採用管理システム(ATS)とは?
採用管理システム(ATS: Applicant Tracking System)は、求人募集から採用までの一連のプロセスを一元管理するシステムです。人材、派遣業界では、特に多くの求職者情報を扱うため、応募者情報の管理や選考状況の把握が効率化されます。
人材、派遣向けの採用管理システム(ATS)(シェア上位)
採用管理システム(ATS)とは?
更新:2024年12月10日
採用管理システム(ATS: Applicant Tracking System)は、求人募集から採用までの一連のプロセスを一元管理するシステムです。人材、派遣業界では、特に多くの求職者情報を扱うため、応募者情報の管理や選考状況の把握が効率化されます。
人材、派遣業界における採用管理システムの導入メリット
採用管理システムの導入には、応募者情報の一元管理や業務効率化などのメリットがあります。ここでは、人材・派遣業界特有の課題を解決する具体的な導入メリットを紹介します。
大量の応募者情報を一元管理できる
人材・派遣業界では、日々多くの応募者情報が集まる中で、採用管理システムは応募者情報を1つのデータベースで管理できます。応募者のスキルや経歴、連絡先などの情報がシステム上で整理されるため、必要な時にすぐに検索・閲覧が可能になります。担当者が変わっても情報共有がスムーズに行えるため、チーム全体の業務効率が向上します。
選考プロセスの標準化と効率化
採用管理システムは、選考フローを明確に設定し、各段階での進捗状況を可視化します。選考ステータスが一目で確認できるようになり、多くの案件をスムーズに進行させられるようになります。また、選考担当者への自動通知機能により、次のアクションが漏れることなく進められるため、採用プロセス全体のスピードアップにつながります。
人材データベースの構築と活用
採用管理システムには過去の応募者情報が蓄積されるため、優秀な人材のデータベースが自然と構築されます。人材・派遣業界では新たな求人案件が発生した際に、データベースから条件に合う候補者をすぐに見つけ出すことが可能です。過去に最終選考まで進んだものの採用に至らなかった人材にアプローチするなど、既存データの有効活用が実現します。
人材、派遣業界において採用管理システムの導入が向いていない企業
採用管理システムの導入が向いていない企業には、年間採用数が極めて少ない企業などがあります。ここでは、採用管理システムの導入を検討すべき企業の特徴を紹介します。
年間採用数が極めて少ない企業
採用活動がほとんど発生しない企業では、表計算ソフトなどの既存ツールでも十分に管理できることが多いです。採用管理システムを導入するためのコストや運用負担を考えると、費用対効果が低くなる恐れがあります。
導入・運用のリソースが不足している企業
採用管理システムは、導入時の初期設定や日常的な運用管理が必要になります。システム担当者が不在で、かつ外部サポートも受けられない環境では、採用管理システムの機能を十分に活用できない状況に陥りがちです。特に中小規模の人材・派遣会社では、担当者の負担増加によって、かえって業務効率が低下する場合もあります。
採用プロセスが非常に特殊で標準化が難しい企業
一般的な採用管理システムは、標準的な採用フローを想定して設計されています。そのため、特殊な選考プロセスや独自の評価基準を重視している企業では、採用管理システムに合わせて採用プロセスを変更する必要が生じる場合があります。カスタマイズ可能な採用管理システムもありますが、その分コストが増加するため、費用対効果のバランスを慎重に検討する必要があります。
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採用管理システム(ATS)の選び方
採用管理システムを選ぶ際は、業界特有のニーズに合致する機能などが重要です。ここでは、人材・派遣業界が特に重視すべきポイントを紹介します。
1
大量の応募者情報を効率的に管理できる機能
人材・派遣業界では、多数の求職者情報を扱うため、データベース機能の充実度を確認することが重要です。応募者の属性や経歴、スキルなどで絞り込み検索ができる採用管理システムを選ぶことで、必要な人材をすぐに見つけ出せるようになります。加えて、過去の応募者データを有効活用できる機能があれば、新規案件発生時に迅速な候補者提案が可能になります。
2
複数の求人媒体との連携性
人材・派遣業界では、複数の求人媒体を併用することが一般的であるため、各媒体からの応募情報を自動で取り込める機能が備わっているかをチェックしましょう。求人サイトやSNS、自社サイトなど、さまざまな応募経路からの情報を一元管理できる採用管理システムであれば、入力作業の二重化を防止できます。また、求人情報の一括掲載機能があれば、媒体ごとの個別更新作業も削減できます。
3
コミュニケーション機能の充実度
人材・派遣業界では、応募者とのやり取りを効率化できるコミュニケーション機能が特に重要です。面接の日程調整や合否連絡などのテンプレートメール機能があると、定型業務の時間を大幅に削減できます。さらに、応募者とのメールやメッセージのやり取りを履歴として残せる機能があれば、担当者が変わった場合でもスムーズな引き継ぎが可能になります。
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