営業担当者が顧客先を訪問して契約を結ぶ機会が多い企業では、インストール型が活躍します。端末に応用ソフトが入っているため、移動中の電車内や待ち時間に契約書の下書きや修正作業を進められます。インターネット接続がない環境でも、保存済みの契約書テンプレートを開いて編集できるため、時間を有効に使えます。顧客先で急な契約内容の変更があった場合も、その場で応用ソフトを起動して修正し、後でインターネットに接続して送信できます。

医療機関や士業事務所など、個人情報を厳格に管理する必要がある企業に向いています。インストール型は端末内で契約書の作成や編集作業が完結するため、作業中のデータが外部サーバーに送信されるリスクを減らせます。契約書の下書き段階では、インターネットに接続せずに端末内だけで作業を進められます。最終的な送信時のみインターネット接続を行うため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。端末自体にセキュリティ対策を施せば、より安全な運用が可能です。

地域ごとに小さな営業所や店舗を展開している企業では、各拠点で独立した契約業務が必要になります。インストール型なら、各拠点の担当者が自分の端末で契約処理を完結できます。中央のサーバーに常時接続する必要がないため、拠点間の通信環境が整っていなくても運用できます。各拠点の責任者が自分の端末で契約書を作成し、承認作業を進められるため、本社への確認待ち時間を短縮できます。拠点ごとに異なる契約形態がある場合も、端末ごとに設定を調整して対応できます。

建設会社や製造業など、図面や詳細な仕様書を契約書に添付する企業に適しています。インストール型は端末の処理能力を直接活用できるため、数十ページに及ぶ契約書や高解像度の画像ファイルもスムーズに扱えます。Webブラウザ経由でファイルをやり取りする方式と比べて、ファイルの読み込みや保存にかかる時間が短縮されます。契約書の内容確認時に、ページをめくったり拡大表示したりする動作も快適に行えます。大量の契約書を一度に処理する際も、端末の性能を最大限に活かせます。

パソコンに応用ソフトを入れて使用する形式です。大きな画面で契約書の全体を見渡せるため、複雑な契約内容の確認や編集作業に適しています。キーボードとマウスを使った入力操作ができるため、長文の契約書作成や細かな修正作業を効率的に進められます。複数の契約書を並べて比較したり、参考資料を見ながら作業したりする場面でも便利です。画面の広さを活かして、契約書のプレビュー表示と編集画面を同時に表示できる製品もあります。

スマートフォンやタブレット端末に応用ソフトを入れて使用する形式です。持ち運びが簡単なため、外出先や移動中でも契約業務を進められます。指での直感的な操作に対応しており、画面をタップしたりスライドしたりして契約書を確認できます。カメラ機能を活用して、紙の書類を撮影してデータ化する機能を持つ製品もあります。小さな画面でも読みやすいように、文字サイズの自動調整や横向き表示への対応がされています。通知機能により、契約の進捗状況をリアルタイムで把握できます。

パソコンとスマートフォンの両方に応用ソフトを入れて、状況に応じて使い分けられる形式です。オフィスではパソコンで詳細な契約書作成を行い、外出先ではスマートフォンで承認作業を進めるといった使い方ができます。同じ契約データを複数の端末で共有できるため、作業の継続性が保たれます。パソコンで作成途中の契約書を、スマートフォンで確認して修正することも可能です。端末ごとに操作方法は異なりますが、基本的な機能は共通しているため、学習の負担が少なくなります。

必要最小限の機能に絞った応用ソフトで、端末の容量をあまり使わない形式です。契約書の閲覧と承認作業に特化しており、複雑な編集機能は省かれています。応用ソフトの起動が速く、動作も軽快なため、頻繁に契約確認を行う担当者に向いています。端末の性能が高くない場合でも、スムーズに動作します。契約書の作成は別のシステムで行い、最終確認と承認のみを行う運用スタイルに適しています。通信量も抑えられるため、モバイル通信の制限がある環境でも使いやすいです。

導入する応用ソフトが正しく動作するか、全ての端末を事前に確認します。端末の基本ソフトのバージョンや、記憶容量の空き状況、画面の大きさなどを調べます。実際に、社内の端末を一覧表にまとめて、応用ソフトの動作要件と照らし合わせる作業を行います。要件を満たさない端末があれば、基本ソフトの更新や、記憶容量の増設、端末の買い替えなどの対応を検討します。調査の結果を踏まえて、どの端末から導入を始めるかの優先順位を決めることで、スムーズな展開が可能になります。

全社一斉に導入するのではなく、まず少人数のグループで試験的に使い始めます。特定の部署や、電子契約の業務が多い担当者を選んで、実際の業務で応用ソフトを使ってもらいます。たとえば、営業部門の中から希望者を募り、1か月間試験的に利用してもらう方法があります。試験導入の期間中に、使いにくい点や不具合がないかを確認し、必要に応じて設定を調整します。試験に参加した担当者から得られた意見を、全社展開の計画に反映させることで、問題の発生を防げます。

利用者が迷わず操作できるように、画面の写真付きで手順を説明した資料を作成します。応用ソフトの起動方法から、契約書の作成、送信、保管まで、一連の流れを段階的に説明します。一例として、「新しい契約書を作成する手順」「テンプレートを使って契約書を作る手順」など、場面別に手順書を分けると便利です。導入後に利用者から質問が寄せられた際に、すぐに回答できる担当者を決めておきます。質問の窓口を明確にして、利用者に周知することで、困ったときにすぐに助けを求められる環境を整えます。

応用ソフトの基本的な使い方を学ぶ研修会を、導入前と導入後に複数回開催します。パソコンを使った実習形式の研修にすることで、実際に操作しながら学べます。研修では、よく使う機能に絞って説明し、短時間で基本操作を身につけられるようにします。具体的には、契約書の作成と送信だけに焦点を当てた初級編と、高度な機能を学ぶ応用編に分けて実施する方法があります。研修の内容を録画して、後から見返せるようにしておくと、欠席した人や復習したい人に役立ちます。

応用ソフトを端末に入れる際の技術的な支援を受けられます。端末の種類や基本ソフトに応じた導入手順の説明や、設定の代行などが含まれます。遠隔操作で担当者の端末に接続し、画面を見ながら一緒に作業を進めるサービスを提供している製品もあります。例えば、初めて応用ソフトを端末に入れる際、どのボタンを押せば良いか迷った場合に、電話やビデオ通話で指示を受けられます。複数の端末に一斉に導入する必要がある場合は、訪問して作業を代行するサービスを利用できる製品もあります。

応用ソフトの操作方法がわからないときに、質問できる窓口が用意されています。電話やメール、専用のWebサイトなどを通じて、疑問点を解決できます。窓口の対応時間は製品によって異なり、平日の日中のみの場合もあれば、夜間や休日も対応している場合もあります。一例として、契約書の作成中に特定の機能の使い方がわからなくなった際、電話をかけると担当者が画面を見ながら操作方法を教えてくれます。よくある質問と回答をまとめた資料や、操作手順を動画で説明したコンテンツを提供している製品もあります。

応用ソフトが正しく動作しない、予期しない動きをするといった不具合が見つかった際の対応を受けられます。不具合の内容を報告すると、原因を調査して修正版の応用ソフトを提供してもらえます。修正版は通常、無償で配布され、端末に入れ直すことで問題が解決します。実際に、特定の操作をすると応用ソフトが停止してしまう不具合が発生した場合、詳しい状況を伝えることで、数日以内に修正版が提供されることがあります。緊急性の高い不具合には、優先的に対応してもらえる場合もあります。

機能の追加や改善、セキュリティ対策の強化などを行った新しい版の応用ソフトを、定期的に提供してもらえます。更新版は既存の利用者に無償で配布される場合と、別途費用が必要な場合があります。更新版が公開されると、ダウンロード用のWebサイトの案内や、メールでの通知が届きます。たとえば、新しい電子署名の方式に対応した更新版が提供された際、案内に従ってダウンロードして端末に入れることで、最新の機能を使えるようになります。更新の手順がわからない場合は、サポート窓口で案内を受けられます。