自治体におすすめの電子契約システムとは？
電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わってインターネット上で契約の作成から締結までを完結させるデジタルプラットフォームです。自治体では電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行うことで、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により業務効率が向上し、タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの自治体で導入が進んでいます。
自治体向けの電子契約システム（シェア上位）
自治体におすすめの電子契約システムとは？
更新：2025年06月19日
電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わってインターネット上で契約の作成から締結までを完結させるデジタルプラットフォームです。自治体では電子署名やデジタル印鑑を活用して契約を締結し、クラウド上で契約書の作成・保管・管理を行うことで、印刷や郵送のコストを削減し、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、承認ワークフローの自動化や進捗管理機能により業務効率が向上し、タイムスタンプや改ざん防止機能による高いセキュリティを確保しながら、電子署名法に基づく法的な効力も持つため、多くの自治体で導入が進んでいます。
自治体に電子契約システムを導入するメリット
自治体に電子契約システムを導入するメリットには、業務効率の向上や経費削減、災害時の業務継続性確保などがあります。この段落では、自治体が電子契約システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
書類作成・管理の効率化
契約書の作成から保管までの全工程をデジタル化することで、紙の書類管理から解放されます。自治体職員は契約書のテンプレートを活用して素早く文書を作成でき、修正履歴も自動で記録されるため版管理が容易になります。また、クラウド上で一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになり、業務時間の短縮につながります。
行政コストの大幅削減
紙、印刷、郵送などの物理的コストが不要になることで、財政負担が軽減されます。自治体では年間数千から数万件の契約が発生しますが、1件あたりの印刷・郵送コストを削減できるだけでなく、保管スペースの確保も不要になります。さらに、契約業務に関わる職員の労働時間が短縮されることで人的リソースの効率的な再配分が可能になります。
決裁・承認プロセスの迅速化
複数の部署や決裁者を経由する承認フローがデジタル化され、処理時間が大幅に短縮されます。従来は書類を物理的に回覧していたため日数を要していましたが、電子契約システムでは担当者に自動通知され即時に処理ができるようになります。特に遠隔地にある支所や出張所との契約でも、地理的制約なく迅速に手続きが完了するため、住民サービスの向上にもつながります。
災害時の業務継続性確保
紙の契約書と異なり、データはクラウド上に安全に保管されるため災害時でも消失リスクが最小限に抑えられます。自治体は災害対応の最前線となるため、重要書類の保全は業務継続計画(BCP)において極めて重要な要素です。また、リモートワークでも契約業務が継続できるため、感染症対策や緊急時の分散勤務においても、滞りなく行政サービスを提供することが可能になります。
透明性とコンプライアンスの向上
契約プロセスの全履歴が自動的に記録され、監査への対応が容易になります。自治体では情報公開や説明責任が強く求められるため、いつ誰がどのような承認を行ったかの証跡が明確に残ることは極めて重要です。また、システムによる統一的なプロセス管理により、担当者による手続きのばらつきがなくなり、公平・公正な契約事務の実現に貢献します。
自治体に電子契約システムを導入する際の注意点
自治体に電子契約システムを導入する際の注意点には、セキュリティ対策や法令対応、職員の操作教育などがあります。この段落では、円滑なシステム導入と運用のために押さえておくべき重要ポイントを紹介します。
セキュリティ基準への適合確認
自治体の情報セキュリティポリシーに適合したシステムを選定する必要があります。住民の個人情報や重要な契約内容を扱うため、データの暗号化や不正アクセス防止機能が十分に備わっているかを精査しなければなりません。また、総務省のガイドラインや地方自治体情報システム機構(J-LIS)の基準に準拠しているかも確認すべき重要なポイントとなります。
法的要件と条例対応の検討
電子署名法や地方自治法など関連法規に準拠したシステムであるか確認が必要です。自治体特有の規則や条例との整合性を事前に法務担当部署と協議し、必要に応じて条例改正も検討しなければならないケースがあります。特に公印の取り扱いについては、従来の押印に関する規定を電子契約に対応させるための制度設計が重要な課題となります。
既存システムとの連携性
財務会計システムや文書管理システムなど、既存の基幹システムとの連携可能性を検証する必要があります。データの二重入力を防ぎ業務効率を最大化するためには、API連携（システム間を自動的につなぐ機能）の有無や互換性が重要な判断材料となります。また、将来的な自治体DX推進を見据え、他の行政システムとの連携拡張性についても考慮すべきです。
職員への教育・研修体制
新システム導入に伴う職員の抵抗感を軽減するための研修計画が重要です。特に紙文化に慣れた年配職員には丁寧な説明と操作指導が必要となるため、段階的な導入や部署ごとの研修スケジュールを検討すべきです。また、人事異動を考慮した継続的な教育体制や、いつでも参照できるマニュアル整備も導入成功の鍵となります。
導入後のサポート体制確認
システム障害発生時の対応やヘルプデスクのサポート内容を事前に確認しておく必要があります。自治体業務は住民サービスに直結するため、24時間対応や休日サポートなど、緊急時の対応体制が整っているかが重要なポイントとなります。また、法改正や制度変更に対応したアップデート方針や、将来的な機能拡張の可能性についても契約前に確認しておくことが望ましいでしょう。
かんたんな質問に答えてぴったりの自治体におすすめの電子契約システムをチェック
自治体におすすめの電子契約システムの選び方
自治体におすすめの電子契約システムの選び方には、自治体特有の業務フローへの対応力や費用対効果の検証などがあります。この段落では、自治体の特性に合わせた最適なシステム選定のポイントについて紹介します。
1
自治体特有の決裁フローへの対応
自治体の複雑な階層型承認フローに柔軟に対応できるカスタマイズ性が重要です。首長決裁や議会承認が必要な契約、特別な決裁ルートが存在する補助金関連書類など、自治体特有の複雑なワークフローを設定できる自由度が求められます。また、部署間の連携が多い自治体業務では、複数部署をまたいだ承認経路を視覚的に設計できる機能も選定の際のチェックポイントとなります。
2
情報公開対応の充実度
情報公開請求への対応が容易な検索・出力機能を備えているかを確認しましょう。自治体は住民からの情報公開請求に応じる義務があるため、契約情報の抽出や履歴確認が簡単にできるレポート機能は必須となります。加えて、個人情報保護の観点から、公開用データの自動マスキング機能や、アクセス権限の詳細な設定が可能なシステムが望ましいでしょう。
3
住民サービスとの連携性
マイナンバーカード認証や電子申請システムとの連携可能性を検討することが重要です。住民と自治体間の契約や申請手続きをシームレスに接続できれば、窓口来庁の必要がなくなり住民の利便性が大幅に向上します。特に指定管理者との契約や補助金申請など、外部事業者や住民との契約が多い部署では、外部アクセス権限の設定が柔軟なシステムを選ぶと良いでしょう。
4
段階的導入を支援する機能
全庁一斉導入ではなく、部署ごとに段階的に導入できる柔軟性が求められます。自治体では予算の制約や組織の規模から、試験的に一部門から始めて効果を検証しながら拡大していくアプローチが現実的です。そのため、ライセンス数の柔軟な増減や、部署ごとの設定変更が容易なシステムを選ぶことで、導入リスクを最小化しながら確実に浸透させることができます。
5
中長期的な費用対効果
初期導入費だけでなく、ランニングコストや将来的な拡張性も含めた総合的な評価が重要です。自治体の予算編成は単年度主義が基本ですが、システム導入は中長期的な視点での投資判断が必要となります。クラウド型では月額使用料が継続的に発生するため、契約件数の増加に応じた従量課金制や、複数年契約による割引など、将来的なコスト推移を見据えた契約形態を検討すべきです。
かんたんな質問に答えてぴったりの自治体におすすめの電子契約システムをチェック
行政のデジタル化推進における役割
電子契約システムは自治体のデジタル化推進において重要な役割を担っており、ペーパーレス化による環境負荷低減から行政の透明性向上まで、デジタル社会に向けた行政改革の基盤として機能します。
1
自治体DX計画における電子契約の位置づけ
多くの自治体が策定しているDX推進計画において、電子契約は重要な取り組み項目として位置づけられています。行政手続きのオンライン化の一環として、契約プロセスの電子化は「自治体DX推進手順書」で示されている優先度の高い業務改革です。地域社会全体のデジタル化を牽引する自治体として、電子契約の導入は地域事業者のデジタル対応力向上にも貢献する先導的な役割を果たします。
2
ペーパーレス化による環境負荷低減効果
自治体の契約業務では大量の紙が使用されており、その削減は環境負荷低減に大きく貢献します。年間数千から数万件に及ぶ契約書類を電子化することで、紙の使用量だけでなく、印刷機器の電力消費や廃棄物も削減できます。多くの自治体ではSDGsの取り組みも進めており、電子契約の導入は持続可能な行政運営を実現するための具体的な施策として位置づけられます。
3
住民サービス向上につながる時間短縮効果
契約手続きの電子化により、従来数週間かかっていた処理が数日で完了するようになり、住民サービスの迅速化につながります。特に補助金申請に関連する契約や住民向けサービスの委託契約などでは、手続き時間の短縮が直接住民サービスの向上に結びつきます。また、職員の事務負担軽減により、より価値の高い住民対応や政策立案に時間を振り向けることが可能になり、行政サービスの質的向上にも寄与します。
4
透明性確保による行政への信頼性向上
電子契約システムでは契約プロセスの全履歴が自動的に記録されるため、行政の透明性確保に貢献します。情報公開請求への迅速な対応が可能になるだけでなく、契約内容や手続きの統一性が確保されることで、公平・公正な行政運営の実現につながります。契約情報の分析により、調達の適正化や経費削減にも活用できるなど、データに基づく行政経営の実現にも寄与する重要なデジタル基盤となります。
5
他の行政デジタル化施策との相乗効果
電子契約は単独の取り組みではなく、文書管理システムや財務会計システム、電子決裁システムなど他のデジタル化施策と連携することで大きな効果を発揮します。業務システム間の連携により、データの二重入力が不要になるだけでなく、業務プロセス全体の最適化が図れます。また、マイナンバーカードの活用など、国全体のデジタル化政策との整合性を持たせることで、行政のデジタル変革を総合的に推進する基盤として機能します。
かんたんな質問に答えてぴったりの自治体におすすめの電子契約システムをチェック
住民・事業者との契約における活用法
電子契約システムは自治体と住民・事業者との間の契約手続きを効率化し、補助金申請から指定管理者契約まで幅広い場面で活用できます。地域社会全体のデジタル化を促進する効果も期待できます。
1
補助金申請における電子契約活用事例
自治体の補助金申請では交付決定通知や実績報告など複数の契約文書が発生します。これらの手続きを電子契約化することで、申請者の来庁負担が軽減され、交付決定までの時間も短縮されます。特に災害復興関連の補助金など申請が集中する場面では、電子契約による処理効率化が被災者支援の迅速化につながります。また、申請内容の不備を自動チェックする機能により、申請者の手戻りも減少させることができます。
2
指定管理者との契約更新プロセス効率化
公共施設の指定管理者との契約は複雑な協議と書類作成が必要で、更新時期には多大な事務負担が発生します。電子契約システムを活用することで、仕様書の作成から契約締結までの一連のプロセスが効率化され、双方の事務負担が軽減されます。また、過去の契約内容をテンプレートとして活用でき、協議履歴も電子的に管理できるため、次回更新時にも貴重な参考資料として活用できます。
3
外部委託事業における契約管理の一元化
自治体では多くの事業を外部委託しており、複数部署にまたがる契約管理が課題となっています。電子契約システムで管理を一元化することで、契約満了日の管理や更新漏れ防止、予算執行状況の把握が容易になります。また、複数年契約や継続契約の管理も効率化され、発注から履行確認、支払いまでの一連のプロセスを包括的に管理できるようになります。これにより、契約事務の質的向上と効率化が同時に達成されます。
4
住民向けサービス申込における本人確認の強化
住民向けサービスの利用申込では、本人確認が重要な要件となります。電子契約システムとマイナンバーカード認証を連携させることで、厳格な本人確認と利便性を両立させた手続きが実現します。特に高齢者介護や子育て支援など福祉サービスの利用申込では、従来は複数回の来庁が必要でしたが、電子契約により自宅からの手続き完結が可能になり、住民負担の大幅な軽減につながります。
5
地域事業者のデジタル対応支援としての側面
自治体が電子契約を導入することで、取引先である地域事業者もデジタル化に対応せざるを得なくなります。これは一見負担に思えますが、長期的には地域事業者のデジタル対応力向上につながる重要な契機となります。自治体は丁寧な説明会や操作研修を提供することで、地域全体のデジタルリテラシー向上に貢献できます。また、電子契約システムの使用経験が、事業者間取引のデジタル化にも波及効果をもたらし、地域経済全体のデジタル変革を促進します。
かんたんな質問に答えてぴったりの自治体におすすめの電子契約システムをチェック
