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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。士業やコンサルティング業界では、クライアントとの契約や業務委託契約が頻繁に発生するため、これらの業務を効率化するために電子契約システムが非常に有効です。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

業務効率化においてもっとも影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。士業やコンサルティング業界では、契約条件の交渉やクライアントとの合意が迅速に行われることが求められます。電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税や郵送代、保管にまつわる費用などが挙げられます。特に士業やコンサルティング業界では多くの契約書を取り扱うため、これらの費用削減は大きなメリットとなります。

コンプライアンス強化

業務や契約内容が可視化されることで、業務の抜け漏れが減ります。士業やコンサルティング業界ではクライアントの信頼を得るためにコンプライアンスが非常に重要です。電子契約システムにより、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

テレワークが普及する中で、電子契約システムはハンコを押すためだけに出社する必要をなくし、業務をリモートで完結させることができます。士業やコンサルティング業界では、クライアントとのリモートでのやり取りが増える中で、この点は非常に重要です。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

不動産や訪問販売、電話勧誘販売などの特定の業界や事業形態に関わる書類は、法律により紙にすることが定められているものがあります。また、士業やコンサルティング業界での下請会社や従業員に対する書類など、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類もあります。

契約の相手方の導入ハードル

契約の相手方も電子契約システムを導入する必要があります。士業やコンサルティング業界では、クライアントに対して電子契約のメリットや導入手順を説明し、理解を得ることが重要です。

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約内容に応じて、認印レベルの立会人型署名か、実印レベルの当事者型署名を選ぶ必要があります。特に士業やコンサルティング業界では、契約の重要性に応じて適切な署名方式を選定することが求められます。

2

システム連携から選ぶ

CRM、SFA、営業管理ソフトやワークフローシステム、電子決済などと連携することで、契約業務をさらに効率化できます。士業やコンサルティング業界では、クライアント管理や業務フローの自動化が重要です。

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