無料で利用可能な電子契約システムとは?
電子契約システムとは、インターネット上で契約の作成から締結までを完結させるシステムです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。無料で利用可能な電子契約システムでは、月間の契約数や保存容量、利用できる機能に制限がある場合が多いですが、基本的な電子契約の作成や管理が可能です。小規模事業者や個人事業主、契約数が少ない企業が初期コストをかけずに電子契約を始められるメリットがあります。
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無料で利用可能な電子契約システムとは?
更新:2025年05月13日
電子契約システムとは、インターネット上で契約の作成から締結までを完結させるシステムです。電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行います。無料で利用可能な電子契約システムでは、月間の契約数や保存容量、利用できる機能に制限がある場合が多いですが、基本的な電子契約の作成や管理が可能です。小規模事業者や個人事業主、契約数が少ない企業が初期コストをかけずに電子契約を始められるメリットがあります。
無料で利用可能な電子契約システムを導入するメリット
無料で利用可能な電子契約システムを導入すると、初期投資なしで業務効率化やペーパーレス化を実現できます。ここでは、無料プランでも得られるメリットを説明します。
初期コストゼロで始められる手軽さ
無料で利用可能な電子契約システムでは、初期費用や月額料金が不要なため、予算の制約がある企業でも導入できます。小規模事業者や個人事業主は、リスクなく電子契約の効果を実感できるでしょう。契約数が少ない段階では、無料プランの範囲内で十分に業務が回せるため、成長に合わせて有料プランへの移行を検討することも可能です。
契約締結時間の大幅短縮
無料で利用可能な電子契約システムを導入すると、紙の契約書で必要だった印刷・押印・郵送のプロセスが不要になり、契約締結までの時間が短縮されます。取引先との契約が数分で完了するため、事業のスピード感が格段に向上します。地理的な制約がなくなるため、遠方の取引先とも迅速に契約を締結できるようになります。
紙や郵送費などの経費削減
無料で利用可能な電子契約システムを活用すれば、契約書の印刷や郵送にかかる費用が削減され、経費の節約につながります。紙の契約書1通あたり数百円から数千円かかっていたコストが、電子契約ではほぼゼロになります。保管スペースも不要になるため、オフィススペースの有効活用や書類保管コストの削減にもつながります。
無料で利用可能な電子契約システムを導入する際の注意点
無料で利用可能な電子契約システムには多くのメリットがありますが、導入前に確認すべき注意点もあります。ここでは、無料プラン特有の制約や留意事項を詳しく解説します。
利用上限の確認が必要
無料で利用可能な電子契約システムでは、月間の契約件数や保存容量に制限があることが一般的です。毎月の契約数が想定よりも多い場合は、途中で制限に達して利用できなくなる可能性があります。容量制限に達した場合は、過去の契約書を削除するか有料プランへの移行が必要になることも考慮しておくべきです。
機能制限への対応
無料で利用可能な電子契約システムでは、高度な機能が制限されていることが多く、業務に必要な機能が使えない場合があります。承認ワークフローやテンプレート機能、一括送信などの効率化機能が制限されていることが多いため注意が必要です。複雑な契約フローや多人数での承認が必要な場合は、無料プランでは対応できないケースもあります。
セキュリティレベルの確認
無料で利用可能な電子契約システムでは、セキュリティ機能が制限されている場合があり、重要契約には不十分な可能性があります。データの暗号化レベルやアクセス権限の細かい設定が制限されていることがあるため確認が必要です。金融取引や機密情報を含む契約では、セキュリティ強化された有料プランの検討も必要になるでしょう。
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無料で利用可能な電子契約システムの選び方
無料で利用可能な電子契約システムを選ぶ際には、自社の業務特性や将来的な拡張性などを考慮することが重要です。ここでは、無料プランを賢く活用するための選定ポイントを解説します。
1
契約数と保存容量の上限
無料プランで提供されている月間契約数と保存容量が、自社の業務量に適しているか確認しましょう。実際の取引量を計算してみると、月に10件までの契約が無料で、それ以上は課金される仕組みなどの詳細が把握できます。ある企業では、季節変動を考慮して繁忙期の契約数にも対応できる余裕のあるプランを選んだことで、急な契約増加にも対応できました。
2
必須機能の有無
無料プランでも利用できる機能が、最低限必要な業務をカバーしているかを確認することが大切です。一部の業界では、取引先の電子署名方法や本人確認方法に特定の要件があり、無料プランでは対応できないケースがあります。金融関連の契約では二要素認証が必須となる場合があるため、業界特有の要件を事前に確認して選定に反映させましょう。
3
モバイル対応状況
スマートフォンやタブレットからの契約締結が必要な場合は、モバイル対応の品質をチェックする必要があります。特に営業担当者が外出先で契約書を確認・送信するケースでは、モバイル画面での見やすさや操作性が業務効率に直結します。実際に無料トライアルを使って、モバイル端末からの操作感を体験してから導入を決めるとミスマッチを防げます。
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