派遣向けの電子契約システム

質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

派遣業界では派遣元企業・派遣先企業・派遣スタッフの三者間で契約を結ぶ必要があります。電子契約システムを活用することで、それぞれの当事者が異なる場所にいても同時に契約手続きを進められます。従来の紙ベースでは各者への書類送付と回収に数日を要していましたが、電子化により数時間での契約締結が可能になります。

派遣契約は通常3ヶ月から6ヶ月の期間で更新されるため、定期的な契約書作成が発生します。システムには更新時期を自動で判定し、既存の契約条件を引き継いだ新しい契約書を自動生成する機能があります。人事担当者が手作業で契約書を作成する必要がなくなり、更新漏れやミスの防止にもつながります。

派遣期間中に勤務条件や時給などの契約内容が変更される場合があります。電子契約システムでは変更前後の契約内容を自動で比較し、変更箇所を明確に表示する機能があります。変更履歴を自動で記録するため、後から変更の経緯を確認することも可能になります。

派遣先企業の担当者も契約手続きに参加できるよう、専用のポータル機能を提供するシステムがあります。派遣先企業は自社のシステムにログインすることなく、招待されたURLから契約書の確認と承認を行えます。派遣先企業の業務負担を軽減しながら、確実な契約手続きを実現できます。

大規模な派遣会社では同時に数百件の契約を処理する必要があります。電子契約システムでは複数の契約書を一括で送信し、進捗状況を一覧で管理できる機能があります。未署名の契約書に対する自動リマインド機能により、契約締結の遅延を防ぐことができます。

派遣スタッフは多様な働き方や雇用形態を希望するため、個々のスタッフに応じた柔軟な契約管理体制の構築が、派遣業務の効率化と満足度向上に直結します。

登録型派遣では派遣スタッフが実際に就業する際に雇用契約を締結します。電子契約システムでは派遣スタッフの基本情報を事前に登録しておき、就業決定時にワンクリックで契約書を生成できます。派遣スタッフはスマートフォンから契約内容を確認し、電子署名により契約を完了できます。

常用型派遣では派遣会社が派遣スタッフを正社員として雇用するため、より詳細な雇用契約が必要になります。システムでは労働条件通知書や就業規則の電子交付機能により、法定書類の電子化を実現できます。派遣スタッフは契約書だけでなく、関連する労働条件についても電子的に確認できます。

派遣法では派遣スタッフに対する契約内容の説明義務があります。電子契約システムでは契約書と併せて説明動画や図解資料を配信する機能があります。派遣スタッフは自分のペースで契約内容を理解でき、不明な点があれば質問機能を通じて確認できます。

派遣契約の更新時期が近づくと、システムが自動的に派遣スタッフと派遣先企業に通知を送信します。更新意思の確認や新しい契約条件の提示を電子的に行うことで、更新手続きの効率化を図れます。通知を受けた派遣スタッフは専用画面から更新の可否を回答できます。

多くの派遣スタッフはスマートフォンを主要な通信手段として利用しています。モバイル専用の契約署名機能により、派遣スタッフは電車での移動中や自宅からでも契約手続きを完了できます。タッチ操作による電子署名機能により、直筆サインと同等の法的効力を持つ署名が可能になります。

派遣業界は労働者派遣法をはじめとする多くの法規制の対象となるため、電子契約システムの導入時には法令要件への適合性を確保することが最も重要な要素となります。

派遣契約書には労働者派遣法で定められた必須記載事項があります。電子契約システムでは法令要件を満たした契約書テンプレートを標準搭載しており、必要な情報を入力するだけで適法な契約書を作成できます。法改正時にはテンプレートが自動更新され、常に最新の法要件に対応できます。

派遣スタッフには就業条件明示書の交付が法的に義務付けられています。電子契約システムでは就業条件明示書を電子的に交付し、派遣スタッフの受領確認を記録する機能があります。紙での交付と同等の法的効力を持ちながら、交付漏れや紛失のリスクを軽減できます。

派遣契約書は法律により3年間の保存義務があります。電子契約システムでは契約書の作成日から自動的に保存期間を計算し、保存期間経過後の処理方法を設定できます。法定保存期間中は改ざんや削除ができないよう保護され、期間経過後の自動削除も可能です。

労働者派遣法は定期的に改正されるため、契約書の内容も法改正に応じて更新する必要があります。システムでは法改正の情報を自動的に反映し、新しい法要件に対応した契約書テンプレートを提供します。既存の契約書についても法改正による影響を自動チェックし、必要に応じて契約変更を提案します。

労働局による監査では契約書の適法性や保存状況が確認されます。電子契約システムでは全ての契約書について作成・更新・署名の履歴を詳細に記録し、監査時に必要な書類を即座に提出できます。契約書の検索機能により、特定の期間や条件での契約書抽出も簡単に行えます。

派遣先企業との円滑な連携は派遣業務の成功に不可欠であり、電子契約システムを活用することで派遣先企業の業務負担を軽減しながら効率的な契約管理を実現できます。

派遣先企業の担当者は専用ポータルから派遣契約の内容確認ができます。システムへの新規登録は不要で、派遣会社から送付される招待リンクをクリックするだけで契約書にアクセスできます。派遣先企業の既存システムとの連携も可能で、契約情報を自動的に取り込むことができます。

派遣先企業内での契約承認プロセスを電子化できます。現場責任者・人事担当者・役員などの承認者が順次契約内容を確認し、電子的に承認を行うワークフロー機能があります。承認の進捗状況は派遣会社側でもリアルタイムに確認でき、契約締結までの時間を短縮できます。

契約締結後の契約書は派遣先企業との間で安全に共有されます。セキュリティ機能により、契約書の閲覧権限を適切に管理し、不正アクセスを防止できます。契約書の更新や変更があった場合も、関係者に自動的に通知され、常に最新の契約内容を共有できます。

派遣期間の延長や勤務条件の変更など、契約内容に変更があった場合は関係者に自動的に通知されます。派遣先企業の担当者は変更内容をメールで確認し、必要に応じて承認や意見を述べることができます。変更履歴は全て記録され、後から変更の経緯を確認することも可能です。