飲食、宿泊業界では慢性的な人材不足が深刻な課題となっています。労働時間が不規則で休日出勤も多いため、求職者から敬遠されがちです。シフト制勤務や深夜勤務が常態化しており、体力的な負担が大きいことも人材確保を難しくしています。入社後も職場環境になじめず短期間で退職するケースが多く、常に新しい人材を募集し続けなければなりません。特に繁忙期前には大量の人員補充が必要になり、採用担当者の業務負担が集中します。

アルバイトやパート募集では1つの求人に対して多数の応募があり、応募者情報の管理が煩雑になります。応募者の連絡先や希望勤務時間、面接日程などをメモや表計算ソフトで管理していると、情報が散在して探すのに時間がかかります。複数の求人サイトから同時に応募があると、どの媒体からの応募者か分からなくなることもあります。応募者への連絡漏れや二重対応などのミスが発生しやすく、応募者に不信感を与えてしまう恐れがあります。

複数店舗を展開している飲食、宿泊企業では、各店舗の採用状況を本部が把握しにくい課題があります。店舗ごとに必要な人員数が異なり、採用の進捗状況もバラバラです。ある店舗では人員が充足しているのに、別の店舗では深刻な人手不足という状況が起こります。本部が各店舗の採用状況を電話やメールで確認する必要があり、リアルタイムでの情報共有ができません。急な欠員が出た際に他店舗から応援を依頼する判断も遅れてしまいます。

飲食、宿泊業界の採用担当者は接客や調理などの現場業務と兼務していることが多く、面接調整に時間を割けません。応募者からの問い合わせ電話が営業時間中にかかってきても、接客対応中で電話に出られないことがあります。折り返し連絡しようとしても応募者と連絡がつかず、何度もやり取りを繰り返すことになります。面接日程を決めるだけで数日かかってしまい、その間に応募者が他社で採用決定してしまうケースも少なくありません。迅速な対応ができないことが採用機会の損失につながっています。

飲食、宿泊業界向けの採用管理システム（ATS）は、複数店舗の採用状況を1つの画面で確認できる機能を備えています。本部の管理者は各店舗の募集中ポジション、応募者数、面接予定者数、採用決定者数などをリアルタイムで把握できます。店舗ごとの採用進捗を比較することで、人員が不足している店舗を素早く特定し、優先的に対応できます。地域別や職種別での集計表示も可能で、採用戦略の立案に役立ちます。各店舗の担当者は自店舗の情報のみを閲覧する権限設定もでき、情報管理の安全性も確保されています。

飲食、宿泊業界の求職者は移動中や休憩時間にスマートフォンで求人情報を探すことが多いため、スマートフォンに最適化された応募フォームが用意されています。応募者はパソコンを開かなくても、スマートフォンから簡単に必要情報を入力して応募できます。採用担当者もスマートフォンアプリから応募者情報を確認し、面接日程の調整や合否連絡ができます。営業時間の合間や移動中でも応募者対応が可能になり、迅速なコミュニケーションが実現します。応募から採用までのすべてのやり取りがスマートフォンで完結するため、パソコンを常時使えない環境でも採用業務を円滑に進められます。

飲食、宿泊業界向けの採用管理システム（ATS）は、主要な求人媒体と連携する機能を持っています。1度求人情報を登録すれば、複数の求人サイトに自動的に求人情報が掲載されます。各求人媒体からの応募者情報も自動的に採用管理システム（ATS）に取り込まれ、どの媒体からの応募か自動で分類されます。求人媒体ごとの応募数や採用数を集計できるため、費用対効果の高い媒体を見極められます。媒体ごとに異なる管理画面にログインする手間が省け、すべての応募者を1つのシステムで管理できます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムを利用するタイプです。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えて導入できます。システムのメンテナンスや更新は提供会社が行うため、専門的な知識がなくても運用できます。複数店舗がある飲食、宿泊企業では、本部と各店舗が同じ情報をリアルタイムで共有できる点が便利です。スマートフォンやタブレットからもアクセスでき、場所を選ばず採用業務を進められます。月額料金制が一般的で、利用人数や店舗数に応じて料金が変動するプランが多く提供されています。

インストール型は、自社のパソコンやサーバーにソフトウェアをインストールして利用するタイプです。買い切り型の料金体系が多く、長期的に見ると利用コストを抑えられる場合があります。インターネット接続が不安定な環境でも安定して動作し、自社のセキュリティ方針に沿った運用ができます。ただし、システムの更新や不具合対応は自社で行う必要があり、情報システム部門がない小規模企業には負担が大きくなります。複数店舗で情報共有するには専用のネットワーク構築が必要になり、導入のハードルが高くなる傾向があります。飲食、宿泊業界では、クラウド型と比べて選ばれるケースは少なくなっています。

業界特化型は、飲食、宿泊業界の採用業務に特化した機能を持つタイプです。シフト制勤務を前提とした勤務希望時間の管理や、複数店舗の一括管理機能が標準で搭載されています。飲食、宿泊業界でよく使われる求人媒体との連携がスムーズで、業界特有の採用フローに対応しています。アルバイトやパート採用に適した簡易的な応募フォームや、面接なしで即採用できる機能なども用意されています。業界の商習慣を理解した設計になっているため、導入後すぐに使いこなせることが多く、従業員への教育コストも抑えられます。

採用管理システム（ATS）を選ぶ際は、実際にシステムを使う現場スタッフの意見を取り入れることが成功の鍵です。本部の管理者だけで決めてしまうと、現場の実務に合わない機能や操作方法になる恐れがあります。たとえば、複数の店舗から採用担当者を集めてデモを見てもらい、使いやすさや必要な機能について率直な意見を聞きましょう。現場スタッフが選定に関わることで、システムへの理解が深まり、導入後の抵抗感も少なくなります。現場の声を反映したシステムを選べば、導入後の定着率が高まり、早期に効果を実感できます。

いきなり全店舗で採用管理システム（ATS）を導入すると、現場が混乱して業務に支障が出る可能性があります。一例として、まずは1つか2つの店舗で試験的に導入し、操作方法や運用ルールを確立してから他店舗に展開する方法が効果的です。先行導入した店舗での課題や改善点を洗い出し、本格展開時に反映させることで、スムーズな導入が実現します。段階的な導入により、トラブルが発生しても影響範囲を限定でき、迅速に対応できます。先行導入店舗のスタッフが他店舗への展開時にサポート役になることで、組織全体での理解が深まります。

採用管理システム（ATS）を導入する際は、操作方法を学ぶ研修を必ず実施しましょう。実際に、システムの基本操作から応用機能まで、段階的に学べる研修プログラムを組むことが重要です。集合研修だけでなく、オンライン動画や操作マニュアルを用意しておけば、後から入社した従業員も自分で学習できます。導入後も定期的に勉強会を開催し、システムの活用事例や便利な機能を共有することで、利用レベルが向上します。質問や相談ができる窓口を社内に設けておくと、困ったときにすぐに解決でき、システム離れを防げます。

採用管理システム（ATS）を効果的に活用するには、誰がいつどのような操作をするかという運用ルールを明確にする必要があります。具体的には、応募者情報の入力担当者、面接日程の調整担当者、選考結果の入力担当者などを決めておきましょう。情報の更新頻度や応募者への返信期限なども明文化しておくと、対応のばらつきを防げます。運用ルールをマニュアルにまとめて全店舗に配布し、誰でも同じ手順で業務を進められるようにすることが大切です。定期的にルールを見直し、現場の実態に合わせて改善していくことで、より使いやすい運用体制が整います。

採用管理システム（ATS）の導入時には、店舗情報や職種情報、評価項目などの基本設定を行う必要があります。システム提供会社の担当者が初期設定を支援してくれるサービスがあると、スムーズに導入できます。たとえば、既存の応募者データをシステムに移行する作業を代行してくれる場合もあります。求人媒体との連携設定や、既存システムとのデータ連携設定なども、専門知識が必要な部分をサポートしてもらえます。導入支援の範囲や追加費用の有無を事前に確認しておくことで、予算内で計画的に導入を進められます。

採用管理システム（ATS）を使いこなすためには、操作方法を学ぶ研修が重要です。システム提供会社が提供する集合研修やオンライン研修に参加することで、基本操作から応用機能まで体系的に学べます。一例として、管理者向けの研修と現場スタッフ向けの研修を分けて実施し、それぞれの役割に応じた内容を提供してくれる場合もあります。研修後も操作マニュアルや動画マニュアルがいつでも閲覧できる環境が整っていれば、忘れたときに確認できます。新しく採用担当者になった従業員向けに定期的に研修を開催してくれるサービスもあり、継続的なスキルアップが可能です。

システムの使い方が分からないときや、不具合が発生したときに問い合わせできる窓口があると安心です。電話やメール、チャットなど複数の問い合わせ方法が用意されていると、状況に応じて使い分けられます。実際に、営業時間内だけでなく夜間や休日も対応してくれるサポート体制があれば、急なトラブルにも対応できます。よくある質問をまとめた情報ページやコミュニティフォーラムが用意されている場合、自分で解決策を探すこともできます。専任のサポート担当者がつくサービスもあり、自社の業務内容を理解した上で適切なアドバイスをもらえます。

採用管理システム（ATS）は定期的にバージョンアップされ、新機能が追加されたり不具合が修正されたりします。クラウド型のシステムでは、バージョンアップが自動的に適用されるため、常に最新の状態で利用できます。具体的には、法改正に対応した機能の追加や、セキュリティ強化のための更新などが行われます。新機能が追加された際には、その使い方を説明するセミナーや資料が提供されることもあります。利用者からの要望を反映して機能改善が行われる仕組みがあれば、より使いやすいシステムに進化していきます。

現状、採用担当者は履歴書の仕分けや面接日程調整など繰り返し業務をAIツールに任せ始めている。企業の約8割はATSにAIを組み込んでおり、6割超はAIで不合格者をふるい落としている。DeloitteもチャットボットによるFAQ対応やスケジュール自動化が進んでいると報告し、ホテル・飲食業界でもチャットボットやAIビデオ面接ツールで採用効率を高めている。今後はAIがさらに自律的に業務をこなし、人手介入は最小限になる見通しだ。

求人票やスカウトメールなど採用に必要な文章もAIが自動生成される時代になっている。求めるスキルや条件を入力すると、生成AIが魅力的な求人広告文や候補者向けメッセージを瞬時に作成する。DeloitteもAIコパイロットによる求人票作成支援を指摘し、実際に広告作成工数が大幅に削減されている。さらに、AIは応募者情報から要約レポートを生成し、意思決定を支援しつつある。

応募者との対話・コミュニケーションも高度化している。AIチャットボットやSMS申請によって、候補者はスマホ上の数クリックで応募できる。さらに、FAQ応答や面接リマインドなどの連絡もチャットボットが24時間自動対応する。応募者プロファイルを元に個別化された案内メールを生成する仕組みも増え、候補者体験が向上している。将来的には音声やアバター型エージェントが対話に加わり、受付対応を担う可能性がある。

選考プロセスもAIによって変革されつつある。AIは大量の履歴書や応募書類を分析し、要件に合う候補者を要約・抽出する。また、AI面接ツールは候補者の回答をリアルタイム解析して評価レポートを作成し、面接官の判断を支援する例もある。さらに、履歴書の個人情報を匿名化し、学歴や名前に頼らない評価が行える機能も普及している。調査では、AIスクリーニング導入企業の68%が候補者選定までの時間を半減できたと報告されている。