多くの自治体が策定しているDX推進計画において、電子契約は重要な取り組み項目として位置づけられています。行政手続きのオンライン化の一環として、契約プロセスの電子化は「自治体DX推進手順書」で示されている優先度の高い業務改革です。地域社会全体のデジタル化を牽引する自治体として、電子契約の導入は地域事業者のデジタル対応力向上にも貢献する先導的な役割を果たします。

自治体の契約業務では大量の紙が使用されており、その削減は環境負荷低減に大きく貢献します。年間数千から数万件に及ぶ契約書類を電子化することで、紙の使用量だけでなく、印刷機器の電力消費や廃棄物も削減できます。多くの自治体ではSDGsの取り組みも進めており、電子契約の導入は持続可能な行政運営を実現するための具体的な施策として位置づけられます。

契約手続きの電子化により、従来数週間かかっていた処理が数日で完了するようになり、住民サービスの迅速化につながります。特に補助金申請に関連する契約や住民向けサービスの委託契約などでは、手続き時間の短縮が直接住民サービスの向上に結びつきます。また、職員の事務負担軽減により、より価値の高い住民対応や政策立案に時間を振り向けることが可能になり、行政サービスの質的向上にも寄与します。

電子契約システムでは契約プロセスの全履歴が自動的に記録されるため、行政の透明性確保に貢献します。情報公開請求への迅速な対応が可能になるだけでなく、契約内容や手続きの統一性が確保されることで、公平・公正な行政運営の実現につながります。契約情報の分析により、調達の適正化や経費削減にも活用できるなど、データに基づく行政経営の実現にも寄与する重要なデジタル基盤となります。

自治体の補助金申請では交付決定通知や実績報告など複数の契約文書が発生します。これらの手続きを電子契約化することで、申請者の来庁負担が軽減され、交付決定までの時間も短縮されます。特に災害復興関連の補助金など申請が集中する場面では、電子契約による処理効率化が被災者支援の迅速化につながります。また、申請内容の不備を自動チェックする機能により、申請者の手戻りも減少させることができます。

公共施設の指定管理者との契約は複雑な協議と書類作成が必要で、更新時期には多大な事務負担が発生します。電子契約システムを活用することで、仕様書の作成から契約締結までの一連のプロセスが効率化され、双方の事務負担が軽減されます。また、過去の契約内容をテンプレートとして活用でき、協議履歴も電子的に管理できるため、次回更新時にも貴重な参考資料として活用できます。

自治体では多くの事業を外部委託しており、複数部署にまたがる契約管理が課題となっています。電子契約システムで管理を一元化することで、契約満了日の管理や更新漏れ防止、予算執行状況の把握が容易になります。また、複数年契約や継続契約の管理も効率化され、発注から履行確認、支払いまでの一連のプロセスを包括的に管理できるようになります。これにより、契約事務の質的向上と効率化が同時に達成されます。

住民向けサービスの利用申込では、本人確認が重要な要件となります。電子契約システムとマイナンバーカード認証を連携させることで、厳格な本人確認と利便性を両立させた手続きが実現します。特に高齢者介護や子育て支援など福祉サービスの利用申込では、従来は複数回の来庁が必要でしたが、電子契約により自宅からの手続き完結が可能になり、住民負担の大幅な軽減につながります。