当事者型署名対応の電子契約システムとは?
電子契約システムとは、インターネット上で契約作成から締結までを完結させるシステムです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。電子契約システムは、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により、業務効率が向上します。タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
当事者型署名とは?
当事者型署名とは、契約書の署名者自身が直接システム上で電子署名を行う認証方式です。契約当事者が本人確認を経てから、自らの意思で署名することで契約の真正性を高められます。具体的には、メールアドレスや電話番号を使った本人確認、IDとパスワードによるログイン認証、顔認証などの生体認証技術を組み合わせて本人であることを確認します。当事者型署名では、契約書への署名時に、いつ・誰が・どのような方法で署名したかの証跡が残るため、後から署名の有効性を証明することが容易になります。電子署名法でも認められた方式であり、法的効力を持つ契約締結方法として信頼性が高いとされています。
当事者型署名対応の電子契約システム(シェア上位)
当事者型署名対応の電子契約システムとは?
更新:2025年06月19日
電子契約システムとは、インターネット上で契約作成から締結までを完結させるシステムです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。電子契約システムは、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により、業務効率が向上します。タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの企業で導入が進んでいます。
当事者型署名とは?
当事者型署名とは、契約書の署名者自身が直接システム上で電子署名を行う認証方式です。契約当事者が本人確認を経てから、自らの意思で署名することで契約の真正性を高められます。具体的には、メールアドレスや電話番号を使った本人確認、IDとパスワードによるログイン認証、顔認証などの生体認証技術を組み合わせて本人であることを確認します。当事者型署名では、契約書への署名時に、いつ・誰が・どのような方法で署名したかの証跡が残るため、後から署名の有効性を証明することが容易になります。電子署名法でも認められた方式であり、法的効力を持つ契約締結方法として信頼性が高いとされています。
当事者型署名対応の電子契約システムを導入するメリット
当事者型署名対応の電子契約システムの導入には、契約プロセスの効率化やコスト削減、法的安全性の確保などのメリットがあります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
契約締結までの時間短縮
当事者型署名対応の電子契約システムを導入することで、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。従来の紙の契約書では、郵送や持参による往復で数日から数週間かかっていた契約プロセスが、オンライン上での署名によって最短数分で完了します。特に遠方の取引先や海外企業との契約では、時差や物理的な距離の制約を受けることなく、迅速に契約を締結できるようになります。
紙や郵送コストの削減
当事者型署名対応の電子契約システムを活用すれば、印刷費用や郵送費用などの直接コストを大幅に削減できます。紙の契約書では印刷や製本、郵送、保管などのコストが発生しますが、電子契約ではすべてデジタル上で完結するため必要ありません。また、契約書の再送や紛失による再発行といった追加コストも発生しないため、年間の契約件数が多い企業ほどコスト削減効果が高くなります。
契約書管理の効率化
当事者型署名対応の電子契約システムを導入すると、契約書の検索や管理が効率化され、業務生産性が向上します。紙の契約書を物理的なファイルで保管する場合は、必要な契約書を探し出すのに時間がかかりますが、電子契約システムでは検索機能を使って瞬時に必要な契約書を見つけられます。さらに、契約の満了日や更新日などを自動で通知する機能により、契約管理の漏れやミスを防止できるようになります。
当事者型署名対応の電子契約システムを導入する際の注意点
当事者型署名対応の電子契約システムを導入する際には、法律対応や社内体制の整備など、考慮すべき事項があります。ここでは、導入を検討する企業が事前に把握しておくべき注意点を説明します。
社内のルール整備が必要
当事者型署名対応の電子契約システムを導入する際には、電子契約に伴う社内規程やマニュアルの整備が必要です。従来の紙での契約処理から電子契約への移行には、決裁フローや権限の見直しが求められます。また、電子署名の方法や保管ルールなど、新たな業務手順を明確に文書化し、関係者全員が理解できるようにしなければなりません。特に契約書の原本概念が変わるため、監査対応や税務申告時の証憑としての取り扱いも社内で統一しておくことが重要です。
取引先との調整が重要
すべての取引先が電子契約に対応しているわけではないため、事前確認と調整が必要です。特に保守的な業界や中小企業では、まだ電子契約に抵抗感を持つ企業も少なくありません。取引先に電子契約の仕組みや安全性について丁寧に説明し、理解を得るプロセスが必要になるケースが多く見られます。移行期間中は紙と電子の併用運用となることも想定した計画を立てることが賢明です。
対応契約書の範囲検討
すべての契約を電子化できるわけではないため、対象範囲を明確にする必要があります。不動産登記や株主総会議事録など、一部の契約や文書は法的要件から紙での作成が必要な場合があります。また、企業によっては、重要度の高い契約は従来通り紙で行い、定型的な契約から電子化するなど、段階的に移行するアプローチも検討すべきです。契約の種類ごとに電子化の可否を法務部門と確認することが重要なポイントとなります。
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当事者型署名対応の電子契約システムの選び方
当事者型署名対応の電子契約システムを選ぶ際には、自社の契約業務の特性や規模に合った選定が重要です。ここでは、重要な選定ポイントを紹介します。
1
使いやすさ
電子契約システムは日常的に使用するため、画面のデザインや操作のしやすさが非常に重要です。契約書の作成から署名依頼、保管までの一連の流れがシンプルで、直感的に操作できるシステムを選ぶことで、社内での定着率が高まります。例えば、ドラッグ&ドロップで署名位置を指定できる機能や、テンプレート機能が充実しているシステムは、契約業務の担当者の負担を大きく軽減します。特に普段PC操作に慣れていない社員も使用する場合は、操作画面のわかりやすさを優先的にチェックすることが重要です。
2
契約形態への対応
自社が扱う契約の種類や形態に対応しているかを確認する必要があります。立会人署名や連帯保証人の設定、契約書の訂正機能など、特殊な契約パターンに対応しているシステムでなければ業務に支障をきたす恐れがあります。具体的には、不動産契約では物件情報や重要事項説明書など、添付資料が多い契約にも対応できるか、人材業界では派遣契約特有の三者間契約に対応しているかなど、業界特有の要件を満たしているかを検証することが大切です。契約書のひな型や過去の契約書を、実際にシステムで再現できるかテストすることをおすすめします。
3
セキュリティレベル
データの暗号化やアクセス制御など、セキュリティ対策の充実度を詳しく調査しましょう。情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、SOC2やISO27001などの国際的なセキュリティ認証を取得しているかは重要な判断材料になります。ユーザーごとに閲覧・編集権限を細かく設定できる機能や、不正アクセスを検知する仕組み、定期的なセキュリティ監査を実施しているかなどが選定ポイントとなります。契約書には機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ面は妥協せずに検討すべき要素です。
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