複数案件管理機能対応のタスク管理・プロジェクト管理ツール

質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

一人のスタッフが複数のプロジェクトに参画する場合、その業務量と配分比率を明確にすることが重要です。システム開発会社では、エンジニアがA案件に40%、B案件に30%、C案件に30%という具体的な時間配分を設定することで、過剰な負担を防止しながら複数案件に貢献できる体制を構築しました。週単位での作業予定表の作成も効果的です。

組織内の限られた専門人材を最適に配置するためには、案件の性質とスキルのマッチングが欠かせません。デザイン事務所では、UI（デザイン）専門家とグラフィックデザイナーという異なる専門性を持つスタッフを、案件の重点領域に合わせて集中配置することで、少ない人数でも質の高い成果を生み出しています。スキルマトリクス表の活用も推奨されます。

従来の縦割り組織構造を超えて、部門間の壁を低くし、柔軟な協力体制を構築することが複数案件管理では重要です。製造業のある企業では、開発・製造・営業部門からメンバーを集めたクロスファンクショナルチームを編成することで、部門間の調整時間を削減し、製品化までのリードタイムを3分の1に短縮しました。定期的な部門横断ミーティングも効果的です。

社内リソースだけでなく、外部パートナーも含めたチーム編成が必要な場合も多くあります。広告制作の現場では、社内のディレクターやプランナーと、外部のカメラマンやイラストレーターとの情報共有に共通プラットフォームを活用することで、コミュニケーションロスを大幅に削減することに成功しています。権限設定の明確化も重要な要素です。

複数案件の情報をどこまで共有し、どこから分離するかの線引きが重要です。Web制作会社では、デザインコンセプトやコーディング技術などの汎用的知見は案件間で共有する一方、クライアント固有の機密情報は厳格に分離する仕組みを構築しています。情報カテゴリー別のアクセス権限設定が効果的な手段となります。

複数案件が進行する環境では、会議の目的と参加者を明確にし、時間の無駄を省くことが必要です。コンサルティング会社の例では、朝15分の全体進捗確認、週1回の案件別詳細レビュー、月1回の全案件総括という3層構造の会議体系を採用し、会議時間の総量を削減しながら情報共有の質を高めています。事前の議題共有も効率化に貢献します。

同じ情報を複数回報告することによる時間的損失を防ぐための工夫が必要です。ソフトウェア開発企業では、日次の進捗情報を一度入力するだけで、プロジェクトマネージャー、部門長、経営層それぞれに最適な形式でレポートが自動生成される仕組みを導入し、報告作業の効率化に成功しています。テンプレート化された報告フォーマットも有効です。

地理的に分散したチームメンバー間でのコミュニケーションギャップを埋める工夫が重要です。国際的な建築設計プロジェクトでは、東京とニューヨークのチーム間で、図面共有プラットフォームに加えてビデオ会議システムを併用し、週に2回の顔を見せる機会を設けることで、テキストだけでは伝わりにくいニュアンスの共有に成功しています。文化的背景の違いへの配慮も必要です。