FitGap | 【2025年】医療、福祉向けの電子契約システムのおすすめ10製品（全96製品）を徹底比較！

電子契約システムとは、従来アナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。特に医療や福祉の分野では、膨大な量の契約書や書類を扱うことが日常的であり、電子契約システムを導入することで業務効率を大幅に向上させることができます。契約ファイルには電子署名を加えて同意の証を残し、改ざん不可能な形で「誰が同意したか」を記録します。これにより、本人確認が担保されます。契約締結後のファイルは電子契約システム上やメール上で保管され、ペーパーレス化により業務効率化や費用削減のメリットが得られます。医療や福祉分野では、患者情報や機密性の高いデータの取り扱いが多いため、電子契約システムの導入は特に有効です。

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

医療や福祉の分野では、契約締結のスピードが重要です。例えば、医薬品の供給契約や福祉施設のサービス契約など、迅速な対応が求められる場面が多々あります。電子契約システムを利用することで、契約締結までのリードタイムが大幅に短縮され、数分で契約を完了できます。契約締結後はシステム上で自動的に保管され、検索や期限管理も容易になります。特に医療機関や福祉施設では、契約書の保管場所や管理の手間を削減でき、重要書類の紛失リスクも減少します。

費用削減

電子契約システムの導入により、医療や福祉分野でも費用削減が見込まれます。印紙税、郵送代、保管費用などが削減され、特に紙ベースの契約書に依存していた場合のコスト削減効果は大きいです。さらに、業務効率化により、医療従事者や福祉スタッフの人件費も抑制でき、患者や利用者に対するサービス向上に繋がります。

コンプライアンス強化

医療や福祉分野では、法規制やガイドラインに従った業務遂行が求められます。電子契約システムの導入により、契約内容や業務プロセスが可視化され、コンプライアンスの強化が図れます。契約書の紛失や改ざんのリスクも軽減され、監査対応もスムーズになります。

テレワーク推進

医療や福祉分野でも、テレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを利用することで、書類確認や契約締結のための出社を避けることができ、リモートワーク環境でも業務を円滑に進めることが可能です。

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

医療や福祉分野でも、法律により紙での保存が必要な書類や、電子化に相手方の同意が必要な書類があります。例えば、患者同意書や特定の診療記録などは法律により紙での保管が求められる場合があります。これらの制約を理解し、適切に対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

医療機関や福祉施設の取引先やパートナーも電子契約システムを導入しているか確認が必要です。相手方が電子契約システムに不慣れな場合、その導入支援や説明が必要となることもあります。

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電子契約システムの選び方

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

医療や福祉分野では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適切かを判断することが重要です。例えば、患者同意書などの重要な契約には実印レベルの当事者型署名が適しています。

システム連携から選ぶ

医療機関や福祉施設では、以下のシステムとの連携が有効です： CRM、SFA、営業管理ソフト患者管理やサービス提供の一環として契約業務を効率化できます。ワークフローシステム医療や福祉の複雑な業務フローを自動化し、業務効率を向上させます。電子決済医療費やサービス料金の支払いと同時に契約を完了させることができます。

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