中小企業向けの電子契約システムとは？
中小企業向けの電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わってインターネット上で契約の作成から締結までを完結させるデジタルプラットフォームです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行うことで、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により業務効率が向上し、タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
中小企業向けの電子契約システム（シェア上位）
中小企業向けの電子契約システムとは？
更新：2024年10月30日
中小企業向けの電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わってインターネット上で契約の作成から締結までを完結させるデジタルプラットフォームです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行うことで、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により業務効率が向上し、タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
電子契約の課題
中小企業が電子契約システムを導入する際には、法的要件への対応不足やシステム連携の難しさなど、いくつかの重要な課題があります。これらの課題を理解し、適切に対処することで、スムーズな導入と効果的な活用が可能になります。
1
法的要件への対応が不十分
電子契約システムは、異なる国や地域の法的要件に対応する必要があります。しかし、これらの規制に適切に対応できていないシステムも存在します。これにより、契約の有効性が損なわれたり、法的トラブルのリスクが高まります。
2
システム間の連携が難しい
電子契約システムは他の業務システムとの連携が求められますが、データ形式やプロトコルの違いから連携が難しいことがあります。このため、データの二重入力や手動移行が必要になり、業務効率が低下する可能性があります。
かんたんな質問に答えてぴったりの中小企業向けの電子契約システムをチェック
中小企業向けの電子契約システムの機能
中小企業向けの電子契約システムには共通する基本機能と、特定システムに付属する特別な機能があります。自社のニーズに合った機能を見極めることで、業務効率化とコスト削減を最大限に実現できます。
1
共通する機能
・契約書作成・編集機能：電子形式で契約書を作成・編集でき、ワードプロセッサに似た操作感を提供します。・電子署名機能：契約者が電子的に署名を行う機能で、法律的に有効な署名を提供します。・契約書の送受信機能：契約書をオンラインで送信し、受信者が確認・署名できる機能です。・承認ワークフロー機能：契約書の承認プロセスを自動化し、ステークホルダー間での円滑な承認を実現します。・契約管理機能：契約書の保存、検索、追跡を行い、契約の期限管理もサポートします。
2
特定の電子契約システムに付属している機能
・API連携機能：他のシステムと連携するためのAPIを提供し、業務プロセスを自動化します。・モバイル対応機能：スマートフォンやタブレットで契約書の確認・署名を可能にします。・バージョン管理機能：契約書の変更履歴を保存し、過去のバージョンを参照できます。・セキュリティ強化機能：データ暗号化や二要素認証など、セキュリティを強化する機能を提供します。・多言語対応機能：異なる言語で契約書を作成・表示でき、国際取引に役立ちます。
かんたんな質問に答えてぴったりの中小企業向けの電子契約システムをチェック
中小企業向けの電子契約システムを導入するメリット
中小企業向けの電子契約システムの導入には、業務効率化やコスト削減、書類管理の簡素化など多くのメリットがあります。ここでは、中小企業が電子契約システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
契約締結までの時間短縮
従来の紙の契約書では郵送や印鑑の押印に日数がかかっていましたが、中小企業向けの電子契約システムではボタン一つで契約書の送信や署名が完了します。取引先との距離に関係なく、数分から数時間で契約が完了するため、ビジネスチャンスを逃さず迅速に対応できます。
印刷・郵送コストの削減
契約書の印刷や郵送が不要になるため、紙代、インク代、封筒代、切手代などの直接費用が削減できます。年間で相当な経費削減につながることもあります。
契約書管理の効率化
契約書がデータベースで一元管理されるため、検索性が向上し、アラート機能で期限管理も可能になります。紙の契約書と比べ、紛失や漏洩リスクも軽減されます。
テレワーク対応の促進
どこからでも契約手続きが可能になるため、在宅勤務中でも業務を進められ、働き方改革やBCP対策にもつながります。
法的証明力の確保
電子署名法に基づく法的効力を持ち、改ざん防止やタイムスタンプ機能によって契約の証拠能力を維持できます。
かんたんな質問に答えてぴったりの中小企業向けの電子契約システムをチェック
中小企業向けの電子契約システムの選び方
中小企業向けの電子契約システムを選ぶ際には、自社の契約業務の特性や予算、セキュリティ要件などを考慮した選定が重要です。ここでは、後悔しない電子契約システム選びのための具体的なポイントを紹介します。
1
導入目的を明確にする
契約締結スピード、コスト削減、社内フローの改善など、目的に応じて重視する機能を明確にしましょう。
2
利用頻度や契約数に合った料金体系を選ぶ
月額制や従量課金制など、自社の利用頻度に応じて最もコストパフォーマンスが良い料金体系を選定しましょう。
3
操作性とサポート体制を確認する
操作が簡単で、トラブル時に迅速対応できるサポート体制があるシステムを選ぶと安心です。トライアルで確認を。
4
他システムとの連携可能性を検討する
既存の会計ソフトや顧客管理システムとの連携が可能か、APIが整備されているかなどを確認しましょう。
5
セキュリティと法的要件への対応を確認する
暗号化・認証機能の有無や、法制度（電子署名法、ISO認証など）への準拠状況を確認して信頼性を確保しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりの中小企業向けの電子契約システムをチェック
中小企業向けの電子契約システムに関連するページ
