訪問営業を主体とする企業では、顧客先で契約を締結する機会が多く発生します。従来は紙の契約書を持参して署名捺印を受け、会社に持ち帰って処理する流れでしたが、時間がかかっていました。スマートフォン対応の電子契約システムを使えば、顧客先でその場で契約を完結できます。契約書を忘れる心配もなく、顧客を待たせる時間も短縮できるため、商談の成約率向上にもつながります。

建設現場や設備保守などの現場作業が中心の企業では、作業員がオフィスに戻る機会が限られています。現場で発生した追加工事の契約や、作業完了の確認書類などをその場で処理できれば、業務の流れがスムーズになります。スマートフォンであれば作業員が常に携帯しているため、現場から直接契約手続きを進められます。重い書類を持ち歩く必要もなく、天候に左右されずに契約業務を行えます。

医療機関や介護施設では、利用者の急な状態変化に応じて契約内容の変更や追加サービスの契約が必要になることがあります。担当者がオフィスにいない時間帯でも、スマートフォンから契約手続きを進められれば、サービス提供の遅れを防げます。夜間や休日でも場所を選ばず契約処理ができるため、利用者やご家族への対応が迅速になります。タッチ操作で簡単に署名できるため、パソコン操作に不慣れな方でも安心して利用できます。

在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務が増えている企業では、従業員が本社に出社する機会が減っています。契約書の承認や決裁のために出社する必要があると、テレワークの利点が失われてしまいます。スマートフォン対応の電子契約システムがあれば、自宅からでも契約の確認や承認ができます。通知機能を活用すれば、承認待ちの契約をすぐに確認でき、業務の停滞を防げます。

スマートフォン向けの電子契約システムは、専用アプリをインストールして使うタイプと、Webブラウザからアクセスして使うタイプに分かれます。アプリ型は、スマートフォンにインストールして使用するため、起動が速く操作もスムーズです。タッチ操作に最適化された画面設計になっており、指での操作がしやすい工夫がされています。加えて、プッシュ通知機能で契約の承認依頼をリアルタイムで受け取れます。一方、Web型はインストール不要でブラウザから直接アクセスできるため、端末の容量を気にする必要がありません。パソコンとスマートフォンで同じ画面構成を共有でき、デバイスを切り替えても違和感なく使えます。

スマートフォンで利用できる機能の範囲によって、全機能対応型と閲覧・承認特化型に分類されます。全機能対応型は、契約書の作成から送信、署名、保管まですべての機能をスマートフォンで完結できます。外出先でも新規契約の作成や編集ができるため、急な契約対応が必要な場合に便利です。それに対して、閲覧・承認特化型は契約書の確認と承認操作に機能を絞っています。画面が小さいスマートフォンでも見やすく、承認作業に集中できる設計になっています。複雑な文書作成はパソコンで行い、外出先では承認だけを行うという使い分けに適しています。

電子契約における本人確認の方法によって、システムのタイプが異なります。メール認証型は、登録されたメールアドレスに送信される認証コードで本人確認を行います。スマートフォンで受信したメールからすぐに認証できるため、手続きが簡単です。また、SMS認証型は、電話番号に送信される認証コードで本人確認を行います。メールアドレスを持たない取引先とも契約できる利点があります。さらに、生体認証型は、指紋認証や顔認証などスマートフォンに搭載された生体認証機能を活用します。パスワード入力の手間が省け、高いセキュリティを確保できます。

インターネット接続環境によって、常時接続型とオフライン対応型に分かれます。常時接続型は、インターネットに接続している状態でのみ利用できるタイプです。最新の契約情報を常に確認でき、変更内容もリアルタイムで反映されます。反面、オフライン対応型は、電波の届かない場所でも契約書の閲覧や一部操作ができます。地下や山間部など通信環境が不安定な場所で作業する場合に役立ちます。インターネットに接続した際に、オフラインで行った操作がサーバーに同期される仕組みです。

契約書の素案を作成する作業は、生成AIによって大幅に効率化されています。ChatGPTのような生成AIや専用の契約AIツールを用いれば、契約内容の要件を入力するだけで雛形となる契約書案を短時間で得ることができます。事実、企業の半数以上が契約書のドラフト作成にAIを活用しているとの調査結果もあります。また、AIはテンプレートや過去の契約データを学習し、契約種類や業界に応じた条文を自動提案できます。これにより秘密保持契約や業務委託契約などよくある契約書であれば、ゼロから作成する手間を省き、迅速に作成可能です。今後はAIが企業ごとの法務ポリシーを学習し、自社向けに最適化された契約書を自動生成するようになると期待されます。

AIは契約書のレビューや要約にも威力を発揮しています。契約審査にAIを使う企業は約6割に上り、クラウドサインのように契約書をアップロードするだけで不利な条項を洗い出し修正案を提案するサービスもあります。DocuSignは生成AIで契約の重要ポイントを自動要約し署名者に示す機能を提供し、Adobe AcrobatのAIアシスタントでは契約PDFに質問して即座に回答や要約を得ることができます。これらによりスマホの小画面でも契約内容を把握しやすく、確認にかかる時間を短縮できます。将来はAIに契約内容を対話形式で質問し、専門知識がなくても重要事項を漏らさず理解できるようになるでしょう。

契約業務全体の手続きをAIで自動化する動きも進んでいます。例えば、署名前の本人確認ではビデオ通話等に代わり、AIが数分でユーザーの身元と生存証明をオンライン検証する技術が登場しています。また、電子契約プラットフォームでは契約書の日付や金額、更新期限などをAIが自動抽出して台帳に登録し、更新漏れの防止やスケジュール管理を支援します。一部の高度な契約管理システムでは、契約工程の進行やリマインド送付を自動化するワークフロー機能も組み込まれつつあります。今後は契約のドラフト作成から相手先との交渉、締結・管理までを一貫して担うAIエージェントの実現が期待されています。こうした自律型のAIが実用化すれば、契約業務の所要時間は飛躍的に短縮し、人は重要な判断に専念できるようになるでしょう。

スマートフォンによる契約業務も進化しています。もともとDocuSignやAdobe Acrobatのようなサービスでは、スマホから契約書にサインすること自体はワンタップで可能でした。現在はそこにAIが加わり、移動中でも契約書の内容をAIに要約させてすぐ確認したり、その場で文書を生成・編集することもできるようになっています。実際、米国のリーガルテックではスマホアプリ上で契約書のドラフト作成やケースの要約ができるAIアシスタントが提供されています。また、紙で交わした契約書をスマホで撮影してPDF化し、AIがデータ化して分析することも可能になりつつあります。スマホとAIの連携により、いつでもどこでも契約業務を円滑に進められる環境が整いつつあると言えるでしょう。