広告、芸術向けの電子契約システム（シェア上位）
電子契約システムとは？
更新：2024年11月21日
電子契約システムとは、従来の紙ベースの契約業務を電子的に行うためのツールです。広告や芸術業界でも、契約業務を効率化し、コスト削減を実現するために利用が進んでいます。例えば、広告代理店とクライアント間の契約や、アーティストとギャラリー、制作会社との契約など多岐にわたります。電子署名は「誰が同意したか」を改ざん不可能な形で書き込むため、契約内容の信頼性も高まります。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管され、ペーパーレス化による業務効率化や費用削減のメリットが得られます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
広告や芸術業界では、迅速な契約締結が求められる場面が多々あります。例えば、広告キャンペーンの開始前や、アート展示の準備期間中など、タイムリーな契約が必要です。電子契約システムを導入することで、契約条件の交渉から締結までのリードタイムが大幅に短縮されます。また、契約締結後も電子システム上で自動的に契約ファイルが保管されるため、過去の契約書の検索や契約期限管理が容易になります。
費用削減
広告や芸術業界では、印刷物や郵送費用などのコストがかさむことが多いです。電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が削減されます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も見込むことができます。
コンプライアンス強化
広告や芸術業界でも、契約内容の透明性と信頼性が求められます。電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少し、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことも可能です。
テレワーク推進
特に2020年以降、テレワークが急速に普及しましたが、広告や芸術業界でもテレワークを導入する企業が増えています。電子契約システムを導入することで、契約業務をリモートで完結できるため、出社の必要がなくなります。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
広告や芸術業界でも、法律により紙での契約が求められる書類が存在します。例えば、一部の不動産契約や特定の取引に関する書類などです。また、契約の相手方の同意が必要な書類もあります。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約は契約の相手方の同意が前提となるため、相手方にとっての導入ハードルを考慮する必要があります。特に、電子契約システムの利用が初めての相手方には、システムの説明やサポートが必要です。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
締結する契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断しましょう。広告や芸術業界では、一般的な契約には立会人型署名が適していますが、高額な契約や重要な契約には当事者型署名が適しています。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムと連携することで、業務効率をさらに向上させることができます。広告や芸術業界では、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済システムとの連携が特に有効です。
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