クラウド型の契約管理システム(シェア上位)
Adobe Document Cloudが提供するクラウド型電子契約サービスです。Adobe独自の電子署名機能をクラウド上で利用できるため、どこからでも契約書の作成から署名まで一連の業務を行えます。立会人型と当事者型、どちらの電子署名方式にも対応しており、企業の運用に合わせて柔軟に選択可能です。
セキュリティ面では、ISO27001、SOC2、PCI DSSといった世界基準の認証を取得しているため、重要な契約書類も安心してクラウド上で管理できます。また、多言語・多通貨対応により、海外取引先との契約もスムーズに進められるでしょう。
さらに、PhotoshopやSalesforceなど他のツールとの連携機能も備えているため、既存の業務フローに組み込みやすいのも特徴です。特に、すでにAdobe製品を利用している企業や、グローバルに事業展開している企業にとって使い勝手の良いサービスといえます。
コスト
月額¥1,518~
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
シヤチハタ株式会社が提供するクラウド型契約管理システムです。このシステムは、社内外の文書回覧・承認業務と電子契約機能を一つのクラウドプラットフォーム上で組み合わせた便利なツールです。
特に注目すべきは、取引先の事前登録が不要な認印方式を採用している点で、相手方の準備負担を軽減しながらスムーズな契約締結を実現できます。また、電子印鑑の作成機能も備えており、従来の紙ベースの業務からデジタル化への移行をサポートします。
クラウドベースの利点を活かし、いつでもどこからでも契約業務にアクセス可能で、テレワークや外出先での業務にも対応しています。社内の決裁プロセスから契約締結まで、すべての工程をクラウド上で一元管理できるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。
これまで紙中心の業務運営を行ってきた企業や、契約管理業務をデジタル化して効率化を図りたい中堅企業以上の組織にとって、特に価値の高いソリューションといえるでしょう。
コスト
月額¥220~
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サインタイム株式会社が提供するクラウド型契約管理システムです。最大の特徴は、誰でも迷わず使えるシンプルな画面設計にあります。契約書の送信から最終的な締結完了まで、なんと平均28分という驚きのスピードを実現しています。
セキュリティ面でも安心してお使いいただけるよう、SMS認証や2要素認証による確実な本人確認機能を標準装備。クラウドサービスならではの利便性を活かしながら、高いセキュリティレベルを維持しています。
料金設定も魅力的で、他社サービスと比較して約30%もお得になっています。ユーザー数や送信数に制限がない使い放題プランをご用意しているため、契約書の取り扱いが多い企業でも安心です。特に中小企業や、できるだけコストを抑えて電子契約を導入したいとお考えの企業には理想的なソリューションといえるでしょう。クラウドベースなので、導入も簡単で、すぐに業務効率化を実感していただけます。
コスト
月額¥7,880~
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ベクターホールディングスが提供するクラウド型契約管理システムです。契約書の作成から締結、そして管理・保管まで、すべての工程を一つのシステムで完結できます。特に中小企業や中堅企業にとって嬉しいのが、基本料金と保管料が無料という点。料金は送信した分だけの従量課金制なので、無駄なコストを抑えられます。ユーザー数や書類の保管数に制限がないため、会社の成長に合わせて安心して利用できるでしょう。取引先の方々にアカウント登録をお願いする必要もなく、スマートフォンからの署名にも対応しているので、契約手続きがスムーズに進みます。クラウドベースのシステムなので、場所を選ばずアクセスでき、テレワークが増えた現在のビジネス環境にもしっかりと対応。契約業務のデジタル化を手軽に始められる、実用性の高いサービスです。
コスト
月額¥106~
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
jinjer株式会社が提供するクラウド型契約管理システムです。最大の魅力は、URLをクリックするだけで電子契約が完了する手軽さで、スマートフォンからでも簡単に操作できます。
クラウド上で契約書を一元管理できるため、いつでもどこからでもアクセス可能です。契約の終了日や更新期日が近づくと自動でお知らせしてくれるリマインダー機能も備わっているので、重要な期日を見逃す心配がありません。
さらに、同社が展開する勤怠管理や労務管理といった他のサービスとスムーズに連携できるのも大きなメリットです。これにより、バックオフィス業務全体を効率よく進められるようになります。
操作も直感的で分かりやすく設計されており、電子契約が初めての方でも安心して使い始められます。特に、限られたリソースで業務効率化を図りたい中小企業にとって、非常に使い勝手の良いシステムとなっています。
コスト
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社Hubbleが提供するクラウド型契約管理システムです。インターネット環境があればどこからでもアクセスできるクラウドサービスとして設計されており、契約業務のデジタル化を強力にサポートします。
最大の特徴は、AIを活用したリスク検知機能です。契約書の内容を自動で分析し、潜在的なリスクを事前に発見してくれるため、見落としがちな問題点も安心して対処できます。また、複数人での共同編集やバージョン管理機能により、チーム全体で効率的に契約書を作成・修正することが可能です。
契約の期限管理も自動化されており、重要な更新日や期限をアラートで知らせてくれるので、うっかり忘れてしまう心配もありません。SlackやMicrosoft Teamsといった普段使っているコミュニケーションツールとも連携できるため、チーム内での情報共有もスムーズに行えます。
スタートアップから上場企業まで、規模を問わず多くの企業で導入されており、特に法務部門では貴重なナレッジの共有と日常業務の大幅な効率化を実現しています。
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事業規模
中小
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メリット・注意点
仕様・機能
ContractS株式会社が提供するクラウド型契約管理システムです。契約ライフサイクル管理(CLM)の豊富な機能により、契約の起案から承認、レビュー、締結、そして更新・解除に至るまで、すべてのプロセスをワークフローによって一元的に管理できます。
クラウドベースの特長を活かし、どこからでもアクセス可能でありながら、セキュアな環境で契約業務を進められます。契約の進捗状況をリアルタイムで把握できるステータス管理機能や、スケジュールを視覚的に確認できるガントチャート表示など、業務効率化に役立つツールが豊富に用意されています。
また、きめ細かな権限設定により、部門や役職に応じたアクセス制御が可能で、コンプライアンス体制の強化にも貢献します。これらの機能により、法務部門を有する中堅企業から大企業まで、特にガバナンスを重視する組織において、契約管理業務の効率化と品質向上を実現できるシステムとなっています。
コスト
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事業規模
中小
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メリット・注意点
仕様・機能
Dropbox, Inc.(旧HelloSign)が提供するクラウド型契約プラットフォームです。契約書の電子署名にまつわる作業を、すべてWebブラウザ上で完結できるのが特徴で、従来の紙ベースの契約プロセスと比べて約80%もの時間短縮を実現しています。
特に注目すべきは、多くの人に親しまれているDropboxならではの直感的で使いやすいユーザーインターフェースです。初めて電子契約を導入する企業でも、複雑な操作に戸惑うことなくスムーズに利用を開始できます。また、豊富なAPI連携機能により、既存の業務システムとの連携も柔軟に行えるため、クラウド環境での効率的なワークフロー構築が可能です。
契約書の準備から相手方への送信、署名の取得、その後の進捗管理まで、一連の流れをクラウド上で一元管理できるため、テレワークが普及した現在のビジネス環境にも最適です。ITに詳しいスタートアップから大企業まで、規模や業種を問わず幅広い企業で導入が進んでおり、デジタル化による業務効率化を求める組織にとって頼れるソリューションとなっています。
コスト
月額¥2,800~
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
リーテックス株式会社が提供するクラウド型契約管理システムです。最大の特徴は、電子契約の締結と同時に電子記録債権を発生させることができる独自の機能を備えている点です。稟議の承認から契約の締結、そして契約書の保存まで、一連の業務をクラウド上でスムーズに処理できるため、従来の煩雑な手続きを大幅に効率化できます。セキュリティ面では金融機関と同等レベルの厳格な本人確認システムを採用し、認定タイムスタンプによる文書の真正性も確保されています。特に大企業や金融業界など、高度なコンプライアンス要件が求められる組織にとって理想的なソリューションとなっており、クラウドベースでありながら最高水準の信頼性と利便性を両立させています。
コスト
月額¥19,800~
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
セイコーソリューションズ株式会社が提供するクラウド型契約管理システムです。インターネット環境があれば、どこからでもWebブラウザを使って契約書の作成から締結まで、すべての手続きを完了できます。紙の契約書を印刷したり郵送したりする手間が一切不要で、相手方もスマートフォンやパソコンから簡単に署名できるため、契約業務が驚くほどスムーズになります。
クラウドサービスならではの利便性で、オフィスにいなくても契約業務を進められるので、リモートワークの推進にも大きく貢献します。また、電子帳簿保存法にもしっかり対応しているため、法的な要件を満たしながら完全ペーパーレス化を実現できます。
これまで金融機関や地方自治体、大手企業など、厳格なセキュリティが求められる組織でも数多く導入されており、信頼性の高さが実証されています。さらに、お使いの基幹システムや顧客管理システムとAPI連携することで、既存の業務フローを大きく変えることなく電子契約を導入できる点も魅力です。
コスト
月額¥100~
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中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
クラウド型の契約管理システムとは?
契約管理システムとは、企業が取り交わす契約書の作成から保管、更新までを一元的に管理するシステムのことです。
クラウド型の契約管理システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態の契約管理システムです。企業の社内サーバーにソフトウェアをインストールする必要がなく、Webブラウザがあれば契約書の作成や管理ができます。契約書のデータはクラウド上に保存されるため、オフィス外からでもアクセス可能で、テレワークや外出先での業務にも対応できます。また、システムの保守や更新作業はサービス提供会社が行うため、企業側でのメンテナンス作業が不要となる点も特徴です。
クラウド型の契約管理システムの機能
クラウド型の契約管理システムの機能には、契約書作成や契約情報管理などがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。
1
契約書作成編集機能
Webブラウザ上で契約書の作成と編集を行う機能で、テンプレートを活用した効率的な契約書作成が可能です。業界標準の契約書ひな形が多数用意されており、契約内容に応じて条項を選択・編集できます。また、過去の契約書を参考にした新規作成や、契約書の一部条項だけを変更した派生版の作成も簡単に行えます。複数の担当者が同時に編集作業を行う場合でも、変更履歴が自動保存されるため、作業の重複や内容の競合を防げます。
2
契約期限管理通知機能
契約の更新期限や解約通知期限を自動で管理し、指定した日数前にメールやシステム内通知でお知らせする機能です。たとえば、契約終了の30日前と7日前に担当者へ自動通知することで、更新手続きの忘れを防止できます。さらに、契約相手先ごとに異なる通知タイミングを設定することも可能で、重要な契約については早めの通知、定期的な契約については標準的な通知といった使い分けができます。通知を受け取った担当者は、そのまま更新手続きや解約手続きに進むことができます。
3
契約書検索閲覧機能
保管された契約書を契約相手先、契約期間、契約金額、キーワードなどの条件で迅速に検索できる機能です。実際に「A社との2022年度の保守契約」といった複合条件での検索が可能で、大量の契約書の中から目的の書類を素早く見つけられます。また、検索結果の契約書はブラウザ上で直接閲覧でき、PDFファイルとしてダウンロードすることも可能です。契約書の内容確認や顧客対応時の資料参照が効率的に行えます。
4
承認ワークフロー機能
契約締結前の社内承認手続きを自動化する機能で、契約金額や契約種別に応じた承認ルートを事前に設定できます。一例として、100万円未満の契約は部長承認、100万円以上の契約は取締役承認といったルールを設定し、申請者が契約書を登録すると自動的に適切な承認者に通知されます。承認者は外出先からでもスマートフォンで承認作業を行え、承認状況は申請者にリアルタイムで通知されます。承認完了後は自動的に契約書が確定され、次の手続きに進むことができます。
5
契約相手先管理機能
契約を結ぶ企業や個人の基本情報を一元管理する機能で、会社名、住所、担当者、連絡先などの情報を登録・更新できます。具体的には、取引先企業の組織変更や担当者異動の際に情報を更新すると、その企業に関連する全ての契約書情報も自動的に連携されます。また、契約相手先ごとの契約履歴や契約金額の集計表示も可能で、取引関係の全体像を把握できます。新規契約作成時には登録済みの相手先情報を呼び出して利用できるため、入力作業の手間を削減できます。
6
セキュリティアクセス管理機能
契約書という機密性の高い文書を安全に管理するため、利用者ごとのアクセス権限設定や操作ログの記録を行う機能です。部署や役職に応じて閲覧可能な契約書の範囲を制限し、機密契約については限定的な担当者のみがアクセスできるよう設定できます。加えて、誰がいつどの契約書を閲覧・編集したかの履歴が自動記録され、情報漏洩や不正アクセスの防止に役立ちます。また、一定時間操作がない場合の自動ログアウト機能や、二段階認証によるセキュリティ強化も標準的に提供されます。
7
レポート分析機能
契約データを基にした各種レポートの自動生成や契約状況の分析を行う機能です。月別の契約締結件数、契約金額の推移、契約相手先別の取引状況などをグラフや表形式で可視化できます。さらに、契約期限が近づいている案件の一覧表示や、長期間更新されていない契約の抽出など、契約管理業務に必要な分析情報を提供します。経営層向けの契約状況報告書も自動作成でき、定期的な業務報告の効率化につながります。
8
外部システム連携機能
会計システムや顧客管理システムなど、企業で使用している他のシステムと連携してデータを共有する機能です。契約情報を会計システムに自動連携することで、請求書発行や売上管理業務の効率化が図れます。同様に、顧客管理システムとの連携により、営業担当者が顧客の契約状況をリアルタイムで確認できるようになります。また、人事システムとの連携では、雇用契約や業務委託契約の情報を一元管理し、人材管理業務の精度向上にも寄与します。
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クラウド型の契約管理システムを導入するメリット
クラウド型の契約管理システムを導入するメリットには、初期費用の削減や運用負荷の軽減などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
初期費用とランニングコストの削減
クラウド型では専用サーバーの購入やソフトウェアライセンスの一括購入が不要で、月額課金制により初期投資を大幅に抑えられます。オンプレミス型では数百万円の初期費用が必要ですが、クラウド型なら月数万円から利用開始でき、予算確保のハードルが低くなります。また、システムの保守費用やサーバー維持費もサービス料金に含まれているため、追加的な運用コストが発生しにくい特徴があります。利用規模に応じてプランを変更できるため、事業成長に合わせた柔軟なコスト管理が可能です。
迅速な導入と即座の利用開始
クラウド型では複雑なシステム構築作業が不要で、アカウント開設後すぐに利用を開始できます。オンプレミス型では導入まで数か月かかることが多いですが、クラウド型なら数日から数週間で本格運用に移行できます。さらに、初期設定もWebブラウザ上で簡単に行え、ITに詳しくない担当者でも短期間でシステムを立ち上げられます。急いで契約管理体制を整備する必要がある企業にとって、この迅速性は大きなメリットとなります。
場所を選ばないアクセス性
インターネット環境があればオフィス外からでもシステムにアクセスでき、テレワークや出張先での契約業務が可能になります。営業担当者が顧客先で契約書を作成したり、在宅勤務中に契約承認作業を行ったりと、働く場所の制約を受けません。また、スマートフォンやタブレットからのアクセスにも対応しており、移動中や外出先での緊急対応も実現できます。この柔軟性により、業務効率の向上と働き方改革の推進を同時に実現できます。
自動アップデートによる最新機能の利用
システムのバージョンアップやセキュリティパッチの適用が自動的に行われ、常に最新の機能とセキュリティ対策を利用できます。オンプレミス型では手動でのアップデート作業が必要で、作業の負担や更新漏れのリスクがありますが、クラウド型ではこれらの心配がありません。また、新機能が追加された際も追加費用なしで利用できることが多く、システムの陳腐化を防げます。法改正に対応した機能追加なども自動的に反映されるため、コンプライアンス対応も安心です。
スケーラビリティと柔軟性
事業規模の変化に応じて利用者数や保存容量を柔軟に増減でき、無駄なコストを抑えながら必要な機能を利用できます。繁忙期には一時的にプランをアップグレードし、閑散期には基本プランに戻すといった運用が可能です。また、新機能や追加サービスが必要になった場合も、設定変更だけで対応でき、大規模なシステム改修は不要です。企業の成長段階や事業変化に合わせて、システムも柔軟に対応できる点が大きな魅力です。
専門サポートによる安心運用
システムの運用や保守はサービス提供会社の専門スタッフが担当するため、社内にIT専門者がいなくても安心して利用できます。サーバー障害やセキュリティインシデントが発生した場合も、24時間365日体制でのサポートを受けられることが多く、迅速な問題解決が期待できます。また、システムの使い方に関する質問やトラブル対応も専門サポートが行うため、社内での技術的な負担を大幅に軽減できます。定期的なバックアップやデータ復旧作業も自動化されており、データ保護の面でも安心です。
クラウド型の契約管理システムを導入する際の注意点
クラウド型の契約管理システムを導入する際には、セキュリティ対策やデータ移行などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
セキュリティとデータ保護への懸念
契約書という機密性の高い文書をインターネット上のクラウドサーバーに保存することになるため、情報漏洩のリスクを慎重に検討する必要があります。サービス提供会社のセキュリティ対策、データセンターの物理的な安全性、暗号化技術の水準などを詳しく確認することが重要です。また、サーバーの設置場所が海外の場合、現地の法律により政府機関がデータにアクセスする可能性もあるため、機密性の高い契約を扱う企業では特に注意が必要です。契約前にセキュリティ監査結果や認証取得状況を確認し、自社のセキュリティポリシーに適合するかを判断しましょう。
インターネット接続環境への依存
クラウド型システムはインターネット接続が必須のため、通信障害や回線トラブルが発生するとシステムが利用できなくなります。重要な契約締結の直前にシステムにアクセスできない状況は業務に大きな影響を与える可能性があります。さらに、通信速度が遅い環境では大容量の契約書ファイルの処理に時間がかかり、業務効率が低下することもあります。複数の通信回線を用意する、オフライン時の業務手順を事前に決めておくなど、通信トラブルへの備えを検討することが大切です。
カスタマイズの制限
クラウド型サービスは標準機能での提供が基本となるため、自社独自の業務フローや特殊な契約形態に完全に対応できない場合があります。既存の承認手順や契約書フォーマットを大幅に変更する必要が生じる可能性もあります。また、他システムとの連携についても、サービス提供会社が対応していない外部システムとは連携できない制約があります。導入前に自社の業務要件とシステムの標準機能を詳細に比較し、妥協できない要件がある場合は慎重に検討する必要があります。
データの移行と継続性
既存の契約管理システムや紙の契約書からクラウドシステムへのデータ移行には、データ形式の変換や内容確認などの作業が発生します。大量の過去契約データを移行する場合、作業期間が長期化し、一時的に業務効率が低下する可能性があります。また、将来的にサービス提供会社がサービスを終了したり、他のシステムに乗り換えたりする際のデータ取り出し方法についても事前に確認が必要です。データの標準的な出力形式での提供可否や、移行支援サービスの有無などを契約前に確認しておくことが重要です。
月額費用の長期的な負担
クラウド型は月額課金制のため初期費用は抑えられますが、長期間利用すると総コストが高額になる場合があります。利用者数の増加や機能追加により月額費用が膨らみ、当初の予算を大幅に超過するリスクもあります。また、サービス提供会社の料金改定により、予期しない費用増加が発生する可能性もあります。導入時には現在の利用規模だけでなく、将来の事業拡大を見込んだ費用シミュレーションを行い、長期的なコスト負担を慎重に検討することが必要です。
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クラウド型の契約管理システムの選び方
クラウド型の契約管理システムの選び方には、セキュリティ対策や機能要件などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
1
セキュリティ対策の水準確認
契約書は機密性の高い文書であるため、サービス提供会社のセキュリティ対策を最優先で確認する必要があります。データの暗号化技術、アクセス制御機能、監査ログの保存期間などの技術的対策を詳しく調査しましょう。例えば、ISO27001やSOC2などの国際的なセキュリティ認証を取得しているサービスは、一定水準以上のセキュリティ対策が期待できます。また、データセンターの物理的な安全性、災害対策、バックアップ体制なども重要な確認ポイントです。
2
自社業務との適合性
現在の契約管理業務フローとシステムの標準機能がどの程度合致するかを詳細に検証することが重要です。契約書の種類、承認手順、管理項目などが自社の要件を満たしているかを確認しましょう。具体的には、不動産契約や人材派遣契約など業界特有の契約書テンプレートが用意されているか、複雑な承認ルートに対応できるかなどを検証します。デモンストレーションやトライアル期間を活用して、実際の業務で使用感を確認することも大切です。
3
サポート体制とユーザビリティ
システムの使いやすさと充実したサポート体制は、導入成功の重要な要素となります。直感的に操作できるデザインか、マニュアルや研修制度が整備されているかを確認しましょう。一例として、操作に迷った際にチャットやメールで即座に質問できるサポート窓口があると安心です。また、システム障害時の対応時間、サポート対応時間、日本語でのサポート提供の有無なども重要な選択基準となります。
4
データ連携と拡張性
既存の会計システムや顧客管理システムとの連携機能を確認し、将来的なシステム拡張の可能性も考慮して選択しましょう。APIによる外部システム連携や、CSVファイルでのデータ入出力機能があると、他システムとの連携が容易になります。実際に、契約情報を自動的に会計システムに連携できれば、請求書作成業務の効率化が図れます。また、事業拡大に伴う利用者数増加や機能追加への対応柔軟性も重要な選択ポイントです。
5
コストパフォーマンスと料金体系
初期費用、月額費用、従量課金の仕組みを総合的に評価し、長期的なコストパフォーマンスを検討することが重要です。利用者数に応じた料金設定、契約書保存件数による課金、追加機能の費用などを詳しく確認しましょう。たとえば、季節変動で契約件数が大きく変わる企業では、柔軟な料金プランがあるサービスが適しています。また、無料トライアル期間の有無や、解約時の条件なども事前に確認し、リスクを最小限に抑えた導入計画を立てることが大切です。
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