IT、インターネット向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年11月21日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。ITやインターネット技術を活用し、契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残します。この電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管され、インターネットを介して簡単にアクセス可能です。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
ITやインターネットを活用することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。従来の紙ベースの契約では、契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送などの作業が発生します。これにより、契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約ならインターネットを通じて数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、紙の契約書の保管や管理にかかる多大な時間とコストが削減されます。
費用削減
電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用が削減されます。また、インターネットを介して契約業務を行うことで、業務効率化による人件費の削減も期待できます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、業務や契約内容がITシステムを通じて可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。
テレワーク推進
2020年以降、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの重要性が増しています。インターネットを介して契約業務を行うことで、ハンコを押すためや紙の契約書を確認するためだけに出社する必要がなくなります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
ITやインターネットを活用しても、法律により紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。これに該当する業界や事業形態においては、電子契約システムの導入前に十分な確認が必要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が必要です。ITやインターネットに詳しくない相手方にとっては、導入ハードルが高く感じられることがあります。特に当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、説明会を開催して理解を深める工夫が求められます。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
立会人型署名は電子契約システムの提供者が電子証明書の名義を持ちます。当事者型署名は契約当事者が電子証明書の名義を持ちます。締結する契約内容に応じて選びましょう。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト：契約前後の業務を効率化します。 ワークフローシステム：社内稟議と契約ファイル送信を自動化します。 電子決済：契約と支払いを同時に行うことで、未回収リスクを低減します。
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