営業担当者が顧客先を訪問する機会が多い企業では、タブレット対応の文書管理システムが効果を発揮します。訪問先で商品カタログや提案資料、契約書などをその場で取り出して見せられるため、紙の資料を大量に持ち歩く必要がありません。顧客から急な質問を受けたときも、タブレットで社内の文書を検索してすぐに回答できます。画面を顧客に向けて一緒に資料を見ながら説明できるため、商談をスムーズに進められます。

建設業や設備工事業では、現場で図面や施工計画書を確認する場面が頻繁にあります。タブレットなら大きな画面で図面の細部まで確認でき、指で拡大したり回転させたりする操作が直感的に行えます。雨や埃が多い現場でも、防水・防塵対応のタブレットを使えば安心して文書を閲覧できます。現場で気づいた点を電子ペンで図面に書き込み、事務所のスタッフとすぐに共有することも可能です。

医療機関や介護施設では、ベッドサイドや診察室で患者の記録を確認したり入力したりする作業が日常的に発生します。タブレットを持ち歩けば、その場で電子カルテや看護記録にアクセスして最新の情報を確認できます。患者の前で立ったまま操作できるため、パソコンを設置するスペースがない場所でも使いやすいです。タッチ操作で素早く入力できるため、限られた時間の中で正確な記録を残せます。

店舗スタッフが顧客対応をしながら商品情報や在庫状況を確認する必要がある企業に適しています。タブレットを手に持ちながら接客できるため、顧客を待たせずにその場で商品の詳細説明や在庫確認ができます。注文書や申込書などの文書をタブレット上で顧客に見せて、その場で電子サインをもらうことも可能です。レジから離れた売り場でもスムーズに業務を進められるため、顧客満足度の向上につながります。

クラウド型は、インターネットに接続すればどこからでも文書にアクセスできるタイプです。自社でサーバーを用意する必要がなく、システムの保守や更新も提供会社が行うため、情報システム部門の負担が軽減されます。タブレットを持って外出先や自宅からアクセスしても、常に最新の文書を確認できます。複数の拠点を持つ企業や、在宅勤務を取り入れている企業に向いています。

オンプレミス型は、自社内に設置したサーバーで文書を管理するタイプです。社内ネットワークに接続したタブレットから文書にアクセスするため、外部への情報流出リスクを抑えられます。セキュリティ要件が厳しい業界や、機密性の高い文書を扱う企業に適しています。さらに、既存の社内システムとの連携がしやすく、自社の業務に合わせたカスタマイズも柔軟に行えます。

ネイティブアプリ型は、タブレットに専用のアプリをインストールして使うタイプです。タブレットの機能を最大限に活用できるため、指での操作や電子ペンでの書き込みがスムーズに行えます。オフラインでも文書を閲覧できるアプリが多く、インターネット接続が不安定な場所でも安心して使えます。加えて、カメラ機能と連携して文書をその場で撮影して登録したり、音声入力で検索したりする機能も利用できます。

ブラウザ型は、タブレットのWebブラウザから文書管理システムにアクセスして使うタイプです。専用アプリをインストールする必要がないため、タブレットの容量を気にせずに利用できます。アプリの更新作業も不要で、常に最新の機能を使えます。また、Android端末やiPad、Windowsタブレットなど、異なる種類のタブレットでも同じように操作できるため、複数の機種を使い分けている企業に便利です。

参照型は、文書の閲覧や検索に機能を絞ったタイプです。現場のスタッフが資料を確認するだけで編集は必要ない場合に適しています。操作が簡単で初めて使う人でもすぐに扱えるため、多くのスタッフが利用する企業向きです。一方で、誤って文書を削除したり変更したりするリスクが低いため、重要な文書を安全に共有できます。