クラウド型の電子契約システム

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インターネット接続があれば、契約書データにいつでもアクセスできる環境が整います。出張先のホテルや取引先のオフィスからでも、契約書の内容確認や修正作業を行うことが可能です。ブラウザを開くだけで契約書の一覧表示から詳細確認まで、すべての操作を完結できます。

本社と支社、または国内外の複数オフィスで同じ契約書を同時に扱えるようになります。東京本社で作成した契約書を大阪支社で確認し、福岡営業所で最終承認を行うといった連携が可能です。拠点間での書類の物理的な移動が不要になり、各拠点の担当者が同じ情報を共有できます。

在宅勤務や外出先からでも、契約業務を滞りなく進められます。新型コロナウイルスの影響でテレワークが普及した現在、自宅からでも重要な契約の締結や承認作業を行う必要性が高まっています。クラウド環境であれば、勤務場所に関係なく契約業務の継続が可能です。

契約書の承認プロセスを、関係者の所在地に関係なく進められます。部長が海外出張中でも、役員が地方の工場を視察中でも、スマートフォンやタブレットから承認作業を行えます。承認待ちによる契約締結の遅延を防ぎ、ビジネスチャンスを逃すリスクを軽減できます。

取引先との契約書のやり取りも、システム上で完結できます。契約書の修正履歴や進捗状況を相手方と共有し、現在どの段階にあるかを互いに把握できます。電話やメールでの確認作業が減り、より効率的なコミュニケーションが実現します。

紙ベースの契約業務からクラウド型システムへの移行により、契約に関わる物理的な作業や保管業務が大きく変化します。

契約書の印刷やコピー、封筒への封入、郵送手続きなどの作業が不要になります。従来は契約書1通につき印刷代、郵送料、封筒代などで数百円から数千円のコストがかかっていました。年間数百件の契約を扱う企業では、これらの費用だけで数十万円の削減効果が期待できます。

オフィス内の契約書保管用キャビネットや書庫が不要になります。大企業では契約書の保管のために専用の部屋を確保している場合もあり、このスペースを他の用途に活用できます。また、契約書の紛失リスクも完全に排除され、重要な書類の管理に関する不安が解消されます。

契約書の分類、ファイリング、台帳への記入などの手作業が自動化されます。従来は総務担当者が契約書を受け取るたびに、契約相手名、契約期間、契約金額などを手作業で台帳に記録していました。システム化により、これらの情報が自動的にデータベースに登録され、検索や集計作業も瞬時に行えるようになります。

印鑑による承認から電子署名による承認へと移行します。部長印、役員印、社長印といった物理的な印鑑を押印する作業が、システム上での電子署名に置き換わります。印鑑の管理や持ち回りの手間がなくなり、承認者が不在でも承認作業を進められるようになります。

過去の契約書を探す時間が劇的に短縮されます。従来は「3年前の○○社との契約書はどこにあるか」といった問い合わせに対し、担当者が書庫を探し回る必要がありました。クラウドシステムでは、契約相手名や契約期間を入力するだけで、該当する契約書を数秒で表示できます。

クラウド環境での契約書管理には、技術的な制約や課題も存在し、適切な対策を講じる必要があります。

契約书データがどこの国のどのデータセンターに保管されているかを明確にする必要があります。特に機密性の高い契約書を扱う場合、データの保管場所が海外にあることで法的な問題が生じる可能性があります。提供会社に対し、データセンターの所在地や準拠する法律について詳細な説明を求めることが重要です。

インターネット回線の障害により、契約書にアクセスできなくなるリスクがあります。重要な契約の締切日に通信障害が発生した場合、ビジネスに重大な影響を与える可能性があります。複数の通信回線を用意する、モバイル回線でのアクセス手段を確保するなど、冗長性を持った通信環境の構築が必要です。

システム障害やデータ消失に備えた、適切なバックアップ体制の確認が重要です。提供会社がどの程度の頻度でバックアップを取得し、どの程度の期間保持しているかを把握する必要があります。また、バックアップデータの復旧にかかる時間や、復旧作業中の業務継続方法についても事前に確認しておくことが大切です。

システムのバージョンアップや機能追加により、既存の契約書データが正常に表示できなくなるリスクがあります。過去に作成した契約書が新しいシステムで開けなくなると、法的な証拠能力に影響を与える可能性があります。長期間にわたってデータの互換性を維持できる提供会社を選択することが重要です。

クラウド環境では、悪意のある第三者によるシステム侵入や情報漏洩のリスクが常に存在します。契約書には企業の重要な機密情報が含まれているため、高度なセキュリティ対策が必要です。多要素認証（複数の認証方法を組み合わせた本人確認）の導入や、アクセスログの監視体制について詳しく確認することが重要です。

クラウド型電子契約システムの導入効果を適切に測定し、継続的な改善を図ることで、投資対効果を最大化できます。

従来の紙契約と比較して、契約締結までの期間がどの程度短縮されたかを定量的に測定します。郵送による往復時間の削減、承認プロセスの効率化により、平均的な契約締結期間を把握できます。月次や四半期ごとに実績を集計し、システム導入前との比較データを作成することで、改善効果を可視化できます。

契約書の作成、印刷、郵送、保管に関わる作業時間の削減効果を算出します。総務担当者や法務担当者の契約関連業務にかかる時間を計測し、時給換算で削減効果を評価できます。削減された時間をより付加価値の高い業務に振り向けることで、組織全体の生産性向上につながります。

契約書の紛失や期限管理ミスの発生頻度を追跡し、管理精度の向上を評価します。システム導入前に発生していた契約更新の見落としや、契約書の所在不明といった問題がどの程度改善されたかを定期的に確認します。管理精度の向上により、契約に関するトラブルやリスクを大幅に軽減できます。

契約締結の迅速化により、取引先からの評価や満足度の変化を調査します。契約手続きの簡素化や迅速化により、取引先との信頼関係が向上し、新たなビジネス機会の創出につながる可能性があります。取引先へのアンケート調査や営業担当者からのフィードバックを通じて、関係性の改善効果を評価できます。