クラウドサイン SCAN
- カバー範囲
- 機能
- 連携
- サポート
- 低コスト
目次
クラウドサイン SCANとは
強み
注意点
連携
プラン
代替サービス
サービス基本情報
運営サービス一覧
クラウドサイン SCANとは
弁護士ドットコム株式会社が提供する文書管理システムです。クラウドサイン SCANは電子契約サービス「クラウドサイン」と連携し、紙の契約書をスキャンしてデジタル化・一元管理できるサービスです。契約書の検索性向上や保管スペースの削減を実現し、電子帳簿保存法にも対応しています。既にクラウドサインを利用している企業や、紙と電子の契約書を併用している中堅・大手企業に適しています。AIによる自動データ抽出機能により、契約書の内容を効率的に管理でき、契約更新時期の管理や監査対応も容易になります。スキャンした契約書はクラウド上で安全に保管され、いつでもどこからでもアクセス可能です。法務部門の業務効率化を重視する企業や、契約書管理のデジタル化を段階的に進めたい組織に向いているサービスです。
強み
スキャン代行で紙契約を一括データ化
紙の契約書をまとめて段ボールで送るだけで、クラウドサインSCAN側がスキャンと契約情報のデータ入力まで代行します。社内人員を割くことなく大量の契約書を電子化でき、繁忙期でもアルバイト対応や残業が不要になります。過去の紙契約書もクラウド上で電子契約書とまとめて管理・検索できるようになり、契約書探しに費やす時間を大幅に削減できます。
電子契約と紙契約をクラウドで一元管理
クラウドサイン上で締結した電子契約書と紙で締結した契約書を同じプラットフォーム上で一元管理可能です。紙の契約書もデータ化後はクラウド上で保管されるため、社内PCはもちろん自宅や外出先のスマホからでも契約書を即座に検索・閲覧できます。クラウド上に保管することで紙の契約書用の管理台帳を別途用意する必要もなくなり、契約管理業務が効率化します。
契約期限アラート機能で更新漏れを防止
契約書ごとの更新日・終了日を管理し、期限が近づくと自動で担当者へメール通知するアラート機能を備えています。これにより契約更新や終了のタイミングを忘れることなく対応でき、自動更新の防止や更新交渉の準備に役立ちます。重要契約の期限管理がシステム化されるため、担当者まかせによる更新漏れリスクを低減できます。
注意点
CloudSign環境専用
クラウドサインSCANはクラウドサイン契約管理システム内で利用するサービスで、他の文書管理プラットフォームとは直接連携できません。クラウドサイン上で紙契約書をデータ化・一元管理するアプローチのため、異なるシステムとの統合には向いていない点に注意が必要です。クラウドサイン利用企業に最適化された機能であり、単体の文書管理ツールとしては柔軟性が限定されます。
スキャン代行に別途費用
紙の契約書をスキャンしてもらう際の代行費用や、スキャン後の書類保管料が基本料金と別に発生します。クラウドサインSCANでは紙書類の電子化をまとめて委託できますが、これら追加コストによりトータル費用が増える可能性があります。大量の書類を取り込む場合は、こうした別途料金も踏まえて予算検討する必要があります。
紙書類の発送が必要
クラウドサインSCANを利用するには、スキャン対象の紙契約書を一度まとめて発送するなど物理的な手続きを伴います。自社でスキャナー取り込みするサービスではなく、申込後に書類を箱詰めして送付・または業者訪問でスキャンする流れになるため、電子化完了までにリードタイムが発生します。手間を省けるメリットと引き換えに、書類を預ける段取りや日数には注意が必要です。
連携
統合パートナー
提供ベンダー間ですでに連携されており、ユーザーは簡易な設定のみで連携して使用することが可能です。
API（Application Programming Interface）提供あり
異なるソフトウェアが互いに通信し、情報を交換するための規則や手順のセットが公開されています。APIを使用するには利用するソフトウェアがお互いにAPIが公開されていること、簡易なシステム開発または間を取り持つソフトウェアの導入が必要になります。
クラウドサイン SCANのプラン
自社に合うプランを見極めましょう。クラウドサイン SCANには1つのプランがあります。
クラウドサイン SCANとよく比較されるサービス
クラウドサイン SCANとよく比較される製品を紹介！クラウドサイン SCANは文書管理システムの製品です。クラウドサイン SCANとよく比較されるメジャー製品は、DocuWorks、ArcSuite、楽々Document Plusです。
DocuWorks
DocuWorksは、富士フィルムビジネスイノベーション株式会社（旧、富士ゼロックス株式会社）が提供する文書管理システムです。DocuWorksは、PC上で文書を紙の文書を机の上で扱う体験を目指した製品で、文書の保管に加えて、閲覧と編集ツールを備えていることが特徴的です。ツール内でファイル編集し、編集した書類をバージョン管理することができます。
クラウドサイン SCANと共通するカテゴリ
文書管理システム
ArcSuite
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。ArcSuiteは、文書の管理・共有・保管を効率化するクラウドベースのソフトです。このシステムを使用することで、企業は文書の検索性を高め、セキュリティを確保しながら、文書管理のデジタルトランスフォーメーションを実現できます。富士フイルムビジネスイノベーションは、ArcSuiteの他にも、デジタルトランスフォーメーションをサポートする多様なビジネスソリューションを提供しています。
クラウドサイン SCANと共通するカテゴリ
文書管理システム
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。このソフトは、文書の管理と共有を効率化するための機能を備え、業務のスムーズな進行をサポートします。特に、大量の文書の検索や版管理などの機能が強化されており、企業の文書管理業務を強力に支援します。住友電工情報システム株式会社は、楽々Document Plusのほか、楽々WorkflowIIやQuickSolution®など、さまざまなビジネス向けソフトウェア製品を開発、提供しています。
クラウドサイン SCANと共通するカテゴリ
文書管理システム
かんたんな質問に答えるだけで、自社向けのシステム要件を整理し、ぴったりのサービスをチェックすることができます。