簡単に運用可能な電子契約システムとは？
電子契約システム（インターネット上で契約手続きを完結できる仕組み）とは、従来の紙の契約書に代わってWeb上で契約の作成から締結までを完結させるシステムです。電子署名（デジタル上の印鑑のような機能）やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。 簡単に運用するという観点から見ると、印刷や郵送の手間を省き、契約締結までの時間を大幅に短縮できる点が最大の特徴です。承認ワークフロー（承認手続きの流れ）の自動化や進捗管理機能により業務効率化を実現できます。タイムスタンプ（電子的な時刻証明）や改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
簡単に使える初心者向けの電子契約システム（シェア上位）
簡単に運用可能な電子契約システムとは？
更新：2025年06月19日
電子契約システム（インターネット上で契約手続きを完結できる仕組み）とは、従来の紙の契約書に代わってWeb上で契約の作成から締結までを完結させるシステムです。電子署名（デジタル上の印鑑のような機能）やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。 簡単に運用するという観点から見ると、印刷や郵送の手間を省き、契約締結までの時間を大幅に短縮できる点が最大の特徴です。承認ワークフロー（承認手続きの流れ）の自動化や進捗管理機能により業務効率化を実現できます。タイムスタンプ（電子的な時刻証明）や改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
簡単に運用可能な電子契約システムを導入するメリット
簡単に運用可能な電子契約システムを導入するメリットには、業務効率化やコスト削減などがあります。この段落では、システム導入による具体的なメリットを5つ紹介します。
契約手続きの時間短縮
従来の紙ベースの契約では郵送や印刷に数日を要していましたが、電子契約システム（インターネット上で契約手続きを完結できる仕組み）では即座に契約書を送信できます。相手方も受信後すぐに署名作業を行えるため、契約締結までの期間を大幅に短縮できます。急ぎの契約案件でも迅速に対応可能になります。
印刷・郵送コストの削減
紙の契約書では印刷代、封筒代、郵送料といった物理的なコストが発生していました。電子契約システムを活用することで、印刷機のトナー代や用紙代が不要になります。月間100件の契約を扱う企業では、年間数十万円のコスト削減が可能です。
保管・管理業務の簡略化
紙の契約書はファイリングや保管場所の確保が必要でしたが、電子契約システムではクラウド上で自動保管されます。契約書の検索機能により、必要な書類を瞬時に見つけられます。物理的な保管スペースも不要になるため、オフィスの有効活用につながります。
承認フローの自動化
複数の担当者による承認が必要な契約でも、システム上で自動的に次の承認者へ回付されます。承認状況をリアルタイムで確認でき、どの段階で止まっているかが一目でわかります。手動での回付作業や進捗確認の手間が大幅に削減されます。
セキュリティレベルの向上
電子署名（デジタル上の印鑑のような機能）とタイムスタンプ（電子的な時刻証明）により、契約書の改ざんを防止できます。アクセス権限の設定により、関係者以外は契約内容を閲覧できません。紙の契約書のように紛失や盗難のリスクもなく、より安全な契約管理が実現します。
簡単に運用できるとされる電子契約システムを導入する際の注意点
簡単に運用できるとされる電子契約システムを導入する際の注意点には、法的要件の確認や取引先の対応状況などがあります。この段落では、導入前に検討すべき具体的な注意点を5つ紹介します。
法的効力の確認が必要
電子契約システム（インターネット上で契約手続きを完結できる仕組み）で作成した契約書が法的に有効かどうかを事前に確認する必要があります。不動産売買契約や定期借地契約など、法律で書面での契約が義務付けられている取引では電子契約が利用できません。自社の契約内容が電子署名法（デジタル署名の法的効力を定めた法律）の要件を満たしているかを法務部門と連携して検討してください。
取引先の対応可能性を事前確認
自社がシステムを導入しても、取引先が電子契約に対応していなければ活用できません。主要な取引先に対して電子契約への対応可能性を事前にヒアリングしておく必要があります。特に年配の経営者が多い業界では、デジタル化への抵抗感が強い場合があるため、丁寧な説明と段階的な導入を検討してください。
既存システムとの連携性確認
現在利用している会計システムや顧客管理システムとの連携がスムーズに行えるかを確認してください。API連携（システム間でデータをやり取りする仕組み）が可能かどうかや、データの移行作業が必要かを事前に調査する必要があります。連携できない場合は、二重入力の手間が発生し、かえって業務効率が悪化する可能性があります。
従業員への教育・研修体制の整備
システムの操作方法や電子署名（デジタル上の印鑑のような機能）の手順について、従業員への教育が不可欠です。特にデジタル機器に慣れていない従業員には、十分な研修時間を確保する必要があります。操作マニュアルの作成やサポート体制の構築も同時に進めてください。
バックアップ体制の構築
クラウド上に保管された契約データが消失した場合のリスク対策を講じる必要があります。システム障害やサービス停止時に備えて、重要な契約書のローカル保存やバックアップ体制を構築してください。また、サービス提供会社の信頼性や事業継続性についても十分に調査しておくことが重要です。
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簡単に運用可能な電子契約システムの選び方
簡単に運用可能な電子契約システムの選び方には、操作性の確認や機能の充実度などがあります。この段落では、システム選定時に重視すべき具体的なポイントを5つ紹介します。
1
直感的な操作性を重視
システムの画面デザイン（操作画面の見た目や配置）がわかりやすく、ITに詳しくない従業員でも迷わず操作できるかを確認してください。契約書のアップロードから署名依頼まで3ステップ以内で完了できるシステムが理想的です。無料トライアル期間を活用して、実際の業務担当者に操作してもらい、使いやすさを検証することが重要です。
2
導入・運用サポートの充実度
システム導入時の設定支援や操作研修、運用開始後のサポート体制を確認してください。電話やチャットでの問い合わせ対応時間、レスポンスの早さも重要な判断材料になります。導入事例の豊富さや、同業他社での活用実績があるかも併せて確認しておきましょう。
3
月額料金と従量課金のバランス
月額基本料金と契約件数に応じた従量課金の組み合わせを自社の契約頻度と照らし合わせて検討してください。月間10件程度の契約であれば基本料金重視のプラン、月間100件以上であれば従量課金が安いプランが適しています。年間の総利用コストを試算して、最もコストパフォーマンスの良いプランを選択してください。
4
セキュリティ機能の確認
暗号化技術（データを第三者に読み取られないようにする技術）の水準や、アクセス権限設定の細かさを確認してください。ISO27001認証（情報セキュリティの国際規格）を取得しているサービス提供会社であれば、一定の安全性が担保されています。契約書の閲覧履歴や操作ログの記録機能も、内部統制の観点から重要な機能です。
5
他システムとの連携機能
既存の会計システムや顧客管理システムとのAPI連携（システム間でデータをやり取りする仕組み）が可能かを確認してください。連携により契約情報の自動取り込みや、請求書発行の自動化が実現できます。CSV形式でのデータエクスポート機能があれば、他のシステムとの連携がしやすくなり、将来的なシステム変更時にも対応しやすくなります。
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電子契約導入時の社内体制整備と準備段階
電子契約システムの導入を成功させるためには、技術的な準備だけでなく社内の体制整備が重要になります。法務担当者や経営陣との連携を密にして、段階的に移行を進めることで混乱を避けられます。
1
法務部門との連携による契約書雛型の電子化対応
既存の紙ベースの契約書テンプレートを電子契約に適した形式に変更する作業が必要です。法務部門と協力して、電子署名（デジタル上の印鑑のような機能）の配置位置や契約条項の文言を見直します。特に印鑑証明書に関する条項は削除し、電子署名に関する条項を新たに追加する必要があります。
2
取引先への電子契約移行の説明と合意形成
主要な取引先に対して電子契約への移行について事前に説明し、理解を得ることが重要です。高齢の経営者が多い業界では、対面での丁寧な説明が効果的でしょう。移行スケジュールを柔軟に設定し、取引先のペースに合わせた段階的な導入を提案することで、スムーズな合意形成が可能になります。
3
従業員向け操作研修プログラムの策定
社内の従業員が電子契約システムを適切に操作できるよう、体系的な研修プログラムを作成します。ITに慣れていない従業員には個別指導を実施し、操作マニュアルも分かりやすい言葉で作成します。実際の契約書を使った模擬操作を行うことで、実務での対応力を向上させられます。
4
既存契約書のデジタル化と移行計画
過去に締結した重要な契約書をデジタル化し、新しいシステムで一元管理できるよう準備します。契約書の重要度や更新時期を考慮して、優先順位を付けたデジタル化計画を策定します。スキャンした契約書にはタグ付けや分類を行い、検索しやすい形で保存することが重要です。
5
印鑑管理から電子署名への権限移譲
従来の印鑑による承認権限を電子署名に移行するため、新たな権限体系を構築します。電子証明書（デジタル上の身分証明書）の発行や管理責任者を明確にし、不正使用を防ぐためのルールを策定します。緊急時の代理署名手続きや、権限者が不在の場合の対応方法も事前に定めておく必要があります。
6
業界別の電子契約活用パターンと導入事例
各業界には固有の商習慣や法的要件があるため、電子契約システムの活用方法も業界ごとに異なります。同業他社の導入事例を参考にしながら、自社の業界に適した活用パターンを見つけることが重要です。
7
不動産業界での重要事項説明書の電子化対応
不動産取引では重要事項説明書の交付が法的に義務付けられており、電子交付が認められています。Web会議システムを活用した説明と電子契約を組み合わせることで、遠方の顧客とも効率的に取引を進められます。ただし、宅地建物取引士による本人確認や説明義務は変わらないため、適切な手続きを踏む必要があります。
8
製造業における発注書と納品書の一括管理
製造業では部品調達から完成品納入まで、多数の取引先との契約管理が複雑になりがちです。電子契約システムで発注書、納品書、検収書を一括管理することで、取引の全体像を把握しやすくなります。品質保証に関する条項や検査基準についても電子契約書に明記し、トレーサビリティ（追跡可能性）を確保することが重要です。
9
サービス業での顧客契約の迅速な締結手法
サービス業では顧客との契約締結のスピードが競争力に直結するため、電子契約の活用効果が特に高くなります。営業担当者がタブレット端末を持参して顧客先で即座に契約を締結したり、Web上で契約内容を確認してもらったりできます。契約変更や追加サービスの申し込みも迅速に処理できるため、顧客満足度の向上につながります。
10
建設業における下請契約の効率化手法
建設業では元請けと下請け、さらに孫請けといった多層構造の契約関係が存在します。電子契約システムを活用することで、各層の契約状況を一元管理し、支払い条件や工期の調整を効率的に行えます。現場での安全管理や品質管理に関する書類も電子化することで、プロジェクト全体の進捗管理が容易になります。
11
小売業での仕入先との継続契約管理
小売業では多数の仕入先との継続的な取引契約を管理する必要があります。季節商品の仕入れ契約や価格改定の合意書面を電子化することで、契約更新のタイミングを逃さずに済みます。また、仕入先からの提案書や見積書も電子契約システム内で管理することで、商談の履歴を体系的に保存できます。
12
電子契約の法的要件と証拠能力の確保
電子契約が法的に有効であるためには、電子署名法などの関連法規に適合した手続きが必要です。契約の証拠能力を確保するための技術的要件と法的要件を正しく理解し、適切な運用を行うことが重要になります。
13
電子署名法に基づく有効な署名の要件
電子署名が法的に有効であるためには、署名者の本人確認と署名の真正性を担保する必要があります。認定認証局が発行する電子証明書を使用することで、より高い証拠能力を確保できます。ただし、商取引においては簡易な本人確認手続きでも有効な場合が多いため、契約の重要性に応じて適切なレベルを選択することが大切です。
14
タイムスタンプによる契約日時の証明力
契約書にタイムスタンプ（電子的な時刻証明）を付与することで、特定の時点で契約書が存在していたことを証明できます。時刻認証局が発行するタイムスタンプは法的な証拠能力が高く、契約の成立時期や有効期限の起算点を明確にできます。長期間の契約では、タイムスタンプの有効期限にも注意を払い、必要に応じて延長手続きを行います。
15
本人確認手続きと認証レベルの選択
電子契約における本人確認は、メール認証から公的個人認証まで複数のレベルがあります。高額な取引や重要な契約では厳格な本人確認を実施し、日常的な取引では簡易な確認方法を採用するなど、契約の性質に応じて使い分けます。法人契約では代表者印に相当する電子証明書の管理体制も重要な要素になります。
16
契約書の改ざん防止技術と検証方法
電子契約書の内容が後から改ざんされていないことを証明するため、ハッシュ値（データの指紋のような値）による完全性チェックが行われます。契約締結後に契約書の内容を検証する際は、システムが提供する検証機能を使用して、改ざんの有無を確認できます。定期的な検証作業を実施することで、契約書の信頼性を維持できます。
17
裁判での電子契約書の証拠提出手続き
万が一契約に関する紛争が発生した際、電子契約書を裁判で証拠として提出する手続きを理解しておく必要があります。電子契約書の真正性を立証するため、電子署名の検証結果やタイムスタンプ、署名者の本人確認記録などを併せて提出します。電子契約システムが提供する証跡情報を適切に保存し、必要時に速やかに取り出せるよう管理体制を整備することが重要です。
18
運用コストの最適化と長期的な効果測定
電子契約システムの導入効果を最大化するためには、運用コストを適切に管理し、定期的に効果を測定することが重要です。短期的なコスト削減だけでなく、長期的な業務効率化による効果も含めて総合的に評価する必要があります。
19
月額料金と従量課金の使い分け戦略
電子契約システムの料金体系は、基本的な月額料金と契約件数に応じた従量課金の組み合わせが一般的です。月間の契約件数が少ない場合は基本料金の安いプランを選択し、契約件数が多い場合は従量課金の単価が安いプランが有利になります。季節変動がある業界では、繁忙期と閑散期の契約件数を考慮してプランを選択することが重要です。
20
契約件数増加に伴うコストシミュレーション
事業拡大に伴って契約件数が増加することを想定し、将来のコストをシミュレーションしておきます。従量課金の上限設定や、一定件数を超えた場合の割引制度を活用することで、コストの予見可能性を高められます。また、複数年契約による割引や、他のサービスとのセット割引も検討対象になります。
21
紙契約から電子契約への移行による削減効果
印刷代、郵送料、人件費などの直接的なコスト削減に加えて、契約締結期間の短縮による機会コストの削減効果も計算に含めます。契約書の保管スペース削減による賃料コストの削減や、検索性向上による事務作業時間の短縮効果も定量化します。これらの効果を年間ベースで計算することで、システム導入の投資回収期間を算定できます。
22
システム運用に必要な人的リソースの算定
電子契約システムの運用には、システム管理者の配置や従業員への継続的な教育が必要です。IT担当者の工数や、法務担当者の業務変更に伴う教育コストを事前に見積もります。また、取引先からの問い合わせ対応や、システム障害時の対応体制整備にかかる人的コストも考慮に入れる必要があります。
23
ROI測定による投資効果の定量評価
投資利益率（ROI）を定期的に測定し、電子契約システム導入の効果を定量的に評価します。コスト削減額と業務効率化による付加価値創出額を合計し、システム導入・運用コストで割ることでROIを算出します。四半期ごとに実績を確認し、当初の計画と比較することで、システム活用の改善点を特定できます。
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