オンプレミス型の採用管理システム(ATS)とは?
採用管理システム(ATS)は、企業の採用活動を効率化するためのシステムです。オンプレミス型の採用管理システムは、自社のサーバー内でデータを管理・運用します。応募者の情報や選考状況、面接結果などの採用に関わるデータを一元管理し、採用業務の自動化や効率化を支援します。
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オンプレミス型の採用管理システム(ATS)とは?
更新:2024年10月04日
採用管理システム(ATS)は、企業の採用活動を効率化するためのシステムです。オンプレミス型の採用管理システムは、自社のサーバー内でデータを管理・運用します。応募者の情報や選考状況、面接結果などの採用に関わるデータを一元管理し、採用業務の自動化や効率化を支援します。
オンプレミス型の採用管理システムを導入するメリット
オンプレミス型の採用管理システムを導入すると、情報セキュリティの強化やカスタマイズの自由度向上などのメリットがあります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
セキュリティ管理が強化される
オンプレミス型の採用管理システムでは、自社内でデータを保管するため高度なセキュリティ管理が可能です。採用過程で取り扱う応募者の個人情報や企業の人事戦略などの機密情報が、外部に漏れるリスクを最小限に抑えられます。
カスタマイズの自由度の高い
オンプレミス型の採用管理システムは、自社のサーバーで運用するため、自社の採用フローに合わせた細かなカスタマイズが可能です。入社申込書の様式や選考基準など、企業独自の採用プロセスに合わせて機能や画面を調整できます。大手製造業では、職種ごとに異なる選考フローを設定し、部門ごとの採用状況を一元管理している事例もあります。
インターネット環境に依存しない
オンプレミス型の採用管理システムは、外部のインターネット環境に左右されず、安定した運用が期待できます。急な通信障害が発生した場合でも、社内のネットワークが機能していれば採用業務を継続できます。
長期的なコストを削減できる
オンプレミス型の採用管理システムは、初期投資は大きいものの、長期間使用することでトータルコストの削減につながる可能性があります。月額利用料が発生しないため、5年以上の長期運用を考えている企業にとっては経済的なメリットが生じることがあります。多くの大手企業では、システム導入から10年以上経過しても初期投資以外の大きな出費なく運用できている実績もあります。
既存システムとの連携がしやすい
オンプレミス型の採用管理システムは、自社内のネットワークで完結するため、データの連携や統合が容易で、人事情報の一元管理が実現しやすくなります。現に多くの企業では、採用管理システムで得た応募者情報を、入社後はそのまま人事システムに引き継ぐといった業務の効率化を図っています。
オンプレミス型の採用管理システムを導入するデメリット
オンプレミス型の採用管理システムを導入する際には、初期コストの高さやメンテナンス負担などの課題があります。ここでは、導入を検討する際に注意すべきデメリットを紹介します。
高額な初期投資が必要になる
オンプレミス型の採用管理システムには、サーバー機器やソフトウェアライセンスなど多額の初期費用がかかります。中小企業にとっては数百万円から場合によっては千万円を超える投資となり、経営判断が難しくなることがあります。特に予算が限られている新興企業や採用規模が小さい企業では、初期コストが導入の大きな障壁となっています。
運用・保守の技術的負担が大きい
オンプレミス型の採用管理システムの運用や保守には、専門的な知識を持った人材が必要となります。サーバーのメンテナンスやセキュリティ対策、不具合発生時の対応など、IT担当者の負担が増加します。技術スタッフが十分でない中小企業では、外部の専門業者に依頼するなど追加コストが発生することも少なくありません。
機能更新の遅れやコストが生じる
オンプレミス型の採用管理システムは、新機能の追加やバージョンアップに追加の費用や工数がかかることが多いです。最新機能が自動的に提供されるわけではなく、更新のたびに追加費用が発生します。昨今の採用市場の変化に合わせて、SNS連携機能や動画面接機能などを後から追加しようとすると、予想外の費用負担が生じるケースも見られます。
拡張性に制約がある
オンプレミス型の採用管理システムは、採用規模の拡大に合わせた柔軟なシステム拡張が難しい場合があります。応募者数や利用者数が増加した際には、サーバーのスペック向上や追加ライセンスの購入が必要となります。季節によって採用活動の繁閑がある業界では、繁忙期に合わせたシステム構成にすると通常期は過剰投資となり、非効率な状況が生じることもあります。
リモートアクセスに制限が生まれる
オンプレミス型の採用管理システムでは、社外からのアクセスには、VPN(仮想プライベートネットワーク)などの追加設定が必要となります。そのため、在宅勤務や出張先など、オフィス以外の場所から採用情報を確認・更新する際の利便性が低下します。リモートワークを導入する企業が増えている中、リモートアクセスの制限が業務効率を下げる要因になるケースも増えています。
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