面接後にその場で評価を入力したり、応募者からの問い合わせに即座に対応したりする必要があります。スマートフォン対応のシステムであれば、移動中の電車内や店舗の休憩室からでも応募者データを確認でき、選考のスピードを維持できます。

カフェやコワーキングスペースなど、社外の場所で面接を実施する企業にも適しています。パソコンを持ち運ぶことが難しい場面でも、スマートフォンがあれば応募者の履歴書や職務経歴書をすぐに確認できます。面接終了後にその場で評価コメントを記録すれば、記憶が鮮明なうちに正確な情報を残せます。

新卒採用や大量採用を実施する企業では、応募者からの日程変更依頼や質問が頻繁に発生します。スマートフォン対応のシステムがあれば、オフィスに戻らなくても応募者への返信や面接スケジュールの調整が可能です。採用シーズンには1日に何十件もの連絡が入るため、どこからでも対応できる環境は応募者の満足度向上にもつながります。

中小企業やスタートアップ企業など、限られた人数で採用業務を担当している場合にも有効です。担当者が他の業務と兼務していることも多く、デスクに座れる時間が限られています。スマートフォンから空き時間に応募者対応や選考状況の確認ができれば、採用業務の遅延を防げます。

クラウド型システムは、インターネット経由でシステムを利用する形式です。企業側でサーバーを用意する必要がなく、スマートフォンからWebブラウザやアプリケーションを通じてアクセスします。システムの更新やメンテナンスは提供事業者が行うため、常に最新の機能を利用できます。スマートフォンの機種変更時もデータが自動的に引き継がれ、複数の端末から同じ情報にアクセスできる点が特徴です。

専用アプリケーション型は、スマートフォンに専用のアプリをインストールして利用する形式です。アプリストアからダウンロードして使用し、スマートフォンの機能を最大限に活用できます。プッシュ通知機能により新着応募や面接予定を即座に確認でき、カメラ機能を使った書類のスキャンや音声入力による評価コメントの記録も可能です。オフラインでも一部機能が使える設計になっているアプリもあり、通信環境に左右されにくい利点があります。

Webブラウザ型は、アプリをインストールせずにスマートフォンのブラウザから直接アクセスする形式です。インストールの手間がなく、ストレージ容量を圧迫しないため、端末の制約を受けにくい特徴があります。スマートフォンの画面サイズに自動的に最適化される設計（レスポンシブデザインと呼ばれる技術）により、快適な操作が可能です。システム更新時もブラウザを開くだけで最新版を利用できるため、管理の手間が少なくなります。

統合型システムは、求人掲載から内定者管理まで採用業務全体をカバーする包括的な形式です。応募者情報の管理、選考プロセスの進行、面接日程の調整、評価の記録、内定通知の送信といった一連の業務をスマートフォン1台で完結できます。各機能が連携しているため、情報の二重入力が不要で、採用状況を一元的に把握できます。複数の採用チャネルからの応募情報も1つの画面で確認できる設計になっています。

AIエージェントは面接日程調整や採用管理の自動化も進めています。ParadoxのスケジューラーOliviaはカレンダーと同期し、数分で複数面接の日程調整を完了。SmartRecruitersのWinston CompanionはSlackやSMS、WhatsAppなどで動作し、自然言語で候補者情報を要約したり、次のステップを提案して面接設定を進めます。これらによって、面接の連絡・リマインド作業が代替され、人事担当者はより重要な業務に集中できます。

ATSには、求人票や候補者選定をAIで支援する機能も登場しています。Zoho RecruitのAIアシストは、プロンプト入力で求人説明文やメール文面を自動生成し、AIが最適な候補者を選出します。同様にAshbyはGAI搭載のATSで候補者の特性を分析し、求人とのマッチ度を自動評価します。こうした技術により、求人作成や選考の初期段階も大幅に効率化されています。